Представьте себе, что руководитель ключевого департамента уходит в декрет. Гендиректор хочет срочно заменить работницу. Ваши действия? Временный перевод, подумаете вы. Правильно! Но знаете ли вы, как документально оформить эту процедуру? С помощью статьи вы сможете не только организовать временный перевод, но и грамотно вернуть «заместителя» на место.
Уход работницы в отпуск по беременности и родам, а затем и в отпуск по уходу за ребенком всегда ставит перед работодателем необходимость принятия организационного, кадрового решения о том, кто будет выполнять ее обязанности. Как правило, работодатели останавливают свой выбор на работнике, который уже трудится в этот момент на предприятии, поскольку тот достаточно осведомлен о специфике данной работы. Если нужно заменить, например, руководителя отдела, то зачастую рядового работника временно переводят на эту должность в качестве исполняющего обязанности. Такая кадровая перестановка оформляется как временный перевод.
Новая редакция Трудового кодекса РФ наконец-то урегулировала вопрос с длительными временными переводами для замещения отсутствующих работников (ранее такой перевод был ограничен строго одним месяцем в календарном году). Однако у работников кадровых служб эти нововведения вызывают множество вопросов: как следует оформить такую кадровую операцию? нужно ли составлять дополнительное соглашение к трудовому договору? следует ли вносить запись в трудовую книжку?
Организуем временный перевод
Итак, поскольку перевод работника не является постоянным и осуществляется только на период будущего отсутствия работницы, необходимо руководствоваться статьей 72.1 Трудового кодекса РФ (далее – ТК РФ). Данной статьей предусматривается, что работник может быть временно переведен на другую работу в целях замещения временно отсутствующего работника, за которым в соответствии с законом сохраняется место. При этом срок такого перевода определяется временем отсутствия этого работника, а не конкретной датой.
Для осуществления такого перевода необходимо «соглашение сторон, заключенное в письменной форме», то есть требуется подписать дополнительное соглашение к трудовому договору (см. Пример 1).
После подписания дополнительного соглашения к трудовому договору необходимо издать приказ о временном переводе и ознакомить работника с ним под роспись. Затем следует отразить сведения о переводе в личной карточке работника (унифицированная форма Т-2). Для этого предназначен раздел «Прием на работу, переводы на другую работу» (см. Пример 2).
Согласно разъяснениям Госкомстата по заполнению данной унифицированной формы в этот раздел вносятся записи на основании приказа (распоряжения) о приеме на работу (форма № Т-1 или № Т-1a) и на основании приказа (распоряжения) о переводе на другую работу (форма № Т-5). То есть Госкомстат РФ предписывает отражать в личной карточке любой вид перевода. Работника следует ознакомить с произведенной записью о временном переводе и снять с него подпись в графу 6 данного раздела формы Т-2.
А вот в трудовую книжку вносить запись о таком переводе, несмотря на его длительный характер, не нужно. Согласно пункту 4 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей в трудовую книжку вносятся сведения о работнике, выполняемой им работе, переводе на другую постоянную работу и об увольнении работника, а также основания прекращения трудового договора и сведения о награждении за успехи в работе. Временный перевод в этом перечне не упоминается.
В документах предприятия (графике отпусков, табеле учета рабочего времени и т.п.) временно переведенный работник будет числиться по своей прежней должности, ведь перевод не имеет постоянного характера, да и должность «декретницы» не вакантна, чтобы по ней начал числиться другой работник. Сама «декретница» также будет учитываться в документации организации по своей прежней должности. Например, в табеле учета рабочего времени ей будут проставлять коды «Р» (отпуск по беременности и родам) и «ОЖ» (отпуск по уходу за ребенком).
Временно переведенный работник будет подписываться в документах как «Исполняющий обязанности начальника отдела контроля качеством» или «И.о. начальника отдела контроля качеством».
Когда работница выйдет из отпуска по уходу за ребенком, временно переведенный работник переводится приказом работодателя на свою прежнюю должность. Соответственно, снова будет внесена запись в форму Т-2. Дополнительного соглашения к трудовому договору об «обратном» переводе не требуется.
Работник возвращается
… в связи с выходом работницы, ушедшей в декрет
Оформление перевода работника на его прежнюю должность может вызвать множество затруднений. Например, издание приказа об «обратном» переводе с использованием унифицированной формы Т-5 довольно проблематично. Так, в форме Т-5 необходимо заполнить реквизит «прежнее место работы». Что писать в этом случае – должность согласно заключенному трудовому договору или должность, на которую работника временно перевели? Далее требуется определить «новое место работы», однако возращение к прежнему месту работы таковым не является. Конечно, можно не обращать внимания на эти формулировки, но автор считает, что было бы уместно составить приказ в произвольной форме: «В связи с выходом Сидоровой Елены Ивановны из отпуска по уходу за ребенком ПРИКАЗЫВАЮ снять с Петровой Ольги Петровны временное исполнение обязанностей начальника отдела контроля качества и перевести на прежнее место работы по должности инженера-технолога в соответствии с заключенным трудовым договором. Основание: дополнительное соглашение от 27 февраля 2007 г. б/н (без номера) к трудовому договору от 10 октября 2006 г. № 26, заявление Е.И. Сидоровой о выходе на работу».
Иногда встречается мнение, что обратный перевод в этом случае должен производиться автоматически, без издания приказа о возвращении работника на прежнюю работу. Однако в карточке Т-2 работодатель отразил временный перевод на должность начальника отдела контроля качества, поэтому нельзя не отразить обратное перемещение, для чего, собственно, и требуется приказ.
Если отсутствующая работница, не выходя из отпуска по уходу за ребенком, оформит еще один отпуск по беременности и родам в связи с повторной беременностью, временный перевод будет продолжен и на этот период. Нового дополнительного соглашения оформлять не следует. Однако если непосредственно после отпуска по уходу за ребенком работница решит взять ежегодный оплачиваемый отпуск, соглашение о временном переводе будет считаться прекращенным, ведь оно заключалось на время отсутствия в связи с «декретным» отпуском и отпуском по уходу за ребенком. В этом случае, если работник согласен, работодатель может предложить ему заключить новое соглашение, но уже на время отсутствия работницы в связи с оплачиваемым отпуском.
… по инициативе работодателя
Если работодатель решит перевести временно переведенного работника на его прежнюю должность, не дожидаясь выхода «декретницы» (например, планируется прием более квалифицированного работника на условиях срочного трудового договора на время замещения отсутствующего работника), то в этом случае могут возникнуть некоторые вопросы. Например, можно ли перевести обратно такого работника, не испрашивая его согласия? Напомним, что условие о временном переводе зафиксировано в дополнительном соглашении к трудовому договору. Если бы речь шла о временном переводе без согласия работника, то работодатель имел бы все основания «досрочно» вернуть работника на его прежнее место. Но в данном случае это условие согласовано сторонами в письменной форме, и его изменение в одностороннем порядке вряд ли будет правомерным. В этом случае в обязательном порядке требуется согласие временно переведенного работника.
Автор полагает, что выходом из этой ситуации было бы закрепление соответствующего условия в дополнительном соглашении. Например: «Временный перевод может быть прекращен в связи со следующим обстоятельством: прием Работодателем на должность временно отсутствующей Сидоровой Елены Ивановны иного лица на условиях срочного трудового договора…».
… по инициативе самого работника
Предположим, что работник изъявил желание вернуться «досрочно» на свою прежнюю должность, поскольку руководящая должность и работа в условиях ненормированного рабочего времени не отвечают его интересам и негативно влияют на его семейные обязанности. Понятно, что в одностороннем порядке он сделать этого не может. Следовательно, он должен обратиться с заявлением к работодателю, однако работодатель имеет право отказать в удовлетворении такой просьбы, сославшись на заключенное в письменной форме соглашение сторон. Поэтому в интересах работника включить в дополнительное соглашение условия, при которых работодатель будет обязан перевести его на прежнее место.
Плюсы и минусы
Отметим, что временный перевод на длительное время не всегда может положительно отразиться на работнике и на интересах производства. Представим, что на должность начальника отдела кадров временно переводится юрисконсульт предприятия, поскольку он имеет представление об особенностях кадрового делопроизводства данного предприятия и владеет практикой применения трудового законодательства. Плюсы этого очевидны: если бы был принят новый работник, ему пришлось бы вникать в особенности работы отдела кадров данного предприятия, знакомиться в течение довольно длительного времени с документами и проходить период адаптации к новому коллективу. При временном переводе юрисконсульта подобные факторы полностью отсутствуют. Однако через 2-3 года, когда на работу придет прежняя начальница отдела кадров, юрисконсульт вернется на свое прежнее место в юридический отдел. Но при этом нет гарантий, что он не утратит знания и навыки по своей трудовой функции, ведь работа юриста требует ежедневного пристального внимания к изменениям в законодательстве и складывающейся судебной практике. В итоге может получиться, что работник «растерял» свою прежнюю квалификацию, а работодатель получил работника, которому придется в течение определенного времени заниматься повышением уровня своих знаний и навыков.
Подтверждение стажа по «временной» должности
В случае если временный перевод производился для выполнения руководящих функций, работник приобретает фактический стаж работы на руководящей должности, что может быть немаловажным при последующем трудоустройстве (в принципе, это может касаться и специального стажа). Однако документально такой стаж невозможно подтвердить при помощи трудовой книжки, поскольку в трудовой книжке не отражаются сведения о временных переводах. Представляется, что такой стаж может быть подтвержден экземпляром дополнительного соглашения, а также копиями приказов о переводах, из которых будут усматриваться точные временные рамки периода работы в статусе исполняющего обязанности.
* * *
Таким образом, временный перевод по соглашению сторон для замещения длительно отсутствующего работника в обязательном порядке должно оформляться отдельным документом – дополнительным соглашением к трудовому договору. Именно в связи с этим такой перевод и его кадровое оформление значительно отличается от «простого» временного перевода, осуществляемого работодателем без согласия работника.
