Сейчас активно ведется разработка «Перечня документов, образующихся в деятельности кредитных организаций, с указанием сроков хранения». Уникальность этого процесса заключается в том, что проект документа сначала разрабатывался только силами сотрудников Росархива, а сейчас к этой задаче подключились специалисты кредитных организаций. Новые люди – новый подход.
Как относиться к Перечню – как к обязательному для исполнения нормативному документу или же как к методическим рекомендациям? Допустимо ли устанавливать постоянные сроки хранения для документов, которые государственные архивы не собираются принимать на хранение? Нужно ли в статьях Перечня подробнейшим образом перечислять виды документов или лучше использовать функциональный подход? Нужны ли в статьях ссылки на законы и подзаконные акты, которые устанавливают конкретный срок хранения документа? И др.
Постановка вопроса
Среди специалистов в области управления документацией все чаще поднимается вопрос о роли и значении Перечней документов с указанием сроков хранения. Нужны ли они вообще? А если нужны, то кто должен их разрабатывать? Какой статус они должны иметь? Какого рода сроки хранения эти перечни должны устанавливать – минимально допустимые, основанные на общепринятой или наилучшей практике, или какие-то иные, – и для кого?
В настоящее время из всех видов работ, которыми приходится заниматься специалистам в области документационного обеспечения управления (ДОУ), работа по установлению сроков хранения документов является одной из наиболее ответственных. Она требует высокой квалификации и опыта. Для специалистов со стажем, давно работающих в отрасли, подобное утверждение может показаться преувеличением, поскольку еще сравнительно недавно (когда были единые для всех правила делопроизводства, единая государственная собственность на документы) установление сроков хранения документов не представляло особых трудностей. В настоящее время задача установления сроков хранения по ряду причин сильно усложнилась:
- Сроки хранения сейчас устанавливаются не только и не столько перечнями, сколько законами и нормативными правовыми актами министерств и ведомств. Законодательство с каждым днем становится все сложнее, к тому же оно часто меняется.
- В связи со вступлением в силу закона о персональных данных сроки хранения впервые в отечественной практике стали ограничиваться не только «снизу», но и «сверху».
- Постепенно начинает ощущаться то, что каждый из регионов Российской Федерации имеет собственное законодательство. Уже есть, пусть и немногочисленные, случаи, когда при установлении сроков хранения приходится учитывать региональные особенности.
- Все большее значение для установления сроков хранения приобретают сроки исковой давности или, в ряде случаев, их отсутствие.
- Кроме требований, предъявляемых государством, организациям приходится учитывать собственные интересы в сохранении ряда документов прежде всего исходя из своих деловых потребностей.
- При наличии многочисленных противоречивых требований работу по решению судьбы документов приходится все чаще строить на основе анализа рисков, выбирая решения, минимизирующие ожидаемый ущерб.
- Выход российских компаний на мировые рынки означает, что при установлении сроков хранения документов приходится теперь учитывать требования международного законодательства и законодательства стран-контрагентов.
В результате в прямом и переносном смысле возрастает цена решений по срокам хранения: излишне долгое хранение обходится дорого, а прежде временное уничтожение документов может повлечь значительный материальный ущерб, а порой и уголовное наказание.
Банки впереди планеты всей?
Заинтересованность коммерческих структур, и прежде всего кредитных организаций1, в разработке современного отраслевого документа привела к тому, что 8 декабря 2006 г. Московский банковский союз (МБС) провел совещание по обсуждению проекта «Перечня документов, образующихся в деятельности кредитных организаций, с указанием сроков хранения», который уже долгое время разрабатывался силами сотрудников Росархива.
На совещании, в котором приняли участие более 70 представителей московских банков, выступил заместитель начальника Управления Росархива Б.В. Альбрехт, который рассказал о ходе работ по разработке перечня и ответил на многочисленные вопросы собравшихся. По предложению генерального директора МБС и исполнительного директора Ассоциации российских банков (АРБ) В.В. Шипилова была создана рабочая группа, которая должна была помочь агентству в подготовке проекта перечня2.
К весне 2008 года рабочая группа подготовила первую версию проекта такого документа и представила его в Центральную экспертно-проверочную комиссию Росархива (ЦЭПК). Проект был направлен на рецензирование в ряд кредитных организаций, региональных архивных управлений и федеральных государственных архивов. Замечания и предложения от рецензентов поступили к 424 статьям из 549, что составляет 77%. Было предложено 19 новых статей.
Следует отметить, что многие рецензенты не пожалели времени и сил на то, чтобы полностью изучить достаточно объемный проект. Они не только выявили большое количество редакционных и технических ошибок, но и поставили ряд принципиальных вопросов, над которыми рабочей группе еще предстоит поработать. Хочется также отметить конструктивный характер большинства рецензий, когда замечания одновременно сопровождались конкретными предложениями по улучшению текста перечня.
Предварительный анализ поступивших замечаний и предложений позволяет разделить их на несколько основных групп:
- Первую, наиболее многочисленную группу составляют редакционные и технические замечания, которые рабочая группа полностью приняла и будет устранять.
- Вторую, относительно небольшую группу составляют те замечания, которые рабочая группа не принимает (как правило, либо из-за того, что они не соответствуют законодательству Российской Федерации, либо причина их возникновения кроется в непонимании технологий работы кредитных организаций).
- К третьей группе можно отнести замечания, связанные с уточнением конкретных сроков хранения, с наличием отметки «ЭК» и с уточнением комментариев к статьям перечня.
Кроме того, целый ряд замечаний и предложений, полученных рабочей группой в отзывах на первый вариант текста перечня, напрямую затрагивал принципиальные вопросы, от ответа на которые в сильнейшей степени зависят облик, статус и будущая судьба как этого, так и любого другого перечня. По итогам анализа поступивших отзывов можно выделить следующие ключевые вопросы:
- Что мы разрабатываем – нормативный документ или же методические рекомендации?
- Какова первостепенная роль, выполняемая перечнем: быть инструментом для отбора документов на архивное хранение или же инструментом для организации уничтожения документов?
- Из каких соображений определяются сроки хранения? Допустимо ли в перечне устанавливать сроки хранения и иные требования, не опирающиеся на законодательство Российской Федерации? Допустимо ли устанавливать постоянные сроки хранения для документов, которые государственные архивы не собираются принимать на хранение?
- Нужно ли в статьях перечня подробнейшим образом перечислять виды документов? Не лучше ли использовать функциональный подход, когда под статью перечня подпадают все виды документов, выполняющие указанную в этой статье...
