• Журнал «Делопроизводство и документооборот на предприятии» август 2008
  • Рубрика Информационные технологии

Упрощаем работу с текстом

  • 0 комментариев
Сначала мы систематизируем информацию об уже полюбившихся большин-ству из нас «горячих» клавишах, которые помогают ускорить набор текста в MS Word.
Потом рассказываем о бесплатных программах, которые можно скачать в Интернете и установить на своем компьютере. Это позволит декодировать полученные послания, которые порой приходят в виде невероятного сочетания «загогулин» и знакомых букв. Вы сможете определить язык текстового послания, чтобы потом его можно было перевести на русский. А если вы так увлеклись набором текста, что вовремя не переключили клавиатуру на английский / русский язык, то появившуюся на экране абракадабру программа сама переведет, и тогда «plhfdcndeqnt» превратится в «здравствуйте», а «цудсщьу» в «welcome». Режим автозамены позволит превращать заданные вами слова (например, сокращенное наименование организации) в нужный текст (например, в полное наименование организации или иную часто набираемую вами фразу). Программа предложит на выбор синонимы, антонимы и рифму к словам.
Кроме того, вы узнаете, как можно вести переписку с коллегой, отдыхающим за границей в стране, где не найти ни русской клавиатуры (чтобы написать письмо вам), ни компьютера с установленными русскими шрифтами (чтобы прочитать ваше послание). Ну не на иностранном же языке общаться!



«Горячие» клавиши Word`а

Когда целиком погружаешься в «бумажную» работу, крайне непродуктивно отвлекаться на поиск с помощью «мыши» нужных функциональных возможностей в текстовом редакторе MS Word. Согласитесь, что оформить документ или набрать объемный текст гораздо проще и быстрее, если не отрываешься от клавиатуры. Давайте разберемся, какие сочетания клавиш можно применять в работе. В общем, дадим «мышке» выходной!

Предположим, вам необходимо набрать текст. Как выделить слова жирным, курсивом или подчеркнуть, не прибегая к помощи «мыши»? Для начала поставим курсор в нужное место и отметим слово или фрагмент текста. Для этого воспользуемся сочетанием клавиш «Shift» + «стрелка» (какая это будет стрелка, зависит от того, где именно находится выделяемый фрагмент относительно местоположения курсора). Затем:

  • для «жирного» оформления нажимаем «Ctrl» + «B»,
  • для курсива «Ctrl» + «I» и
  • для подчеркивания «Ctrl» + «U».

Запомнить эти сочетания нетрудно, если вам известна их «природа». Дело в том, что буква «B» означает bold – жирный (шрифт), «I» – это italic, т.е. по-нашему курсивный или наклонный шрифт. А «U» значит underline (линия, подчеркивающая слово).

Кстати, вы знаете, что в выделенном фрагменте текста можно подчеркнуть только слова, исключая пробелы? Для этого вам нужно одновременно нажать 3 клавиши: «Ctrl» + «Shift» + «W».

Вы продолжаете набирать текст, но подошел руководитель и сказал, что надо было написать какое-то предложение заглавными буквами. Но вы-то уже его набрали! Конечно, если бы вас предупредили сразу, то вы воспользовались бы клавишей «CapsLock» или написали бы это предложение, удерживая «Shift». Но теперь дело сделано. Что же, переписывать заново? Наверняка, вы слышали про возможность смены регистра. И вот рука сама тянется к «мыши», чтобы проделать путь Формат -> Регистр -> опциональное меню. Но мы договорились, что сегодня существует только клавиатура. Выделяем предложение и, удерживая «Shift», нажимаем «F3». Причем если нажать один раз, то все буквы в предложении станут заглавными, второй раз – превратятся в строчные, третий раз – первая буква каждого слова будет прописной (это удобно, если, например, Ф.И.О. были написаны строчными буквами).

Итак, текст готов. Но после того как вы его перечитали, вы решили из некоторых абзацев сделать маркированный список. Вы выделяете нужные фрагменты, затем нажимаете «Ctrl» + «Shift» + «L», и они становятся списком.

Потом вы поразмыслили еще и решили сделать в тексте для большей понятности несколько сносок внизу страницы. Для этого нужно поставить курсор после того слова, к которому вы хотите отнести сноску, и нажать «Alt» + «Ctrl» + «F».

По смыслу текста правки завершены. Теперь можно приступить к форматированию. С помощью сочетаний клавиш вы с легкостью измените шрифт, междустрочный интервал и выровняете текст. Так, чтобы поменять шрифт полностью, выделив фрагмент, нажимаем «Ctrl» + «D». Это действие равносильно тому, что вы с помощью «мыши» выберете в меню «Формат» -> «Шрифт».

Однако тут вы можете столкнуться с проблемой перехода на другую вкладку в меню, если под рукой нет «мыши». Но вы же наверняка обращали внимание на подчеркнутые буквы в названиях вкладок? Так вот, перемещаться по вкладкам можно, нажимая «Alt» + «подчеркнутая буква». А внутри самой вкладки для перемещения используем клавишу «Tab».

Если вам нужно изменить размер междустрочного интервала, т.е. сделать выделенный текст более объемным и воздушным или, наоборот, более компактным, тогда выбираем следующие сочетания клавиш:

  • «Ctrl» + «1» (для присвоения одинарного интервала);
  • «Ctrl» + «5» (для присвоения полуторного интервала);
  • «Ctrl» + «2» (для присвоения двойного интервала).

Учтите, что цифру нужно нажимать в надбуквенном ряду, а не в отдельной цифровой клавиатуре, расположенной справа от букв.

Вы видите начало этой статьи, чтобы читать всё


на
Электронная подписка за 8400 руб. Печатная версия за YYY руб.
за 300 руб.

  нет голосов

Закрыть
Закрыть

  • Отправить
Закрыть

Подписка


на журналы

Вниманию тех, кто оформил подписку через ООО «Межрегиональное агентство подписки» (ООО «МАП»): важная информация для вас размещена здесь.

Все поля обязательны.
Закрыть

Задать вопрос для интервью
  • Отправить
9 Мая – Всероссийский праздник День победы.