• Журнал «Делопроизводство и документооборот на предприятии» март 2009
  • Рубрика Оформление документов

Особенности работы с первичными бухгалтерскими документами

  • Рейтинг 5
  • 0 комментариев
При работе с бухгалтерскими документами нужно учитывать множество положений бухгалтерского и налогового законодательств, т.к. от наличия и правильного оформления такой документации напрямую зависят доходы, расходы и налоги вашей организации. Ситуация усугубляется пристальным вниманием контролирующих органов к подобным документам.
Какие утвержденные формы документов используются и какая свобода творчества допускается в этом вопросе? Каковы особенности работы с бланками строгой отчетности? При помощи каких внутренних нормативных документов можно дисциплинировать исполнителей, работающих с «первичкой»? Как быть с документами, составленными на иностранных языках? Возможно ли использование факсимиле? На каких документах допускается исправление ошибок и как это оформить? И, наконец, сколько хранить «первичку»?



Ошибки в первичных учетных документах могут дорого обойтись предприятию. Ведь эти документы оформляются для подтверждения хозяйственных операций1, в т.ч. доходов и расходов, и, как следствие, размера налогов, подлежащих перечислению в бюджет. Именно поэтому за правильностью оформления и наличием этих документов пристально следит множество контролирующих органов, в первую очередь налоговые.

Первичные учетные документы подразделяются на:

  • внешние, подготовленные за пределами организации (счета поставщиков, получаемые счета-фактуры и др.);
  • внутренние, изготовленные в самой компании (акты, накладные, выставляемые клиентам счета и счета-фактуры и др.).

Для обозначения термина «первичный учетный документ» специалисты часто используют слово «первичка», которое и мы возьмем в свой арсенал.

Формы первичных документов

«Первичка» от Госкомстата

Первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной документации. В зависимости от вида операций выделяют следующие альбомы документов:

  • по учету и оплате труда (утв. постановлением Госкомстата от 05.01.2004 г. № 1). К этим документам относятся, к примеру, личная карточка работника (форма № Т-2), штатное расписание (форма № Т-3), журнал регистрации платежных ведомостей (форма № Т-53а);
  • по учету основных средств, по учету результатов инвентаризации (утв. постановлением Госкомстата от 21.01.2003 г. № 7). Данный альбом включает акт о приеме-передаче объекта основных средств, инвентарную карточку объекта основных средств и др.;
  • по учету кассовых операций (утв. постановлением Госкомстата от 18.08.1998 г. № 88). К этим документам относятся приходный и расходный кассовые ордеры, кассовая книга, акт инвентаризации наличных денежных средств (см. Пример 1);
  • по учету торговых операций (утв. постановлением Госкомстата от 25.12.1998 г. № 132). К документам данного альбома относится, например, акт о возврате денежных сумм покупателям (клиентам) по неиспользованным кассовым чекам.

О мнимой свободе творчества

Между тем золотая осень в лице финансового ведомства порадовала нас приказом от 06.10.2008 г. № 106н, который утвердил новое ПБУ 1/2008 «Учетная политика организаций» и предоставил бухгалтерам больше свободы. Документ гласит, что с 2009 года приложением к учетной политике можно утверждать собственные формы любых первичных документов! Хотя ранее такая вольность позволялась только в отношении бланков, по которым нет унифицированных форм. Таким образом, все «госкомстатовские» бланки «первички» переходят в разряд рекомендованных. Получается, если фирма сочтет нужным разработать свой бланк, применять его она может, невзирая на наличие типовой формы.

Однако не спешите расставаться с государственным наследством, поскольку пока эта свобода, по сути, лишь теоретическая. Дело в том, что согласно действующей редакции статьи 9 Федерального закона от 21.11.1996 г. № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее – Закон № 129-ФЗ) для оформления хозяйственных операций должна применяться унифицированная «первичка». Как вы понимаете, федеральный закон имеет приоритет перед приказом Минфина. Возможно, в ближайшее время парламентарии все же обратят внимание на это противоречие между ПБУ и Законом № 129-ФЗ и внесут в последний соответствующие поправки. Но на текущий момент стоит придерживаться старых правил и самостоятельно разрабатывать лишь те первичные учетные документы, формы которых в альбомах не предусмотрены. Ведь использование произвольного бланка при наличии типового квалифицируется как нарушение законодательства. То же самое относится и к случаю, когда в «самопальном» учетном документе отсутствуют обязательные реквизиты2:

  • наименование и дата составления документа;
  • наименование организации, от имени которой подготовлен документ;
  • содержание хозяйственной операции и ее измерители в натуральном и денежном выражении;
  • наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;
  • личные подписи указанных лиц.
Пример 1
Свернуть Показать

Строгий бланк HAUTE COUTURE

Бланк строгой отчетности (БСО) — это документ, который фирма или предприниматель выдает взамен кассового чека при оказании услуг населению. Таким образом, использование БСО заменяет собой использование кассового аппарата. К БСО относятся «квитанции, билеты, проездные документы, талоны, путевки, абонементы и другие документы» (п. 2 Положения об осуществлении наличных денежных расчетов, утв. постановлением Правительства от 31.03.2005 г. № 171).

В повседневной жизни мы сталкиваемся с бланками строгой отчетности практически на каждом шагу. Их выдают, например, в мастерской по ремонту и пошиву швейных изделий, химчистке, фотоателье и парикмахерской. Билеты в общественном транспорте (см. Пример 2), в кино, театр, на концерт и в музей — все это разновидности БСО. Список можно продолжать довольно долго (см. также Пример 3).

Вы видите начало этой статьи, чтобы читать всё


на
Электронная подписка за 8400 руб. Печатная версия за YYY руб.
за 300 руб.

  1 голос

Закрыть
Закрыть

  • Отправить
Закрыть

Подписка


на журналы

Вниманию тех, кто оформил подписку через ООО «Межрегиональное агентство подписки» (ООО «МАП»): важная информация для вас размещена здесь.

Все поля обязательны.
Закрыть

Задать вопрос для интервью
  • Отправить
9 Мая – Всероссийский праздник День победы.