• Журнал «Делопроизводство и документооборот на предприятии» июнь 2009
  • Рубрика Формула успеха

Как защитить себя от сокращения

  • 0 комментариев
  • 37 просмотров
Как доказать руководству большой объем работы службы ДОУ, чтобы избежать сокращений? Начинать следует с наименования и определения зоны ответственности подразделения ДОУ – это не формальности. Далее вы можете воспользоваться предложенной нами методикой расчета необходимой численности персонала. Ее наглядность и результаты – это как раз тот язык цифр, на котором стоит попробовать говорить с руководством, защищая интересы своего подразделения.


Степень опасности быть причисленным руководством к так называемому офисному планктону у тех, кто работает с документами, к сожалению, достаточно высока. Со стороны далеких от документоведения коллег такая работа выглядит как механическое перекладывание бумаг из одной папки в другую, причем без явной прибыли для компании. Ведь наша эффективная работа всегда незаметна и скромна. Без авралов, потерь и заторов на маршрутах документооборота оптимальная организация работы с документами выглядит почти по классику: «...все тихо, просто было в ней».

«Как корабль назовешь...»

Пора показать значимость своей работы окружающим. Прежде всего надо начать с... таблички на вашем рабочем кабинете. От того, как назовешь корабль, зависит, как он поплывет. От того, как называется отдел, зависит и ваше благополучное плавание среди рифов многочисленных сокращений и увольнений.

На сегодняшний день названий множество и нет ни одного нормативного документа, ограничивающего выбор наименования структурного подразделения по работе с документами. Есть только традиции нашего отчественного делопроизводства и мнения специалистов, к которым вы можете прислушаться, но при этом сделать так, как считаете нужным. Главное, название отдела должно отразить то, чем вы занимаетесь на самом деле, причем в полном объеме.

Кстати, а чем же мы все-таки занимаемся?

В настоящее время есть три названия, обозначающих работу с документами: «делопроизводство», «документационное обеспечение управления» (далее ДОУ), «управление документацией». Первые два названия согласно ГОСТу Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» означают одно и то же – отрасль деятельности, обеспечивающую документирование и организацию работы с официальными документами1.Единой точки зрения на то, чем же отличается делопроизводство от документационного обеспечения управления, в настоящее время в документоведении нет2.

Термин «делопроизводство» существует в отечественном делопроизводстве не одно столетие и сейчас несколько формален.

А термин «документационное обеспечение управления» появился сравнительно недавно, в 80–90-х годах прошлого века, когда в дело производство пришел компьютер, который позволил более эффективно реализовать управленческие функции посредством работы с документами. По мнению профессора, директора ВНИИДАД Ларина М.В., термин «документационное обеспечение управления» отражает переходную стадию от традиционного делопроизводства к управлению документацией3.

Термин «управление документацией» является международным и означает область общего административного управления, направленную на экономное и эффективное создание, использование и хранение документов в течение их жизненного цикла4. Отметим, что и данный термин не имеет однозначного толкования в международной практике5. Однако коренным отличием термина «управление документацией» от ДОУ является то, что управление документацией распространяется на все документы организации, а не только на организационно-распорядительную документацию, что возможно лишь при условии применения систем электронного документооборота. Таким образом, сфера работы с документами может быть расширена благодаря использованию современных компьютерных технологий.

Исходя из анализа существующих наименований структурного подразделения по работе с документами, можно констатировать, что в основном многие организации имеют в своей структуре именно отделы или службы документационного обеспечения управления. Переименование канцелярий и отделов делопроизводства в отдел ДОУ смахивает пыль веков и предполагает, что в функциях данной структуры преобладает не только техническая обработка документов, но и аналитическая составляющая, направленная на обеспечение управленческих процессов документированной информацией. Таким образом, структурное подразделение ДОУ занимает достойное место в управлении информационными ресурсами организации.

Вы видите 20% этой статьи, чтобы читать всё


на
Электронная подписка за 8400 руб. Печатная версия за YYY руб.
за 300 руб.


Закрыть
Закрыть

  • Отправить
Закрыть

Подписка


на журналы

Вниманию тех, кто оформил подписку через ООО «Межрегиональное агентство подписки» (ООО «МАП»): важная информация для вас размещена здесь.

Все поля обязательны.
Закрыть

Задать вопрос для интервью
  • Отправить
9 Мая – Всероссийский праздник День победы.