Статья полна практических рекомендаций. И это неудивительно, ведь ее автор делится собственным выстраданным опытом.
Как организовать регистрацию входящих запросов налоговых органов и их доставку исполнителям? Как можно настроить систему электронного документооборота, чтобы эта работа проводилась максимально комфортно и оперативно? Как рассчитать крайний срок исполнения запроса, от какой даты при этом отталкиваться?
Большое внимание уделено советам, которые помогут вам оградить сотрудников делопроизводственной службы от чужой халатности и ответственности за нарушение предписанных сроков исполнения запросов. Ведь это влечет штраф в размере 10 000 рублей!
Объясняются правила составления выписок и справок по унифицированным формам, которые направляются в качестве ответных документов. Найдено решение, как избежать распечатки и последующего хранения полных копий таких документов, т.к. объем каждого из них часто превышает сотню страниц. Предложены образцы документов, составляемых в нестандартных ситуациях.
В первой части материала, опубликованной в предыдущем номере журнала, мы разобрались, какими документами регулируется предоставление банками налоговым органам информации о счетах и денежных средствах своих клиентов. Мы дали принципиальные рекомендации, как наладить оперативное исполнение поступающих запросов за 5 дней, чтобы избежать штрафов. В этом номере предлагаем вашему вниманию описание самой «кухни» работы внутри банка по регистрации и исполнению запросов. Итак, приступим.
Регистрируем запрос в СЭД
Нашим банком используется система автоматизации делопроизводства и электронного документооборота «ДЕЛО» (далее по тексту – СЭД). С ее помощью мы осуществляем регистрацию, рассылку и контроль исполнения поступающих документов. А сейчас поделимся опытом настройки СЭД под нашу задачу.
В справочнике «Группы документов» предлагаем завести специальные группы входящих и исходящих документов:
- входящие запросы налоговых органов;
- ответы на запросы налоговых органов.
Для этих групп документов мы используем шаблон регистрационного номера, который состоит из двух элементов:
- индекса группы документов – «ФНС» и
- порядкового номера документа.
Если вы решите согласование ответных документов осуществлять в электронном виде, то необходимо будет создать шаблон регистрационного индекса и для проектов ответных документов.
В справочник «Список организаций» желательно заносить сведения обо всех корреспондентах, в т.ч. и о налоговых инспекциях. Необходимые данные (наименования, адреса, телефоны и т.п.) можно переносить из запросов налоговых органов и дополнять их сведениями с официального сайта Федеральной налоговой службы России.
К примеру, чтобы найти информацию об адресах московских налоговых инспекций, зайдите на официальный сайт Управления ФНС России по г. Москве (www.r77.nalog.ru) и в списке слева выберите пункт «Инспекции УФНС России по г. Москве». Перед вами откроется страница сайта, на которой вы сможете выбрать нужную инспекцию; нажав на нее, вы попадаете на ее индивидуальную страничку (состав предоставляемой сайтом информации показан на Рисунке 1). Правда, предупредим вас, что на этом сайте встречается устаревшая информация, поэтому ее лучше сверять с бланком поступившего запроса или позвонить по найденным телефонам ИФНС.
Сведения о поступившем документе вносятся в поля регистрационной карточки (РК) документа. Реквизиты «Регистрационный №» поступившего документа и «Дата» поступления заполняются автоматически.
Реквизит «Регистрационный №» поступившего запроса формируется СЭД в автоматическом режиме в соответствии с установленными нами параметрами, например, «№ 1439/ФНС», где «1439» – порядковый номер, а «ФНС» – установленный нами индекс группы документов.
Реквизит «Дата» поступления документа в банк. В связи с тем, что регистрация запросов осуществляется в день поступления документа в банк (любым способом доставки), в это поле автоматически вносится текущая дата. Необходимо еще раз подчеркнуть, что датой доставки документа в банк является та дата, которую проставляет (на копии запроса или в уведомлении о вручении) сотрудник банка, получивший документ!
Воспользуемся возможностью заполнить другие реквизиты РК в автоматическом режиме постоянной или редко изменяемой информацией. Рассмотрим окно СЭД, предназначенное для установки реквизитов РК, заполняемых по умолчанию (см. Рисунок 2).
Для реквизита «Доступ» установлен гриф «ФНС», что позволяет работать с документом только тем пользователям системы, которым предоставлено данное право.
Теперь перейдем к «Сроку исполнения». Напомним, что в соответствии с законодательством мотивированные запросы налоговых органов должны быть исполнены банком в течение 5 дней со дня получения. Течение срока начинается на следующий день после календарной даты или наступления события, которым определено его начало. Срок, определенный днями, исчисляется в рабочих днях, если он прямо не установлен в календарных днях. В случаях, когда последний день срока приходится на день, признаваемый в соответствии с законодательством Российской Федерации выходным и (или) нерабочим праздничным днем, днем окончания срока считается ближайший следующий за ним рабочий день. Поясним эти теоретические тезисы на примере:
Запрос получен банком 11.12.2008. Пять дней начинаем отсчитывать с 12-го числа, тогда 2-й рабочий день – это 15.12.2008 (т.к. 13 и 14 – выходные), 3-й – 16.12.2008, 4-й – 17.12.2008, а 5-й, последний день, когда исполнение запроса еще будет считаться своевременным, – это 18.12.2008.
Если бы 18.12.2008 было праздничным нерабочим днем, то окончание срока исполнения запроса банка переместилось бы на 19.12.2008.
