• Журнал «Делопроизводство и документооборот на предприятии» июнь 2009
  • Рубрика Информационные технологии

Регламентация использования электронной почты в госструктурах

  • 0 комментариев
Органам государственной власти не удастся отсидеться в «бумажных» окопах. Во-первых, электронная почта уже стала привычным инструментом передачи информации наравне с телефоном и факсом. Во-вторых, по решению руководства страны уже начата реализация программы «Электронное правительство».
Какие требования законодательства и стандартов необходимо будет учесть при регламентации работы с электронной почтой в своих внутренних нормативных документах, в т.ч. в инструкции по делопроизводству? Как ваши коллеги уже справляются с этой задачей и что у них можно позаимствовать? Мы рассмотрели вопросы информационной безопасности, ­регистрации, обработки, организации хранения электронной почты и др.



Электронная почта является наиболее популярным в развитых странах мира способом обмена информацией и документами. В России электронная почта уже стала столь же привычным инструментом деловой деятельности, как телефон и факс, и все более активно используется в практике работы государственных органов. Организациям не стоит закрывать глаза на происходящие перемены, тем более что переписку по электронной почте наши отечественные суды уже начали принимать в качестве доказательств.

Разрабатывая инструкцию по делопроизводству для своей организации, важно учесть предписания действующих законов и подзаконных актов. А государственные структуры в этом смысле имеют гораздо меньшую свободу действий, чем коммерческие организации, – их деятельность регламентируется более жестко. В идеале законодательство должно быть максимально «технологически нейтральным», позволяя организациям самостоятельно выбирать наиболее приемлемые для них технологии работы.

Итак, какие же требования к государственным органам по работе с документами, полученными или отправляемыми по электронной почте, в настоящее время существуют в нашей стране?

Принципы работы едины

Главное, что надо иметь в виду: электронная почта – не вид документов, а способ их доставки. Документы, поступившие по электронной почте, должны обрабатываться по тем же принципам, что и документы, поступающие по другим каналам. Поэтому иногда достаточно в инструкции написать о том, как поступившие по электронной почте документы включаются в общий поток обработки. Здесь как раз можно ссылаться на ГОСТ Р ИСО 15489, который в равной степени относится к документам на носителях всех видов, независимо от способа их доставки.

Роль электронной почты как средства доставки отражена как в международных стандартах, так и в нормативных документах ряда российских министерств и ведомств.

Фрагмент документа
Свернуть Показать

ГОСТ Р ИСО/МЭК 17799-2005 «Информационная технология. Практические правила управления информационной безопасностью»

8.7.4.1. …Электронная почта используется для обмена служебной информацией, заменяя традиционные формы связи, такие как телекс и почта. Электронная почта отличается от традиционных форм бизнес-коммуникаций скоростью, структурой сообщений, определенной упрощенностью, а также уязвимостью к неавторизованным действиям.

Фрагмент документа
Свернуть Показать

Инструкция по делопроизводству в Министерстве промышленности и энергетики Российской Федерации (утверждена приказом Минпромэнерго России от 08.12.2006 г. № 3751)

2.7.6.3. …Электронная почта – один из компонентов системы автоматизации документооборота, средство доставки, отправки информации и ее передачи между структурными подразделениями как внутри Министерства, так и между организациями, имеющими соответствующие аппаратные и программные средства.

Требования законодательства и стандартов

Электронная почта упоминается в нескольких десятках законов и почти в сотне постановлений и распоряжений Правительства РФ. Большей частью, это требования об указании адресов электронной почты при взаимодейст вии государственных органов как друг с другом, так и с организациями и физическими лицами. Фактически российское законодательство признает электронную почту одним из общераспространенных каналов связи наряду с обычной почтой, факсом, телефоном и т.д.

Так, в Гражданском и Арбитражном процессуальных кодексах РФ закреплено, что в различных видах обращений в судебные инстанции могут быть указаны адреса электронной почты. Кроме того, адрес электронной почты организации вносится в ряд реестров, которые ведутся органами государственной власти2.

Вы видите начало этой статьи, чтобы читать всё


на
Электронная подписка за 8400 руб. Печатная версия за YYY руб.
за 300 руб.

  нет голосов

Закрыть
Закрыть

  • Отправить
Закрыть

Подписка


на журналы

Вниманию тех, кто оформил подписку через ООО «Межрегиональное агентство подписки» (ООО «МАП»): важная информация для вас размещена здесь.

Все поля обязательны.
Закрыть

Задать вопрос для интервью
  • Отправить
9 Мая – Всероссийский праздник День победы.