• Журнал «Делопроизводство и документооборот на предприятии» июнь 2009
  • Рубрика Информационные технологии

Регламентация использования электронной почты в госструктурах

  • 0 комментариев
  • 30 просмотров
Органам государственной власти не удастся отсидеться в «бумажных» окопах. Во-первых, электронная почта уже стала привычным инструментом передачи информации наравне с телефоном и факсом. Во-вторых, по решению руководства страны уже начата реализация программы «Электронное правительство».
Какие требования законодательства и стандартов необходимо будет учесть при регламентации работы с электронной почтой в своих внутренних нормативных документах, в т.ч. в инструкции по делопроизводству? Как ваши коллеги уже справляются с этой задачей и что у них можно позаимствовать? Мы рассмотрели вопросы информационной безопасности, ­регистрации, обработки, организации хранения электронной почты и др.



Электронная почта является наиболее популярным в развитых странах мира способом обмена информацией и документами. В России электронная почта уже стала столь же привычным инструментом деловой деятельности, как телефон и факс, и все более активно используется в практике работы государственных органов. Организациям не стоит закрывать глаза на происходящие перемены, тем более что переписку по электронной почте наши отечественные суды уже начали принимать в качестве доказательств.

Разрабатывая инструкцию по делопроизводству для своей организации, важно учесть предписания действующих законов и подзаконных актов. А государственные структуры в этом смысле имеют гораздо меньшую свободу действий, чем коммерческие организации, – их деятельность регламентируется более жестко. В идеале законодательство должно быть максимально «технологически нейтральным», позволяя организациям самостоятельно выбирать наиболее приемлемые для них технологии работы.

Итак, какие же требования к государственным органам по работе с документами, полученными или отправляемыми по электронной почте, в настоящее время существуют в нашей стране?

Принципы работы едины

Главное, что надо иметь в виду: электронная почта – не вид документов, а способ их доставки. Документы, поступившие по электронной почте, должны обрабатываться по тем же принципам, что и документы, поступающие по другим каналам. Поэтому иногда достаточно в инструкции написать о том, как поступившие по электронной почте документы включаются в общий поток обработки. Здесь как раз можно ссылаться на ГОСТ Р ИСО 15489, который в равной степени относится к документам на носителях всех видов, независимо от способа их доставки.

Роль электронной почты как средства доставки отражена как в международных стандартах, так и в нормативных документах ряда российских министерств и ведомств.

Фрагмент документа
Свернуть Показать

ГОСТ Р ИСО/МЭК 17799-2005 «Информационная технология. Практические правила управления информационной безопасностью»

8.7.4.1. …Электронная почта используется для обмена служебной информацией, заменяя традиционные формы связи, такие как телекс и почта. Электронная почта отличается от традиционных форм бизнес-коммуникаций скоростью, структурой сообщений, определенной упрощенностью, а также уязвимостью к неавторизованным действиям.

Фрагмент документа
Свернуть Показать

Инструкция по делопроизводству в Министерстве промышленности и энергетики Российской Федерации (утверждена приказом Минпромэнерго России от 08.12.2006 г. № 3751)

2.7.6.3. …Электронная почта – один из компонентов системы автоматизации документооборота, средство доставки, отправки информации и ее передачи между структурными подразделениями как внутри Министерства, так и между организациями, имеющими соответствующие аппаратные и программные средства.

Требования законодательства и стандартов

Электронная почта упоминается в нескольких десятках законов и почти в сотне постановлений и распоряжений Правительства РФ. Большей частью, это требования об указании адресов электронной почты при взаимодейст вии государственных органов как друг с другом, так и с организациями и физическими лицами. Фактически российское законодательство признает электронную почту одним из общераспространенных каналов связи наряду с обычной почтой, факсом, телефоном и т.д.

Так, в Гражданском и Арбитражном процессуальных кодексах РФ закреплено, что в различных видах обращений в судебные инстанции могут быть указаны адреса электронной почты. Кроме того, адрес электронной почты организации вносится в ряд реестров, которые ведутся органами государственной власти2.

Вы видите 20% этой статьи, чтобы читать всё


на
Электронная подписка за 8400 руб. Печатная версия за YYY руб.
за 300 руб.


Закрыть
Закрыть

  • Отправить
Закрыть

Подписка


на журналы

Вниманию тех, кто оформил подписку через ООО «Межрегиональное агентство подписки» (ООО «МАП»): важная информация для вас размещена здесь.

Все поля обязательны.
Закрыть

Задать вопрос для интервью
  • Отправить
9 Мая – Всероссийский праздник День победы.