• Журнал «Налоговый учет для бухгалтера» июль 2008
  • Рубрика Практические рекомендации

Все, что вы хотели знать об отпуске

  • Рейтинг 4.85
  • 0 комментариев
  • 4561 просмотр
Автор подробно рассматривает положения, затрагивающие основной оплачиваемый отпуск. Кто может рассчитывать на удлиненные отпуска? Каков порядок предоставления отпуска? Когда возникает право на отпуск? Какие отпускные документы необходимо составить и как их правильно оформить? Как продлить или перенести отпуск? В каких случаях можно разделить отпуск на части? Как выплачивать отпускные? Каков бухгалтерский и налоговый учет отпусков? Когда допускается выплата компенсации вместо предоставления отпуска? Рассмотрен и вопрос об отпуске без сохранения заработной платы.


Трудовое законодательство предполагает для работников различные виды отпусков (см. Схему 1).

Схема 1
Свернуть Показать

В данной статье мы рассмотрим самый распространенный вид отдыха – ежегодный основной оплачиваемый отпуск.

Основные положения

Каждый работник имеет право на ежегодный оплачиваемый отпуск (ст. 21 ТК РФ). Ежегодные отпуска предоставляются с сохранением места работы (должности) и среднего заработка (ст. 114 ТК РФ). Как правило, продолжительность такого отдыха составляет 28 календарных дней (ст. 115 ТК РФ). Заметим, что работа на условиях неполного рабочего времени не влияет на продолжительность ежегодного основного оплачиваемого отпуска (ст. 93 ТК РФ).

Вместе с тем существуют так называемые удлиненные отпуска, длительность которых варьируется в зависимости от должности, работы либо возраста (см. Таблицу 1, где мы указали некоторые из них).

Таблица 1

Кому полагается ежегодный основной удлиненный оплачиваемый отпуск

Свернуть Показать

Кроме того, некоторым сотрудникам полагается ежегодный дополнительный оплачиваемый отпуск (ст. 116 ТК РФ).

Учтите, что не допускается увольнение работника по инициативе работодателя в период его пребывания в отпуске. Исключение составляет ликвидация организации либо прекращение деятельности индивидуальным предпринимателем (ст. 81 ТК РФ).

Отметим, что в стаж работы, дающий право на ежегодный основной оплачиваемый отпуск, включается далеко не все время, которое работник числится у данного работодателя (см. Таблицу 2).

Таблица 2

Исчисление стажа работы для отпуска

Свернуть Показать

Продолжительность ежегодных основного и дополнительных оплачиваемых отпусков исчисляется в календарных днях и максимальным пределом не ограничивается. При этом все нерабочие праздничные дни, приходящиеся на период отдыха, в число календарных дней отпуска не включаются (ст. 120 ТК РФ). Отметим, что данное правило не касается учебных отпусков.

При исчислении общей продолжительности отдыха надо суммировать основной и дополнительный отпуска:

Кстати, многие забывают о существовании Правил об очередных и дополнительных отпусках, утвержденных Народным Комиссариатом Труда СССР 30.04.1930 г. № 169 (далее – Правила № 169). Правда, действие данного документа ограничено лишь той частью, которая не противоречит Трудовому кодексу.

Порядок предоставления отпуска

Когда возникает право на отпуск?

Начнем с того, что оплачиваемый отпуск должен предоставляться работнику ежегодно. При этом право на использование отпуска за первый год работы возникает у сотрудника только по истечении шести месяцев его непрерывной работы у данного работодателя. Однако помните, что по соглашению работодателя и работника отпуск может быть предоставлен и раньше (ст. 122 ТК РФ). В последующие годы отпуска предоставляются в любое время в соответствии с очередностью, установленной у данного работодателя.

Однако отдельным категориям работников ежегодный оплачиваемый отпуск всегда предоставляется в удобное для них время. Например:

  • женщинам – перед отпуском по беременности и родам или непосредственно после него;
  • работникам в возрасте до 18 лет;
  • работникам, усыновившим ребенка (детей) в возрасте до трех месяцев;
  • инвалидам войны (п. 17 ст. 14 закона от 12.01.1995 г. № 5-ФЗ «О ветеранах»);
  • работнику в период нахождения его жены в отпуске по беременности и родам (ст. 123 ТК РФ);
  • лицам, работающим по совместительству. Данная категория сотрудников вправе взять отпуск одновременно с отпуском по основной работе (ст. 286 ТК РФ);
  • супругам военнослужащих. Они могут взять отпуск одновременно с отпуском мужа/жены (п. 11 ст. 11 закона от 27.05.1998 г. № 76-ФЗ «О статусе военнослужащих»).

Оформляем отпускные документы

Все формы для оформления и учета отпусков утверждены постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 г. № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» (далее – Постановление № 1). Для отражения сведений о времени распределения ежегодных оплачиваемых отпусков составляют график отпусков (форма № Т-7). В данном документе следует учесть не только положения действующего законодательства и специфику деятельности предприятия, но и пожелания самих работников (см. Пример 1). При этом график отпусков обязателен как для работодателя, так и для работника.

Пример 1
Свернуть Показать

График отпусков подписывает руководитель кадровой службы, а утверждает руководитель организации. При наличии профсоюза придется еще учесть мотивированное мнение выборного профсоюзного органа об очередности предоставления оплачиваемых отпусков. Имейте в виду, что график должен быть утвержден не позднее, чем за две недели до наступления календарного года. При этом работник извещается о времени отпуска под роспись не позднее, чем за две недели до его начала (ст. 123 ТК РФ).

При отправлении сотрудника в отпуск составляется приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику (форма № Т-6 или форма № Т-6а), который подписывает руководитель организации, после чего приказ объявляется сотруднику под роспись (см. Пример 2).

Пример 2
Свернуть Показать

Условия примера:

Алешину Д.А. предоставлен ежегодный основной оплачиваемый отпуск.

Продолжительность отпуска – 28 календарных дней. Период отпуска – с 16.07.2008 г. по 12.08.2008 г.

Сведения об отпуске отражают в личной карточке работника (форма № Т-2 или № Т-2ГС (МС)) (см. Пример 3), лицевом счете (форма № Т-54 или № Т-54а).

Пример 3
Свернуть Показать

Заполним сведения об отпуске в личной карточке работника (форма № Т-2). Воспользуемся данными Примера 2.

Далее производится расчет заработной платы, причитающейся за отпуск, по форме № Т-60 «Записка-расчет о предоставлении отпуска работнику» (см. Пример 4).

Пример 4
Свернуть Показать

Алешину Д.А. предоставлен ежегодный основной оплачиваемый отпуск.

Продолжительность отпуска – 28 календарных дней. Период отпуска – с 16.07.2008 г. по 12.08.2008 г.

Расчетный период – с 01.07.2007 г. по 30.06.2008 г.

Заработная плата в расчетном периоде – по 8 000 руб. в месяц, в декабре 2008 г. – 380,95 руб.

В расчетном периоде был ежегодный основной оплачиваемый отпуск продолжительностью 28 календарных дней (с 04.12.2007 г. по 31.12.2007 г.).

Произведем расчет заработной платы, причитающейся за отпуск. Заполним оборотную сторону формы № Т-60 «Записка-расчет о предоставлении отпуска работнику».

1) Количество учитываемых календарных дней в декабре 2,85 дн. (29,4 дн. / / 31 дн. х (31 дн. – 28 дн.)).

2) Количество учитываемых календарных дней в расчетном периоде 326,25 дн. (29,4 дн. х 11 мес. + 2,85 дн.).

3) Сумма начисленной заработной платы за расчетный период 88 380,95 руб. (8 000 руб. х 11 мес. + 380,95 руб.).

4) Средний дневной заработок в расчетном периоде 270,90 руб. (88 380,95 руб. / 326,25 дн.).

5) Отпускные 7 585,20 руб. (270,90 руб. х 28 дн.).

В зависимости от вида отпуска в табеле учета рабочего времени (форма № Т-12 или № Т-13) ставят соответствующее буквенное обозначение (см. Таблицу 3).

Таблица 3

Обозначение отпусков в табеле учета рабочего времени

Свернуть Показать

Продление или перенесение отпуска

Отпуск может быть продлен или перенесен на другой срок. Например, в случаях:

  • временной нетрудоспособности работника (ст. 124 ТК РФ);
  • исполнения работником во время ежегодного оплачиваемого отпуска государственных обязанностей (ст. 124 ТК РФ). Например, время прохождения сотрудником военных сборов;
  • когда предоставление отпуска сотруднику может неблагоприятно отразиться на нормальном ходе работы предприятия (ст. 124 ТК РФ);
  • совпадения ежегодного оплачиваемого отдыха с учебным отпуском (ст. 173–177 НК РФ).

В дальнейшем отпуск должен быть использован не позднее 12 месяцев после окончания того рабочего года, за который он предоставляется.

Продление и перенесение отпуска происходит с ведома работодателя и с учетом пожеланий работника. Для этого в график отпусков вносят соответствующие изменения. В этом случае не забудьте получить разрешение лица, утвердившего этот самый график.

Имейте в виду, что запрещается непредоставление ежегодного оплачиваемого отпуска в течение двух лет подряд. При этом работникам в возрасте до 18 лет и сотрудникам, занятым на работах с вредными и (или) опасными условиями труда, отпуск должен предоставляться ежегодно.

Деление отпуска на части

По соглашению между работником и работодателем трудовым законодательством допускается деление отпуска на части. Причем хотя бы одна из частей этого отпуска должна составлять не менее 14 календарных дней (ст. 125 ТК РФ).

Также возможен и отзыв из отпуска. Для этого необходимо получить согласие самого работника. Неиспользованная часть отдыха должна быть в дальнейшем предоставлена в удобное для сотрудника время в течение текущего рабочего года или присоединена к отпуску за следующий рабочий год.

Обратите внимание на то, что не допускается отзыв из отпуска следующих лиц:

  • работников в возрасте до 18 лет;
  • беременных женщин;
  • работников, занятых на работах с вредными или опасными условиями труда.

Выплата отпускных

Оплата отпуска производится не позднее, чем за три дня до его начала (ст. 136 ТК РФ).

Учтите, что если работнику своевременно не были выплачены отпускные либо сотрудник был предупрежден об отпуске позднее чем за две недели до его начала, то работодатель по письменному заявлению работника обязан перенести время отдыха на другой срок.

Также при нарушении срока оплаты отпуска работодатель обязан выплатить отпускные вместе с уплатой процентов (денежной компенсацией) в размере не ниже одной трехсотой действующей в это время ставки рефинансирования Центрального банка от не выплаченных в срок сумм за каждый день просрочки. Имейте в виду, что Трудовым кодексом установлен порядок расчета минимального размера денежной компенсации при нарушении работодателем срока выплат денежных средств. Вместе с тем размер выплат может быть повышен коллективным договором либо трудовым договором (ст. 236 ТК РФ). В этом случае сумма всей компенсации не будет облагаться налогом на доходы физических лиц. В свою очередь при отсутствии в договоре указания о порядке расчета возмещения доходом, освобождаемым от налого обложения, будет являться только сумма, рассчитанная исходя из минимального размера, установленного Трудовым кодексом (письма Минфина от 06.08.2007 г. № 03-04-05-01/261 и от 26.07.2007 г. № 03-04-05-01/247).

Бухгалтерский учет отпусков

Информация о расчетах по оплате отпускных отражается по кредиту счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» в корреспонденции со счетами учета затрат на производство (расходов на продажу) и других источников (План счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций, утвержденный приказом Минфина от 31.10.2000 г. № 94н.):

  • Дебет 20 (23, 25, 26, 44, 97) Кредит 70 – начислены отпускные;
  • Дебет 70 Кредит 68 «Расчеты по НДФЛ» – удержан НДФЛ с суммы отпускных.

По дебету счета 70 проходят выплаченные суммы отпускных:

  • Дебет 70 Кредит 50 – отражена выплата отпускных из кассы предприятия.

Переходящую часть отпуска вписывают пропорционально дням отдыха, приходящимся на разные месяцы, как затраты и расходы будущих периодов либо единовременно на счета затрат.

Если же организация для более равномерного списания предстоящих расходов создает резервы на оплату отпусков, то используется счет 96 «Резервы предстоящих расходов».

Налоговый учет отпусков

Расходы на оплату труда, сохраняемую работникам на время отпуска, предусмотренного законодательством:

  • по налогу на прибыль входят в состав расходов на оплату (п. 7 ст. 255 НК РФ);
  • подлежат налогообложению ЕСН (п. 1 ст. 236 НК РФ);
  • подлежат налогообложению страховыми взносами на обязательное пенсионное страхование (п. 2 ст. 10 закона от 15.12.2001 г. № 167-ФЗ «Об обязательном пенсионном страховании в Российской Федерации», далее – Закон № 167-ФЗ);
  • подлежат налогообложению НДФЛ (п. 1 ст. 209, п. 1 ст. 210 НК РФ);
  • подлежат налогообложению взносами на обязательное страхование от несчастных случаев на производстве и профзаболеваний (п. 3 Правил начисления, учета и расходования средств на осуществление обязательного социального страхования от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний, утвержденных постановлением Правительства РФ от 02.03.2000 г. № 184).

Также следует иметь в виду следующие налоговые нюансы, касающиеся отпускных расходов:

  • суммы материальной помощи, предоставляемой работникам к отпуску, не учитываются в расходах для целей налогообложения прибыли (п. 23 ст. 270 НК РФ, письмо Минфина от 20.02.2008 г. № 03-03-06/1/120);
  • отпускные отражают при заполнении налоговой карточки по учету доходов и НДФЛ (форма № 1-НДФЛ) и справки о доходах физического лица (форма № 2-НДФЛ) в тех месяцах, в которых эти доходы были выплачены (письма Минфина от 06.03.2008 г. № 03-04-06-01/49 и от 24.01.2008 г. № 03-04-07-01/8);
  • объект обложения ЕСН возникает в момент начисления отпускных выплат (письмо от 21.09.2007 г. № 03-04-06-02/192);
  • при уточнении налоговой базы работника в текущем отчетном периоде в связи с излишне начисленными выплатами за прошедший период корректировка базы предыдущего отчетного периода по ЕСН не производится и уточненный расчет за предыдущий отчетный период не представляется (письмо Минфина от 06.03.2007 г. № 03-04-06-02/38).

Компенсация за неиспользованный отпуск

Денежной компенсацией может быть заменена только та часть отпуска, которая превышает 28 календарных дней (ст. 126 ТК РФ).

Судебно-арбитражная практика
Свернуть Показать

Арбитры решили, что выплата денежной компенсации за основной отпуск (а не только превышающая 28 календарных дней) хотя и является нарушением трудового законодательства, но никак не влияет на порядок налогообложения. Дело в том, что указанная компенсация в любом случае подлежит выдаче работнику и в силу пункта 8 статьи 255 Налогового кодекса относится к расходам на оплату труда (постановление ФАС Уральского округа от 27.07.2006 г. № Ф09-6575/06-С2).

При суммировании отпусков компенсируется часть каждого ежегодного оплачиваемого отпуска, превышающая 28 календарных дней, или любое количество дней из этой части. Для получения компенсации работник должен написать соответствующее заявление. Денежная компенсация подлежит налогообложению в том же порядке, что и отпускные выплаты.

Учтите, что не допускается замена денежной компенсацией ежегодного основного либо дополнительного отпуска беременным женщинам и работникам в возрасте до восемнадцати лет, а также ежегодного дополнительного оплачиваемого отпуска за работу во вредных условиях.

В свою очередь при увольнении работнику должна быть выплачена денежная компенсация за все неиспользованные отпуска (ст. 127 ТК РФ). В данном случае порядок налогообложения денежной компенсации следующий:

  • по налогу на прибыль входит в состав расходов на оплату (п. 7 ст. 255 НК РФ);
  • не подлежит налогообложению ЕСН (подп. 2 п. 1 ст. 238 НК РФ);
  • не подлежит налогообложению страховыми взносами на обязательное пенсионное страхование (п. 2 ст. 10 Закона № 167-ФЗ);
  • подлежит налогообложению НДФЛ (п. 3 ст. 217 НК РФ);
  • не подлежит налогообложению взносами на обязательное страхование от несчастных случаев на производстве и профзаболеваний (п. 1 Перечня выплат, на которые не начисляются страховые взносы в ФСС РФ, утвержденного постановлением Правительства от 07.07.1999 г. № 765).

Кстати, увольняемые по каким бы то ни было причинам сотрудники, проработавшие у данного нанимателя не менее 11 месяцев, подлежащих зачету в срок работы, дающий право на отпуск, получают полную компенсацию (п. 28 Правил № 169).

Отпуска без сохранения заработной платы

Работнику по его письменному заявлению может быть предоставлен отпуск и без сохранения заработной платы. В этом случае продолжительность отдыха определяется по соглашению между сотрудником и работодателем (ст. 128 ТК РФ).

В свою очередь определенным категориям сотрудников работодатель обязан по их просьбе (на основании письменного заявления) предоставить отпуска без сохранения заработной платы (см. Таблицу 4).

Таблица 4

Законодательно предусмотренные отпуска без сохранения заработной платы

Свернуть Показать

Также возможно предоставление отпуска без сохранения заработной платы и в других случаях, предусмотренных законодательством (например, учебные отпуска) либо коллективным договором.

на
Электронная подписка за 8400 руб. Печатная версия за YYY руб.

  7 голосов

Нет комментариев
Свернуть форму комментария Комментировать

  • Добавить
Закрыть
Закрыть

  • Отправить
Закрыть

Подписка


на журналы


Все поля обязательны.
Закрыть

Задать вопрос для интервью
  • Отправить
9 Мая – Всероссийский праздник День победы.