• Журнал «Налоговый учет для бухгалтера» июль 2008
  • Рубрика Практические рекомендации

Трудовые книжки по правилам

  • Рейтинг 4.9
  • 7 комментариев
  • 16382 просмотра
Знаете ли вы, что не все данные можно внести в трудовую книжку? Например, о временном переводе данные не вносятся. Автор подробно рассказывает о правилах ведения, учета и хранения трудовых книжек: как нужно вносить изменения и исправления в трудовую книжку, как подшить вкладыш, как оформить новую книжку, кому и в каких случаях положен дубликат и др.


Трудовая книжка является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника (ст. 66 ТК РФ). Форма, правила ведения и хранения трудовых книжек утверждены постановлением Правительства от 16.04.2003 г. № 225 «О трудовых книжках» (далее – Правила). Инструкцию по заполнению трудовых книжек можно посмотреть в постановлении Минтруда от 10.10.2003 г. № 69 «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек» (далее – Инструкция). Отметим, что не так давно постановление Правительства от 01.03.2008 г. № 132 «О внесении изменений в постановление Правительства Российской Федерации от 16.04.2003 г. № 225» привело в соответствие положения Правил с Трудовым кодексом. В результате был внесен ряд уточнений по порядку ведения трудовых книжек; действия Правил распространили и на индивидуальных предпринимателей.

Как купить трудовую книжку

Порядок обеспечения работодателей бланками трудовой книжки и вкладыша в трудовую книжку утвержден приказом Минфина от 22.12.2003 г. № 117н. Исходя из данного порядка, изготовление бланков трудовой книжки и вкладыша к ней может осуществлять только Объединение государственных предприятий и организаций по производству государственных знаков – Объединение «ГОЗНАК» Министерства финансов. Все бланки имеют соответствующую степень защиты. Дальнейшее распространение бланков осуществляют лица, отвечающие требованиям, установленным изготовителем. Дальнейшее обеспечение работодателей бланками трудовой книжки и вкладыша к ней осуществляют на основании договора, заключенного с изготовителем или распространителем. Поэтому будет в корне неверным просто прийти в магазин и без соответствующего договора купить бланк.

Пример 1
Свернуть Показать

ООО «Монтаж» приобрело 10 бланков трудовых книжек на общую сумму 1 180 руб. (в т.ч. НДС – 180 руб.). Оплата за бланки была произведена через расчетный счет организации.

В бухгалтерском учете ООО «Монтаж» надо сделать следующие проводки:

  • Дебет 60 Кредит 51 – 1 180 руб. – оплачены бланки трудовых книжек;
  • Дебет 10 Кредит 60 – 1 000 руб. – оприходованы бланки трудовых книжек;
  • Дебет 19 Кредит 60 – 180 руб. – учтен НДС по трудовым книжкам;
  • Дебет 68 «Расчеты по НДС» Кредит 19 – 180 руб. – произведен вычет по НДС;
  • Дебет 006 – 1 000 руб. – учтены бланки трудовых книжек на забалансовом счете.

Ведение трудовых книжек

Заполняя книжку, вооружитесь ручкой черного, синего или фиолетового цвета. Записи всех дат производят арабскими цифрами (см. Пример 2): число и месяц – двузначными, год – четырехзначными (п. 1.1 Инструкции).

Пример 2

Если работник принят на работу 7 июня 2008 г., то в трудовой книжке делается следующая запись: «07.06.2008».

Все записи в пределах соответствующего раздела имеют свой порядковый номер. При этом не допускаются никакие сокращения (п. 11 Правил).

Какие данные вносят в трудовую книжку

Как правило, в трудовую книжку вносят следующие данные:

  • о работнике;
  • о выполняемой работе;
  • о переводах на другую постоянную работу;
  • о времени военной службы;
  • о времени обучения на курсах и в школах по повышению квалификации, по переквалификации и подготовке кадров;
  • об увольнении;
  • о награждениях за успехи в работе.

По желанию сотрудника также могут быть записаны сведения о работе по совместительству. При этом решения о взысканиях в трудовую книжку не записывают. Исключение составляет дисциплинарное взыскание в виде увольнения (ст. 66 ТК РФ).

Учтите, что с каждой вносимой в трудовую книжку записью (прием на работу, перевод и увольнение) работодатель обязан ознакомить ее владельца под роспись в его личной карточке (№ Т-2), форма которой утверждена постановлением Госкомстата от 05.01.2004 г. № 1 (п. 12 Правил).

Не забудьте, что в трудовую книжку вносят запись лишь на основании соответствующего приказа работодателя и не позднее недельного срока, а при увольнении – в день увольнения. При этом все формулировки должны в точности соответствовать тексту распоряжения (п. 10 Правил).

В соответствии с пунктом 7 Правил работодатель обязан по письменному заявлению сотрудника не позднее трех рабочих дней со дня его подачи выдать ему копию трудовой книжки либо заверенную выписку.

Внесение изменений и исправлений

Все изменения в фамилии, имени, отчестве, дате рождения и образовании работника производятся по последнему месту работы (п. 26 Правил). Основанием поправок являются паспорт, свидетельство о рождении, о браке, о расторжении брака, об изменении фамилии и т.д.

Указанные изменения делают на титульном листе трудовой книжки. При этом одной чертой зачеркивается прежняя фамилия или имя, отчество, дата рождения и записываются новые данные. Все ссылки на соответствующие документы делают на внутренней стороне обложки трудовой книжки и заверяют подписью работодателя или специально уполномоченного им лица и печатью организации либо печатью кадровой службы (п. 2.3 Инструкции). В дальнейшем все изменения и дополнения записей о полученных новых образовании, профессии, специальности осуществляют путем дополнения имеющихся записей или заполнения соответствующих строк без зачеркивания ранее внесенных записей (п. 2.4 Инструкции). Исправление неправильной записи производят по месту работы, где она была внесена, либо по новому месту работы на основании официального документа работодателя, допустившего ошибку (п. 27 Правил). В случае ликвидации работодателя, сделавшего ошибку, исправления по новому месту работы делают также на основании соответствующего документа (п. 28 Правил).

Учтите, что в разделах, содержащих сведения о работе, зачеркивание неправильных записей не допускается. Согласно пункту 30 Правил абсолютно все изменения производятся путем признания записей недействительными и внесения правильных данных (см. Пример 3).

Пример 3

Подшиваем вкладыш

Может случиться и так, что все страницы одного из разделов трудовой книжки окажутся заполнены. В этом случае в книжку вшивается специальный вкладыш (п. 38 Правил). При выдаче каждого такого вкладыша в трудовой книжке ставится штамп с надписью «Выдан вкладыш» и указываются его серия и номер (п. 39 Правил).

Учтите, что вкладыш без трудовой книжки недействителен.

Кому положен дубликат

Лицо, утратившее трудовую книжку, сообщает об этом факте по последнему месту своей работы. Далее не позднее 15 дней со дня подачи заявления указанный работодатель выдает работнику дубликат трудовой книжки (п. 31 Правил).

В дубликат трудовой книжки вносят следующие сведения (п. 32 Правил):

  • о стаже работника до поступления к данному работодателю, подтвержденном соответствующими документами (стаж записывают суммарно);
  • о работе и награждениях, которые вносились в трудовую книжку по последнему месту работы.

Имейте в виду, что выдача дубликата возможна и при наличии в трудовой книжке записи об увольнении или переводе на другую работу, признанной недействительной. В этом случае в новую книжку переносят все произведенные ранее записи, за исключением строки, признанной недействительной (п. 33 Правил).

Учет и хранение трудовых книжек

Для учета трудовых книжек ведут приходно-расходную книгу по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них. Образцы книг приведены в постановлении Минтруда от 10.10.2003 г. № 69 «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек».

Отметим, что книги должны быть пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью руководителя организации и печатью.

Приходно-расходная книга

Приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее ведется бухгалтерией организации (см. Пример 4). В нее вносят все сведения, связанные с получением и расходованием бланков трудовой книжки и вкладышей в нее (п. 41 Правил).

Пример 4

Форма приходно-расходной книги по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее

Пример 5

Форма книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них

Свернуть Показать

Книга учета движения трудовых книжек

Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них ведется подразделением организации, оформляющим прием и увольнение работников. В указанной книге регистрируют все трудовые книжки, принятые от лиц, поступающих на работу, а также выданные новым работникам трудовые книжки и вкладыши с указанием серии и номера (см. Пример 5). Не все знают, что при получении трудовой книжки в связи с увольнением сотрудник должен расписаться в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них (п. 41 Правил).

Хранение трудовых книжек

Все бланки трудовых книжек и вкладыши хранят как документы строгой отчетности и выдают лицу, ответственному за ведение трудовых книжек, по его заявке. Ежемесячно ответственное лицо предоставляет в бухгалтерию предприятия отчет о наличии бланков и о суммах, полученных за оформленные трудовые книжки и вкладыши в них, с приложением приходного ордера кассы организации. При этом испорченные при заполнении бланки подлежат уничтожению с составлением соответствующего акта (п. 42 Правил).

Отметим, что законодательство не содержит запрета на выдачу работнику по его просьбе подлинника трудовой книжки в период действия трудового договора. Тем не менее предупреждаем, что ответственность за ее утерю будет все равно нести специально уполномоченное должностное лицо организации (письмо Роструда от 18.03.2008 г. № 656-6-0).

Прием на работу

В соответствии со статьей 66 Трудового кодекса работодатель (за исключением работодателей – физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями) ведет трудовые книжки на каждого работника, проработавшего у него свыше пяти дней. Заметим, что это правило действительно только для тех сотрудников, для которых данная работа является основной.

При приеме на работу в графе 3 раздела «Сведения о работе» в виде заголовка надо указать полное и сокращенное наименование организации. Под этим заголовком в графе 1 ставят порядковый номер записи. Далее в графе 2 – дату приема на работу. В графе 3 делают запись о принятии в соответствующее структурное подразделение, наименование должности (работы) с указанием квалификации. В графу 4 заносят дату и номер решения, согласно которому работник принят на работу (п. 3.1 Инструкции).

Оформление трудовой книжки лицу, принятому на работу впервые, должно проходить в присутствии сотрудника и не позднее недельного срока со дня приема его на работу (п. 8 Правил).

В трудовую книжку вносят следующие сведения о работнике (п. 9 Правил):

  • фамилию, имя, отчество, дату рождения (число, месяц, год) – на основании паспорта или иного документа, удостоверяющего личность;
  • образование, профессию, специальность – на основании документов об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний.

Отметим, что по желанию работника в трудовую книжку записывают данные о незаконченном образовании. Основанием могут являться следующие документы: студенческий билет, зачетная книжка, справка образовательного учреждения и т.п. (п. 2.1 Инструкции).

Кстати, в случае отсутствия у нового сотрудника трудовой книжки в связи с ее утратой или повреждением работодатель обязан по письменному заявлению этого лица (с указанием причины отсутствия книжки) оформить новую трудовую книжку (ст. 65 ТК РФ).

Учтите, что трудовая книжка иностранного образца, представленная гражданином другой страны, не соответствует форме, признаваемой на территории Российской Федерации. Поэтому работодатель должен завести на данного работника новую трудовую книжку. Причем никаких записей о стаже этого лица в соответствии с трудовой книжкой иностранного образца в трудовую книжку российского образца не производится (письмо Управления правового обеспечения Роструда от 15.06.2005 г. № 908-6-1).

При выдаче трудовой книжки или вкладыша в нее работодатель взимает с сотрудника плату, размер которой определяется размером расходов на приобретение данного бланка (п. 47 Правил).

В настоящее время существуют две противоположные позиции по учету выдаваемых бланков трудовых книжек. Вопрос заключается в том, надо ли при выдаче работнику бланка начислять НДС. Несмотря на всю абсурдность ситуации, налоговики считают, что передача бланков трудовых книжек сотрудникам является реализацией. В обоснование своей позиции они приводят пункт 1 статьи 146 Налогового кодекса, где говорится, что объектом обложения НДС признаются операции по реализации товаров. Вместе с тем реализация – это передача на возмездной основе права собственности на эти товары (п. 1 ст. 39 НК РФ). Например, в письме от 26.09.2007 г. № 07-05-06/242 Минфин четко сказал, что выдача работникам трудовых книжек и вкладышей к ним за плату для целей НДС считается реализацией товаров и подлежит обложению этим налогом в общеустановленном порядке. В этом же письме чиновники разъяснили, что затраты на приобретение указанных бланков могут быть учтены для целей налогообложения прибыли. Ведь данные расходы являются экономически оправданными, и произведены они для осуществления деятельности, направленной на получение дохода. В свою очередь доходы, возникающие при выдаче трудовых книжек и вкладышей к ним, надо отражать как внереализационные.

Кстати, при получении наличных денег за бланк трудовой книжки либо вкладыш придется воспользоваться кассовым аппаратом. Так что наиболее оптимальным будет вычесть стоимость книжки из заработной платы на основании заявления сотрудника (см. Пример 6).

Пример 6

Пример 7
Свернуть Показать

Воспользуемся данными Примера 1.

В дальнейшем 3 бланка трудовых книжек были переданы специалисту по кадрам для оформления вновь принятых работников. В соответствии с заявлениями сотрудников стоимость бланков была удержана из их заработной платы.

В бухгалтерском учете надо сделать следующие проводки:

  • Дебет 91-2 Кредит 10 – 300 руб. – отражено списание бланков трудовых книжек;
  • Дебет 91-2 Кредит 68 – 54 руб. – учтен НДС со стоимости бланков трудовых книжек;
  • Дебет 73 Кредит 91-1 – 354 руб. – отражена стоимость реализованных бланков трудовых книжек;
  • Дебет 70 Кредит 73 – 354 руб. – отражено удержание из заработной платы сотрудников стоимости бланков трудовых книжек;
  • Кредит 006 – 300 руб. – отражено списание бланков трудовых книжек.

Учтите, что иногда возникают такие ситуации, когда стоимость бланков оплачивает не сотрудник, а работодатель. Так может получиться в случае неправильного первичного заполнения трудовой книжки или вкладыша в нее, а также порчи книжки не по вине работника (п. 48 Правил).

Кстати, если работник не приступил к работе в день, установленный трудовым договором, то работодатель вправе аннулировать трудовой договор, который будет считаться незаключенным. При аннулировании издают соответствующий приказ. При этом никакая запись в трудовую книжку не делается (письмо Роструда от 19.12.2007 г. № 5203-6-0).

Формулировки записей при увольнении

Основная трудность при заполнении трудовой книжки возникает в правильности формулирования причины увольнения. Казус заключается в том, что в данном случае Инструкция противоречит нормам Трудового кодекса.

Например, при увольнении по собственному желанию Инструкция рекомендует сделать следующую запись:

«Уволен по собственному желанию, пункт 3 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации».

Однако запись в трудовую книжку об основании и о причине прекращения трудового договора должна производиться в точном соответствии с формулировками Трудового кодекса или иного федерального закона. При этом делают ссылку на соответствующие статью, часть статьи, пункт статьи (ст. 84.1 ТК РФ).

Итак, пункт 3 статьи 77 Трудового кодекса звучит так: «расторжение трудового договора по инициативе работника (статья 80 настоящего Кодекса)».

Получается, что более правильно запись об увольнении должна выглядеть следующим образом:

«Трудовой договор расторгнут по инициативе работника, пункт 3 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации».

Как видите, у нас изменилась не только формулировка причины увольнения, но и в ссылку на пункт Трудового кодекса добавилась часть статьи.

На какую статью сослаться при внесении записи в трудовую книжку об увольнении работника, можно посмотреть в Таблице 1.

Таблица 1

В Таблице 2 приведены наиболее распространенные формулировки записей при увольнении работников, которые, по нашему мнению, соответствуют положениям Трудового кодекса.

Таблица 2
Свернуть Показать

При увольнении сотрудника все записи, внесенные в его трудовую книжку, заверяются подписью лица, ответственного за ведение трудовых книжек, печатью работодателя и подписью самого работника (п. 35 Правил).

Задержка в выдаче книжки

В день прекращения трудового договора работодатель обязан выдать увольняемому трудовую книжку.

Может получиться и так, что в день увольнения выдать трудовую книжку не представляется возможным в связи с отсутствием сотрудника либо отказом от ее получения. В этом случае надо направить работнику уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправление ее по почте. Со дня отправления уведомления работодатель освобождается от ответственности за задержку в выдаче книжки. В дальнейшем трудовая книжка выдается сотруднику не позднее трех рабочих дней со дня его письменного обращения (ст. 84.1 ТК РФ).

Учтите, что при задержке выдачи трудовой книжки по вине работодателя либо внесении неправильной формулировки причины увольнения работодатель обязан возместить сотруднику не полученный им за все время задержки заработок. При этом днем прекращения трудового договора будет являться день выдачи трудовой книжки. О новом дне увольнения работника надо издать приказ и внести соответствующую запись в трудовую книжку. При этом ранее внесенная запись признается недействительной (п. 35 Правил).

В случае смерти работника трудовую книжку выдают одному из его родственников под расписку или высылают по почте по письменному заявлению родственника (п. 37 Правил).

Перевод

При увольнении, в связи с переводом на постоянную работу в другую организацию, в графе 3 раздела «Сведения о работе» трудовой книжки указывают, в каком порядке осуществляется перевод: «по просьбе работника» или «с его согласия». В свою очередь при приеме на новое место работы в трудовой книжке в графе 3 раздела делается запись с указанием, что работник принят (назначен) в порядке перевода (п. 6.1 Инструкции).

Запись о совместительстве

Сведения о совместительстве вносятся в трудовую книжку по месту основной работы на основании документа, подтверждающего работу по совместительству (п. 20 Правил).

Пример 8

В аналогичном порядке производят запись об увольнении.

Ответственность

Имейте в виду, что за нарушение установленного законодательством порядка ведения, учета, хранения и выдачи трудовых книжек предусмотрена административная ответственность статьей 6.27 Кодекса об административных правонарушениях (см. Таблицу 3).

Таблица 3

на
Электронная подписка за 8400 руб. Печатная версия за YYY руб.

  11 голосов

7 комментариев
Свернуть форму комментария Комментировать

  • Добавить
fstalker, 27 ноября 2013 09:34

Приведенные в таблице 2 образцы записей в трудовую книжку, вопреки мнению авторов, НЕ соответствуют положениям Трудового кодекса, а именно части 4 статьи 66 ТК РФ, которая гласит: "В трудовую книжку вносятся сведения... ОБ УВОЛЬНЕНИИ РАБОТНИКА, А ТАКЖЕ ОСНОВАНИЯ ПРЕКРАЩЕНИЯ ТРУДОВОГО ДОГОВОРА". Данная формулировка имеет однозначное толкование - запись должна содержать и сведения об увольнении, и сведения об основании прекращения трудового договора.

-3

Ответить
fstalker, 27 ноября 2013 09:50

Частью второй статьи 66 определено, что « Форма, порядок ведения и хранения трудовых книжек, а также порядок изготовления бланков трудовых книжек и обеспечения ими работодателей УСТАНАВЛИВАЮТСЯ УПОЛНОМОЧЕННЫМ Правительством Российской Федерации ФЕДЕРАЛЬНЫМ ОРГАНОМ ИСПОЛНИТЕЛЬНОЙ ВЛАСТИ». В соответствии со статьей 66 Трудового кодекса Российской Федерации Правительство Российской Федерации своим постановлением от 16 апреля 2003 г. N 225 "О трудовых книжках" утвердило «Правила ведения и хранения трудовых книжек, …». В этом же Постановлении было дано распоряжение Министерству труда и социальной защиты Российской Федерации утвердить Инструкцию по заполнению трудовых книжек , а также давать разъяснения по вопросам применения Правил, утвержденных постановлением №225. Инструкция по заполнению трудовых книжек утверждена Министерством труда и социального развития Российской Федерации и действует по настоящее время.

-3

Ответить
fstalker,, 27 ноября 2013 10:08

Издательство "Делопресс" не является УПОЛНОМОЧЕННЫМ Правительством Российской Федерации ФЕДЕРАЛЬНЫМ ОРГАНОМ ИСПОЛНИТЕЛЬНОЙ ВЛАСТИ для того чтобы вносить изменения в Инструкцию по заполнению трудовых книжек. Следовательно, рекомендации автора статьи о внесении в трудовую книжку записей , не соответствующих Инструкции, являются незаконными.

-2

Ответить Свернуть ветку + Развернуть ветку (1 сообщение)
Анонимный гость, 3 декабря 2013 11:40

А это и не изменения, это статья. И, между прочим, в законодательстве действительно имеется противоречие. Ст.84.1 ТК требует, чтобы записи об увольнении вносились в точном соответствии с формулировками ТК, а в ст. 77 она звучит "расторжение трудового договора по инициативе работника".
А ТК имеет большую юр.силу, чем Инструкция № 69.

+2

Ответить
Анна, 23 декабря 2013 09:34

Здравствуйте, что делать если в 2009 году ИП не внес запись в трудовую книжку о приеме и об увольнении, а на новом месте работы уже внесли свои записи, пожалуйста подскажите....заранее благодарю

-2

Ответить Свернуть ветку + Развернуть ветку (1 сообщение)
Администратор, 25 декабря 2013 19:07

Я бы порекомендовала Вам запастись документами, подтверждающими, что Вы работали у этого ИП.
Постарайтесь запастись справкой от ИП, отражающей период Вашей работы, основание прекращения трудового договора; копиями приказов о приеме на работу и об увольнении; трудовым договором; справками 2-НДФЛ; документами, подтверждающими отчисления в ПФР.

-2

Ответить
nalexrf@yandex.ru, 31 июля 2014 09:55

Доброго дня! Подскажите, на основании чего в Трудовой книжке делается запись о размере окладов?

-2

Ответить
Закрыть
Закрыть

  • Отправить
Закрыть

Подписка


на журналы


Все поля обязательны.
Закрыть

Задать вопрос для интервью
  • Отправить
9 Мая – Всероссийский праздник День победы.