Исполнение банком запросов налоговых органов

Контролируем ход исполнения запроса

Большинство СЭД позволяет организовывать контроль исполнения документа. В нашей системе это выражается в:

• проставлении в резолюции документа плановой даты исполнения;
• оформлении исполнителями отметок об исполнении документа;
• регистрации ответного документа;
• указании даты фактического исполнения запроса.

Все поступившие в наш банк запросы после их регистрации в СЭД попадают в кабинет «Контролера», который обязан ежедневно просматривать все документы и выявлять запросы, срок исполнения которых приближается к плановому, например, 2 дня до истечения срока.

Этот специалист должен обращать внимание еще на следующие аспекты:

• на содержание поручения руководителя (исполнять запрос или выбрать иную форму ответа);
• на перечень документов, которые необходимо направить в налоговую инспекцию;
• все ли исполнители ознакомились с направленными в их адрес документами;
• степень готовности запрашиваемых документов;
• дата фактического исполнения запроса.

По мере исполнения регистрационные карточки запросов удаляются контролером из кабинета «Контролер». Таким образом, на его рабочем столе остаются только неисполненные запросы. Контролеру также предоставляется право информировать руководство банка о соблюдении сотрудниками компании исполнительской дисциплины.

Датой фактического исполнения запроса является:

• дата направления ответных документов через почтовое отделение в налоговую инспекцию (в реестре почтовых отправлений она содержится на почтовом штемпеле, который проставляет сотрудник отделения связи при приемке документов для отправки, см. Пример 16) либо
• при доставке документов в налоговую курьером – та дата, которую представитель налогового органа проставит на вашем экземпляре документов (см. Пример 14).

С целью предотвращения утраты оригинала запрос налоговой целесообразно передавать внутри организации от одного исполнителя другому только через сотрудников службы ДОУ с проставлением соответствующих отметок в Журнале передачи документа (см. Пример 5 на стр. 29 журнала № 1' 2009).

Регистрация ответного документа в нашей СЭД осуществляется из регистрационной карточки входящего документа с помощью операции «создание связанного документа». При этом информация из уже созданной РК переходит в создаваемую, что позволяет значительно сократить время на ее ввод в базу данных.