Оформление унифицированных форм: основные правила и заполнение формы Т–1

В прошлом номере мы рассказали о том, какие основные принципы надо соблюдать в работе с унифицированными формами, как заполнить форму Т–1, если никакие непредвиденные сложности не возникают, а также как выйти из проблемной ситуации, если приказ подписывает не первое лицо компании, а иной человек, которому делегированы соответствующие полномочия.

В этом номере мы, как и обещали, рассмотрим 5 проблемных ситуаций, связанных с заполнением формы Т–1, и расскажем о путях выхода из них:

1. прием на работу первого лица компании;
2. адаптация формы Т–1 под прохождение практики студентами;
3. изменение реквизитов, связанных с оплатой труда сотрудников в случае приема на работу совместителя;
4. изменение формы в том случае, если срок окончания срочного договора определяется каким-то событием;
5. когда в трудовом договоре указана не должность, на которую принимается работник, а его трудовая функция.

Прием на работу первого лица компании

Зачастую кадровики задают вопрос, какой должна быть форма приказа о приеме на работу генерального директора — унифицированной или произвольной? Мы уже говорили о том, что, так как, согласно постановлению Госкомстата от 5 января 2004 года № 1, унифицированные формы первичной учетной документации, указанные в п. 1.1 постановления (а там указана и форма Т–1), распространяются на все организации, то необходимо пользоваться унифицированными формами. В данном случае форму надо просто-напросто адаптировать под такую ситуацию.

Ну как же я могу «принять» тебя на работу?

Основная проблема заключается в том, что наверху формы Т–1 написано «Принять на работу», в то время как к генеральному директору чаще применяется формулировка «Утвержден в должности» или «Назначен». В данном случае мы можем добавить соответствующий реквизит в форму Т–1, руководствуясь при этом постановлением Госкомстата № 20, утвердившим Порядок применения унифицированных форм первичной учетной документации (возможные варианты образца фрагмента адаптированной формы см. в Примерах 7–8). Напомним, что в данном документе сказано: в унифицированные формы первичной учетной документации (кроме форм по учету кассовых операций), утвержденные Госкомстатом России, организация при необходимости может вносить дополнительные реквизиты. При этом вносимые изменения должны быть оформлены соответствующим организационно-распорядительным документом предприятия. Образец приказа, делающего правомерным внесение соответствующих реквизитов в нашу с вами форму Т–1, необходимых для оформления на работу генерального директора, может выглядеть так, как показано в Примере 9 (это приказ, которым признаются правомерными изменения, внесенные в унифицированную форму из Примера 8).

Здесь хотелось бы обратить внимание на несколько моментов.

Во-первых, если мы уже ввели реквизит «Назначить» или «Утвердить в должности», то графы, относящиеся к реквизиту «Принять на работу», заполнять не следует.

Во-вторых, в приказе, утверждающем изменения к форме Т–1, в подпункте 2.2. мы используем следующую формулировку: «С 09.08.2006 г. применять новую форму при оформлении приема на работу генерального директора». Если бы последних четырех слов в приказе не было, то нам бы пришлось применять новую адаптированную унифицированную форму с лишним реквизитом «Назначить» в отношении всех сотрудников, а это не совсем удобно на практике. Если бы мы внесли этим приказом реквизит «Утвержден», то, соответственно, «жить дальше» нам пришлось бы с ним.

В-третьих, может возникнуть вопрос, кто вправе подписать приказ о внесении изменений в унифицированные формы. Сам новый директор? Но ведь приказ о его оформлении на работу будет издан позже. Будет ли иметь юридическую силу приказ, подписанный директором, еще до конца не оформленным на работу? Решая эту проблемную ситуацию, надо исходить из следующего.

Согласно статье 19 ТК РФ трудовые отношения возникают на основании трудового договора. Это главное основание для возникновения трудовых отношений с любым работником. В статье 16 Трудового кодекса сказано, что в случаях и в порядке, которые установлены каким-либо нормативно-правовым актом, трудовые отношения возникают на основании трудового договора в результате:

• избрания (выборов) на должность;
• избрания по конкурсу на замещение соответствующей должности;
• назначения на должность или утверждения в должности;
• направления на работу уполномоченными законом органами в счет установленной квоты;
• судебного решения о заключении трудового договора;
• фактического допущения к работе с ведома или по поручению работодателя или его представителя независимо от того, был ли трудовой договор надлежащим образом оформлен.

Проще говоря, для принятия на работу некоторых лиц кроме самого главного основания — трудового договора — необходимы некоторые другие дополнительные основания, например, избрание по конкурсу на замещение соответствующей должности. Данный факт может подтверждаться в отношении генерального директора, например, протоколом общего собрания участников общества с ограниченной ответственностью. А вот приказом работодателя оформляется прием на работу. Но приказ не является основанием для возникновения трудовых отношений. Если в трудовом договоре написано, что человек должен приступить к работе, например, 1 августа 2006 года, то в 9.00, когда он выйдет на работу, он будет обладать всеми полномочиями по соответствующей должности, даже если приказ о его приеме будет издан в 18.00. Таким образом, новый директор вполне может утвердить приказ о внесении изменений в форму Т–1.

Что делать с дополнительным основанием?

При оформлении на работу генерального директора скорее всего возникнет необходимость и для включения сведений о дополнительном основании, необходимом для возникновения между ним и организацией трудовых отношений, например, о протоколе общего собрания участников, решении единственного участника и т.д. Построить приказ, утверждающий внесение изменений в форму Т–1, можно аналогично приказу, приведенному в Примере 9. Впрочем, все вносимые изменения можно утвердить и одним приказом. Необходимый нам фрагмент формы Т–1 будет выглядеть так, как показано в Примерах 10–11.

Адаптация формы под прохождение практики студентами

Как известно, при оформлении на работу студента-практиканта у кадровиков возникает масса вопросов: надо ли оформлять с ними трудовой договор или ученический? Стоит ли делать какой-либо договор вообще? И т.д. Безусловно, рассмотрение всех этих проблем — тема отдельной статьи. В данном случае мы представим, что с практикантом заключается трудовой договор. При этом кадровик руководствуется Положением о порядке проведения практики студентов образовательных учреждений высшего профессионального образования и Положением о производственной (профессиональной) практике студентов, курсантов образовательных учреждений среднего профессионального образования, утвержденным Министерством образования Российской Федерации от 21.07.1999 № 1991. Согласно ему при наличии в организации вакантных должностей студенты могут зачисляться на них, если работа соответствует требованиям программы практики. В данном случае желательно прежде всего внести в форму Т–1 информацию о том, что человек принимается на работу для прохождения производственной (или преддипломной) практики. Так как в данном случае прохождение производственной практики является в том числе причиной, обуславливающей заключение срочного договора, то новый вводимый в форму реквизит может выглядеть следующим образом:

Также желательно внести реквизиты, в которых будут отражаться сведения о том, кто является руководителем практики, а в случае, если практика преддипломная, — о теме дипломной работы.

Модифицированная форма Т–1 со всеми новыми реквизитами будет выглядеть так, как показано в Примере 13.

Изменение реквизитов, связанных с оплатой труда в случае приема на работу совместителя

Оплата труда лиц, работающих по совместительству, регулируется статьей 285 ТК РФ.

Если мы посмотрим на форму Т–1, то увидим, что реквизиты, предназначенные для внесения сведений о размерах оплаты труда, не очень-то удобны в отношении совместителей.

Как поступить в этой и других аналогичных проблемных ситуациях, связанных с оплатой труда совместителей? Очень просто — вводите необходимые реквизиты, благодаря которым станет ясно, каким образом производится оплата. Например, в ситуации, рассматриваемой в Примере 14, фрагмент адаптированной унифицированной формы может выглядеть так, как показано в Продолжении Примера 14. Если работнику предоставляется оклад в твердой сумме (без привязки к какому-либо полному окладу), то соответствующий фрагмент формы будет таким, каким он показан в Примере 15.

Изменение формы в том случае, если дата окончания срочного договора определяется каким-либо событием

Представим себе ситуацию, когда дата окончания срочного договора определяется каким-либо событием, а не конкретным числом календаря. Например, сотрудника взяли на время отпуска по беременности и родам другой работницы. Фраза «на время отпуска по беременности и родам» вряд ли вместится в ячейку после предлога «по» в унифицированной форме Т–1. День окончания трудового договора может быть обусловлен:

• одним из нескольких событий или
• событиями либо датой.

Обратимся к письму, написанному одним из наших читателей. Здесь вообще дата окончания договора обуславливается двумя событиями, а также конкретным числом календаря. Понятно, что вся эта накрученная конструкция в договоре обусловлена спецификой англосаксонской правовой системы, где правовые нормы предельно конкретны (то есть в их законе, например, может быть написано, что нельзя выбрасывать осла из самолета, пролетающего над землей на расстоянии 200 метров). Если бы дата окончания этого договора была определена российской компанией, то данная фраза звучала бы гораздо проще: «Срок окончания договора — 10 ноября 2006 года либо до окончания работ в соответствии с проектом или до окончательного завершения работы Работником». Однако вписать всю эту громоздкую конструкцию в ячейку напротив предлога «по» мы тем более не сможем. Что делать в таком случае? Необходимо раздвинуть границы данной ячейки. Нам позволяет это сделать Порядок применения унифицированных форм первичной учетной документации, утвержденный постановлением от 24 марта 1999 года № 20.

В частях 4–5 данного нормативно-правового акта написано: «Форматы бланков, указанных в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, являются рекомендуемыми и могут изменяться. При изготовлении бланочной продукции на основе унифицированных форм первичной учетной документации допускается вносить изменения в части расширения и сужения граф и строк с учетом значности показателей, включения дополнительных строк (включая свободные) и вкладных листов для удобства размещения и обработки необходимой информации».

При этом отдельного распоряжения, закрепляющего подобные изменения в формах (в отличие от введения дополнительных реквизитов) не требуется. В случае если мы принимаем работника на время отпуска по беременности и родам соответствующий фрагмент формы Т–1 будет выглядеть так, как показано в Примере 16. Заполнение формы Т–1 в случае возникновения ситуации, описанной автором письма, см. в Примере 17.

В трудовом договоре указана не должность, на которую принимается работник, а его трудовая функция

Согласно статье 57 ТК РФ в трудовом договоре указываются:

• наименование должности, специальности, профессии с указанием квалификации в соответствии со штатным расписанием организации или
• конкретная трудовая функция.

В связи с этим возникает следующий вопрос. Если в трудовом договоре действительно указана только трудовая функция и не написано, какую должность будет занимать работник, как отразить такую информацию в приказе Т–1? В таком случае мы опять-таки должны внести в форму дополнительные реквизиты и утвердить сделанные изменения приказом руководителя. Соответствующий фрагмент формы будет выглядеть так, как показано в Примере 18. Как мы видим, здесь введена графа для написания трудовой функции, в графе же «Должность (специальность, профессия), разряд, класс (категория) квалификации)» стоит прочерк.