Правила для контрольно-кассовой техники

Порядок применения контрольно-кассовой техники (далее – ККТ) прописан в законе от 22.05.2003 г. № 54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт» (далее – Закон № 54-ФЗ).

С лета прошлого года действует новое Положение о регистрации и применении ККТ, утвержденное постановлением Правительства 23.07.2007 г. № 470 «Об утверждении Положения о регистрации и применении контрольно-кассовой техники, используемой организациями и индивидуальными предпринимателями» (далее – Положение).

В соответствии со статьей 1 Закона № 54-ФЗ под ККТ, используемой при осуществлении наличных денежных расчетов или расчетов с использованием платежных карт, понимаются (письмо Роспрома РФ от 26.04.2007 г. № СП-1821/11):

• контрольно-кассовые машины, оснащенные фискальной памятью;
• электронно-вычислительные машины, в том числе персональные;
• программно-технические комплексы.

Кто может не применять ККТ

Сначала отметим тех налогоплательщиков, которые в силу специфики своей деятельности либо особенностей своего местонахождения вправе производить расчеты без применения кассовой техники.

Итак, ККТ может не применяться при осуществлении следующих видов деятельности (подп. 3 ст. 2 Закона № 54-ФЗ):

• продажи газет и журналов, а также сопутствующих товаров в газетно-журнальных киосках при условии, если доля продажи газет и журналов в их товарообороте составляет не менее 50 процентов и ассортимент сопутствующих товаров утвержден органом исполнительной власти субъекта РФ;
• продажи ценных бумаг;
• продажи лотерейных билетов;
• продажи проездных билетов и талонов для проезда в городском общественном транспорте. В данном случае при продаже проездных билетов и жетонов для проезда в метрополитене применение бланков строгой отчетности не требуется (письмо Минфина РФ от 16.05.2006 г. № 03-01-15/3-95);
• обеспечения питанием учащихся и работников общеобразовательных школ и приравненных к ним учебных заведений во время учебных занятий;
• торговли на рынках, ярмарках, в выставочных комплексах, а также на других территориях, отведенных для осуществления торговли. Под этот пункт не попадают: находящиеся в этих местах торговли магазины, павильоны, киоски, палатки, автолавки, автомагазины, автофургоны, помещения контейнерного типа и другие аналогичные обустроенные и обеспечивающие показ и сохранность товара торговых мест, открытые прилавки внутри крытых рыночных помещений при торговле непродовольственными товарами. Например, при продаже с прицепа, который приспособлен для постоянного режима торговли (помещение, имеющее стены, крышу, дверь, прилавок), кассовая техника должна применяться (письмо Минфина РФ от 24.04.2007 г. № 03-01-15/4-120);
• разносной мелкорозничной торговли продовольственными и непродовольственными товарами с ручных тележек, корзин, лотков. Исключением является торговля технически сложным товаром и продовольственным товаром, требующим определенных условий хранения и продажи;
• продажи в пассажирских вагонах поездов чайной продукции в ассортименте, утвержденном федеральным органом исполнительной власти в области железнодорожного транспорта;
• продажи в сельской местности лекарственных препаратов в аптечных пунктах, расположенных в фельдшерско-акушерских пунктах. Под этот пункт не попадают районные центры и поселки городского типа;
• торговли в киосках мороженым и безалкогольными напитками в розлив;
• торговли из цистерн пивом, квасом, молоком, растительным маслом, живой рыбой, керосином, вразвал овощами и бахчевыми культурами;
• приема от населения стеклопосуды и утильсырья, за исключением металлолома;
• реализации предметов религиозного культа и религиозной литературы, оказания услуг по проведению религиозных обрядов и церемоний в культовых сооружениях и на их территориях, в иных местах, предоставленных религиозным организациям;
• продажи по номинальной стоимости государственных знаков почтовой оплаты.

Также могут осуществлять расчеты без применения кассовой техники организации и индивидуальные предприниматели, находящиеся в отдаленных или труднодоступных местностях, указанных в перечне, утвержденном органом государственной власти субъекта РФ.

Имейте в виду, что при внесении в кассу организации наличных денежных средств, уплаченных заемщиком при возврате суммы займа и процентов за его использование, применение кассовой машины также не требуется (письма ФНС РФ от 08.09.2005 г. № 22-3-11/1695@, УФНС по г. Москве 19.03.2007 г. № 22-12/24267).

Выбираем ККТ

Закон выдвигает определенные требования к применяемой ККТ (ст. 3 и ст. 4 Закона № 54-ФЗ). В частности, кассовая техника:

• должна быть включена в государственный реестр;
• должна быть зарегистрирована в налоговых органах по месту учета лица в качестве налогоплательщика;
• должна быть исправна и опломбирована в установленном порядке;
• должна иметь фискальную память и эксплуатироваться в фискальном режиме.

Поставщик на корпус наносит знак «Государственный реестр» (п. 11 Положения). Заметим, что последние изменения в реестр ККТ были внесены приказом Роспрома РФ от 01.08.2007 г. № 321. Со списком действующей техники можно ознакомиться у поставщиков ККТ. Информацию о включенной в Государственный реестр кассовой технике можно также найти на сайте Роспрома: www.rosprom.gov.ru (п. 2 приказа Роспрома РФ от 06.03.2007 г. № 105).

Не так давно Минпромэнерго РФ приказами от 05.09.2007 г. № 351 и № 352 утвердило образцы марки-пломбы и идентификационного знака. Марка-пломба состоит из шести частей для наклеивания: в учетный талон ККТ, на ККТ, в паспорт ККТ. Идентификационный знак включает две идентичных части: одна – для наклеивания на корпус ККТ, вторая – для вклеивания в паспорт ККТ. Идентификационный знак содержит наименование модели и ее заводской номер (п. 9 Положения).

Вся кассовая техника должна иметь часы реального времени в соответствии с установленными техническими характеристиками и параметрами функционирования. Заметим, что ранее отклонение времени на ККТ не могло превышать 5 минут от времени, исчисленного в соответствии с постановлением Правительства Российской Федерации «О порядке исчисления времени на территории Российской Федерации» от 08.01.1992 г. № 23 (письмо МНС РФ от 20.07.2000 г. № ВНК-6-16/549).

В отдельных случаях деньги за товар получает единый кассовый центр магазина и на чеке указываются реквизиты (наименование, ИНН и т.д.) не продавца, а именно этого магазина. Однако применение одной организацией ККТ, зарегистрированной другой организацией, неправомерно (письмо Минфина РФ от 25.04.2007 г. № 03-11-04/3/132). Но магазин вправе передать ККТ в аренду другому лицу. При этом надо в установленном порядке снять указанную технику с учета с последующей ее регистрацией арендатором. В данной ситуации на кассовых чеках арендованной ККТ указываются реквизиты арендатора (письмо ФНС РФ от 20.02.2007 г. № ШТ-6-06/132@).

Устаревшие модели

В случае исключения моделей ККТ из Государственного реестра их дальнейшая эксплуатация осуществляется до истечения нормативного срока их амортизации (подп. 5 ст. 3 Закона № 54-ФЗ). Причем указанная техника должна соответствовать требованиям, действовавшим при ее включении в Государственный реестр (п. 5 Положения).

Срок полезного использования кассовых машин определяется налогоплательщиком самостоятельно с учетом классификации основных средств, утвержденной постановлением Правительства РФ от 01.01.2002 г. № 1. Согласно Общероссийскому классификатору основных фондов, утвержденному постановлением Госстандарта России от 26.12.1994 г. № 359, кассовые аппараты (средства механизации и автоматизации управленческого и инженерного труда) отнесены к четвертой амортизационной группе. Таким образом, нормативный срок амортизации ККТ составляет от пяти до семи лет включительно (п. 2.2 определения КС РФ от 17.10.2006 № 436-О).

Теперь посмотрим, как поступить, если кассовый аппарат при вводе в эксплуатацию в состав амортизируемого имущества не включался. Московские налоговики считают, что в данном случае организация вправе использовать исключенную из госреестра модель ККТ до истечения нормативного срока амортизации (письмо УФНС по г. Москве от 06.07.2007 г. № 22-12/065469).

Учтите, что налоговый орган вправе снять ККТ с регистрации в случае истечения по ней нормативного срока амортизации. При этом налоговики уведомляют пользователя о снятии с регистрации техники не позднее дня, следующего за днем истечения нормативного срока ее амортизации (п. 19 Положения). Ранее этот срок составлял 30 дней до истечения срока применения ККТ.

Регистрация ККТ

В обязанности организаций и индивидуальных предпринимателей, применяющих кассовую технику, входит осуществление ее регистрации в налоговых органах. Вначале необходимо заключить договор с центром технического обслуживания (далее – ЦТО) на сервисное обслуживание техники.

При первичной регистрации (перерегистрации ККТ) надо ввести в фискальную память аппарата информацию (заменить накопители фискальной памяти) с участием представителей налоговых органов (ст. 5 Закона № 54-ФЗ).

Необходимые документы

Для регистрации кассового аппарата пользователь представляет в налоговый орган (по месту нахождения – для юридического лица или по месту жительства – для физического лица) следующие документы (п. 15 Положения):

• заявление по форме, утверждаемой федеральным органом исполнительной власти;
• паспорт ККТ;
• договор на техническое обслуживание;
• журнал кассира-операциониста по форме № КМ-4, утвержденной постановлением Госкомстата РФ от 25.12.1998 г. № 132КМ-4. Журнал должен быть прошнурован, пронумерован, скреплен подписями и печатью организации.

Некоторые налоговые требуют и другие документы (копию свидетельства о регистрации, копию свидетельства о постановке на учет в налоговый орган и т.д.). Поэтому прежде чем идти в инспекцию, советуем вам позвонить в отдел регистрации ККТ и уточнить список требуемых документов.

Действия налоговой инспекции

Налоговый орган в течение 5 рабочих дней с момента представления документов регистрирует кассовую технику путем внесения сведений о ней в книгу учета ККТ. Пользователю выдается карточка регистрации, а также возвращаются документы, прилагавшиеся к заявлению.

После проверки документов и работоспособности ККТ должна быть проведена фискализация. Фискальный режим – это режим, при котором кассовый аппарат функционирует в системе, обеспечивающей регистрацию фискальных данных в фискальной памяти. Фискальная память обеспечивает некорректируемую ежесменную регистрацию и долговременное хранение итоговой информации, необходимой для полного учета наличных денежных расчетов или расчетов с использованием платежных карт (ст. 1 Закона № 54-ФЗ).

Перерегистрация

Перерегистрация и снятие ККТ с регистрации также осуществляются в течение 5 рабочих дней с момента представления пользователем заявления в налоговый орган. К заявлению прилагают паспорт ККТ и карточку регистрации (п. 16 Положения).

Минфин РФ в письме от 07.06.2006 г. № 03-01-15/4-124 разрешил перерегистрацию и дальнейшую эксплуатацию ККТ, исключенную из Государственного реестра, с неистекшим нормативным сроком амортизации в следующих случаях:

• при изменении наименования организации, фамилии, имени, отчества индивидуального предпринимателя;
• при изменении места нахождения организации или места жительства индивидуального предпринимателя;
• при реорганизации организации;
• при государственной регистрации физического лица в качестве индивидуального предпринимателя, деятельность которого в качестве индивидуального предпринимателя была ранее прекращена;
• при внесении ККТ в уставный капитал (уставный фонд) организации;
• при регистрации организации физическим лицом, являющимся (являвшимся) индивидуальным предпринимателем, на которого была зарегистрирована указанная ККТ.

Эксплуатационная документация

К обязанностям организаций и индивидуальных предпринимателей, применяющих ККТ, относится обеспечение ведения и хранения документации, связанной с приобретением и регистрацией, вводом в эксплуатацию и применением кассовой техники (ст. 5 Закона № 54-ФЗ).

Указанная документация, а также использованные контрольные ленты, накопители фискальной памяти и программно-аппаратные средства, обеспечивающие некорректируемую регистрацию и долговременное хранение информации, должны храниться в течение не менее 5 лет с даты окончания их использования (п. 14 Положения).

Применяемая ККТ должна иметь паспорт (п. 3 Положения). Паспорт содержит сведения об этой технике, в том числе отметки о (п. 8 Положения):

• регистрации;
• перерегистрации;
• снятии с регистрации;
• вводе в эксплуатацию;
• проверке исправности;
• ремонте;
• техническом обслуживании;
• замене программно-аппаратных средств;
• установке средств визуального контроля;
• наклеивании марок-пломб;
• выводе из эксплуатации.

Для учета операций по приходу и расходу наличных денег по каждой ККТ организация заводит «Журнал кассира-операциониста» по форме № КМ-4, утвержденной постановлением Госкомстата России от 25.12.1998 г. № 132. Журнал должен быть прошнурован и скреплен подписями налогового инспектора, руководителя и главного бухгалтера организации и печатью данной организации. При окончании журнала кассира-операциониста организация заводит новый журнал, который по представлению организации налоговый инспектор скрепляет своей подписью (письмо ФНС РФ от 12.04.2006 г. № 06-9-10/126).

Сервисное обслуживание

Техподдержка

Техническую поддержку ККТ вправе осуществлять только поставщик или центр технического обслуживания (п. 12 Положения).

Итак, к обязанностям центра технического обслуживания относятся:

• нанесение на ККТ знака «Сервисное обслуживание»;
• наклеивание на ККТ марок-пломб;
• введение в фискальную память информации при регистрации и перерегистрации ККТ;
• замена накопителей фискальной памяти;
• введение в фискальную память информации и замена накопителей (производятся с участием представителей налоговых органов).

Учтите, что осуществление технической поддержки поставщиком или центром технического обслуживания, находящимся в ведении пользователя этой техники, не допускается. Заметим, что порядок взаимоотношений между ЦТО и органами исполнительной власти Положением не регулируется (письмо Минфина РФ от 08.10.2007 г. № 03-01-15/12-365).

На ККТ при ежегодном подтверждении осуществления технической поддержки поставщиком или центром технического обслуживания должен быть нанесен знак «Сервисное обслуживание» на сторону корпуса, обращенную к покупателю (п. 7 Положения).

После проверки исправности, замены, ремонта или технического обслуживания ККТ поставщиком или центром технического обслуживания на эту технику наклеивается марка-пломба, необратимо разрушающаяся или деформирующаяся при попытке ее удаления или при вскрытии корпуса ККТ (п. 10 Положения).

Расчеты с применением ККТ

Организации и индивидуальные предприниматели, применяющие ККТ, обязаны при осуществлении наличных денежных расчетов или расчетов с использованием платежных карт в момент оплаты выдавать покупателям отпечатанные кассовые чеки (ст. 5 Закона № 54-ФЗ). Данное правило относится и к случаям получения авансовых платежей (постановление ВАС РФ от 21.03.2006 г. № 13854/05).

На выдаваемом покупателям чеке должны отражаться следующие реквизиты (п. 4 Положения по применению контрольно-кассовых машин при осуществлении денежных расчетов с населением, утвержденного постановлением Совета Министров – Правительства РФ от 30.07.1993 г. № 745):

• наименование организации;
• идентификационный номер организации;
• заводской номер ККМ;
• порядковый номер чека;
• дата и время покупки;
• стоимость покупки;
• признак фискального режима.

Вместе с тем на выдаваемом клиентам чеке могут содержаться и другие данные, предусмотренные техническими требованиями к ККМ.

На практике часто возникает ситуация, когда в результате хранения кассовый чек выцветает и отраженная на нем информация уже не видна. В этом случае Минфин РФ в письме от 03.04.2007 г. № 03-03-06/1/209 посоветовал делать ксерокопии чеков и заверять их подписью должностного лица и печатью организации с приложением оригинала чека.

При печати кассового чека с оплатой по платежной карте контрольно-кассовая техника должна печатать документ, подтверждающий факт осуществления расчета с использованием карты. Для этого устройство для считывания информации с платежных карт должно входить в состав ККТ или же обеспечивать ввод в нее информации о проведенном расчете с использованием карты (п. 6 Положения).

Напомним, что под неприменением ККТ понимается (постановление Пленума ВАС от 31.07.2003 г. № 16):

• фактическое неиспользование ККТ (в том числе по причине его отсутствия);
• использование ККМ, не зарегистрированной в налоговых органах;
• использование ККМ, не включенной в Государственный реестр;
• использование ККМ без фискальной (контрольной) памяти, с фискальной памятью в нефискальном режиме или с вышедшим из строя блоком фискальной памяти;
• использование ККМ, у которой отсутствует пломба либо имеется повреждение, свидетельствующее о возможности доступа к фискальной памяти;
• пробитие ККМ чека с указанием суммы, менее уплаченной покупателем.

Контроль и ответственность

Организации и предприниматели, применяющие ККТ, должны обеспечивать должностным лицам налоговых органов, осуществляющих проверку, беспрепятственный доступ к соответствующей технике и предоставлять им указанную выше документацию (ст. 5 Закона № 54-ФЗ).

Налоговые органы при проверках (п. 1 ст. 7 Закона № 54-ФЗ):

• осуществляют контроль над соблюдением требований законодательства о ККТ;
• осуществляют контроль над полнотой учета выручки;
• проверяют документы, связанные с применением организациями ККТ, получают необходимые объяснения, справки и сведения по вопросам, возникающим при проведении проверок;
• проводят проверки выдачи организациями и индивидуальными предпринимателями кассовых чеков;
• на организации и на индивидуальных предпринимателей, которые нарушают требования законодательства о ККТ, налагают штрафы в порядке, установленном Кодексом об административных правонарушениях.

Имейте в виду, что излюбленная чиновниками «контрольная покупка» не предусмотрена статьей 27.1 Кодекса об административных правонарушениях в качестве возможной меры обеспечения производства по делу об административном правонарушении. Так что каждый факт ее осуществления должен быть рассмотрен как противоправный акт со стороны должностных лиц, свидетельствующий о превышении ими соответствующих полномочий (письмо Роспотребнадзора РФ от 07.03.2006 г. № 0100/2473-06-32). Тем не менее финансисты нашли выход из создавшейся ситуации. Минфин РФ в письме от 07.02.2006 г. № 03-01-15/1-23 сказал, что правомерно приобретение товаров (услуг) сотрудниками органов, наделенных правом контрольной (проверочной) закупки. Далее проверяющие лица предъявляют руководителю или другому должностному лицу поручение налогового органа и служебные удостоверения. Затем оформляются результаты проверки соблюдения законодательства о применении ККТ.

Продажа товаров, выполнение работ либо оказание услуг без применения ККТ влечет наложение административного штрафа (ст. 14.5 КоАП РФ):

• на граждан – от 1 500 руб. до 2 000 руб.;
• на должностных лиц – от 3 000 руб. до 4 000 руб.;
• на юридических лиц – от 30 000 руб. до 40 000 руб.

В данном случае предприниматели несут административную ответственность как должностные лица (п. 2.4 КоАП РФ).

Возложение ответственности на организацию (индивидуального предпринимателя) не может служить для нее препятствием в установленном законодательством порядке требовать возмещения ущерба, нанесенного ей по вине его работника (письмо ФНС РФ от 13.06.2006 г. № ММ-6-06/597@).

Учитываем кассовую технику

Бухгалтерский учет

Основное средство. Обычно ККТ учитывают в составе основных средств (п. 4 ПБУ 6/01«Учет основных средств»). Согласно пункту 8 ПБУ 6/01 первоначальной стоимостью кассовой техники признается вся сумма фактических затрат организации, за исключением НДС. В данном случае к фактическим расходам относятся все затраты, непосредственно связанные с приобретением, сооружением и изготовлением объекта основных средств (доставка, информационные услуги, консультационные услуги и т.д.).

Информация о затратах организации в имущество, которое впоследствии будет принято к бухгалтерскому учету в качестве основных средств, отражается на счете 08 «Вложения во внеоборотные активы». Сформированную первоначальную стоимость объектов основных средств, принятых в эксплуатацию, списывают в дебет счетов 01 «Основные средства». В этом случае стоимость техники погашается посредством начисления амортизации.

Затраты по содержанию и эксплуатации основных средств относят к расходам по обычным видам деятельности (п. 7 ПБУ 10/99).

МПЗ

Кассовую технику, которая стоит в пределах лимита, установленного учетной политикой организации, но не более 20 000 рублей за единицу, можно отражать в составе материально-производственных запасов (п. 5 ПБУ 6/01). В этом случае ККТ принимается к бухгалтерскому учету в сумме фактических затрат организации, за исключением НДС (п. 5 ПБУ 5/01 «Учет материально-производственных запасов»). К фактическим расходам относятся все затраты, непосредственно связанные с приобретением техники.

Кассовая техника учитывается на счете 10 «Материалы». При передаче ККТ в эксплуатацию ее стоимость относят в дебет счетов затрат (20 «Основное производство», 26 «Общехозяйственные расходы», 44 «Расходы на продажу»). Причем в целях обеспечения сохранности этих объектов при эксплуатации в организации должен быть организован надлежащий контроль за их движением (п. 5 ПБУ 6/01). Это удобно осуществить посредством использования забалансового счета.

Налоговый учет

Амортизируемое имущество

Кассовая техника стоимостью более 20 000 рублей признается амортизируемым имуществом (п. 1 ст. 256 НК РФ). Первоначальная стоимость ККТ определяется как сумма всех расходов на ее приобретение, доставку и доведение до состояния, в котором она пригодна для использования, за исключением НДС (п. 1 ст. 257 НК РФ).

В налоговом учете затраты на содержание, эксплуатацию, ремонт и техническое обслуживание основных средств признаются в качестве прочих расходов, связанных с производством и реализацией (подп. 2 п. 1 ст. 253 НК РФ).

Материальные расходы

Затраты на ККМ стоимостью менее 20 000 рублей относят в полной сумме к материальным расходам по мере ввода техники в эксплуатацию (подп. 3 п. 1 ст. 254 НК РФ). Затраты на техподдержку также входят в состав материальных расходов в качестве работ и услуг производственного характера, выполняемых сторонними организациями (подп. 6 п. 1 ст. 254 НК РФ).

Упрощенцам

Отметим, что с 2008 года законодатель разрешил лицам, применяющим упрощенную систему налогообложения, уменьшать полученные доходы на расходы, связанные с обслуживанием ККТ (подп. 35 п. 1 ст. 346.16 НК РФ).