Top.Mail.Ru
До принятия поправок Трудовой кодекс РФ не возлагал на индивидуальных предпринимателей-работодателей обязанность по ведению трудовых книжек своих работников. Однако теперь они должны обеспечить персонал грамотно заполненными трудовыми книжками. Но что делать предпринимателям, если они наняли работников еще до того, как их обязали завести трудовые книжки? Или как оформить трудовой документ тому работнику, который до индивидуального предпринимателя еще нигде не работал? На эти и другие вопросы ответила автор статьи.

Прежняя редакция Трудового кодекса РФ (далее — ТК РФ) не предусматривала для индивидуальных предпринимателей возможности вести трудовые книжки на своих работников. При этом законодатель прямо разрешал использование наемного труда работодателям — физическим лицам, в том числе и в целях осуществления предпринимательской деятельности (в советское время граждане могли использовать чужой труд только для удовлетворения личных потребностей, например, труд няни по уходу за ребенком).

Данное положение подавляющим большинством специалистов расценивалось как дискриминация лиц, трудящихся у индивидуальных предпринимателей. На практике возникали проблемы с подсчетом непрерывного стажа для выплат пособий по государственному социальному страхованию. Дело в том, что работодатели — юридические лица не всегда принимали в качестве доказательств стажа письменные трудовые договоры таких работников, ошибочно считая, что единственным документом о стаже может быть трудовая книжка. Кроме того, не все работодатели — физические лица выполняли требование о регистрации трудовых договоров со своими работниками в органах местного самоуправления. Конечно, все это ухудшало положение работников, работающих у индивидуальных предпринимателей, и ставило их в неравное положение с теми, кто ­трудится в организациях.

Ведение трудовых книжек: вчера и сегодня

Надо отметить, что запрет на ведение трудовых книжек индивидуальными предпринимателями существовал довольно давно. Еще до принятия ТК РФ в письме Минтруда и социального развития от 4 февраля 1997 г. № 28–6 содержалось разъяснение, что до принятия соответствующего нормативного правового акта трудовой стаж лиц, работающих у индивидуальных предпринимателей, может подтверждаться справками, расчетными книжками, лицевыми счетами и ведомостями на выдачу заработной платы. Кроме того, по мнению Минтруда, трудовой стаж мог быть подтвержден справками об уплате страховых взносов в Пенсионный фонд РФ.

Теперь этот вопрос решен следующим образом: «Работодатель (за исключением работодателей — физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями) ведет трудовые книжки на каждого работника, проработавшего у него свыше пяти дней, в случае, когда работа у данного работодателя является для работника основной» (ст. 66 ТК РФ).

Итак, с момента вступления в силу соответствующих изменений в ТК РФ1 работодатель-предприниматель обязан вести трудовые книжки. Для этого индивидуальные предприниматели должны озаботиться запасом бланков трудовых книжек и продумать вопрос о назначении лица, ответственного за ведение и хранение трудовых книжек работников.

Как оформить трудовую книжку

Нововведения уже вызвали множество вопросов у предпринимателей. Конечно, им понятно, как быть с впервые принимаемыми на работу работниками — нужно выдать трудовую книжку на общих основаниях. А как оформить трудовую книжку на работников, которые на момент вступления в силу поправок к ТК РФ уже работают у предпринимателя?

… давно принятому работнику

Например, индивидуальный предприниматель Сидоров ведет торговлю в магазине «Продукты 24 часа», и у него на должности продавца трудится с 2001 года гражданка Иванова. Выполняя требование закона о необходимости вести трудовую книжку работницы, работодатель обязан предложить ей предоставить ему для внесения записей и хранения ее трудовую книжку.

По предъявлении трудовой книжки Сидоров должен внести в нее соответствующие записи (о приеме, переводе, награждении и т.п.) по общим правилам, установленным в следующих нормативно-правовых актах:

  • Правилах ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225;
  • Инструкции по заполнению трудовых книжек, утвержденной ­постановлением Минтруда РФ от 10 октября 2003 г. № 69.

Согласно п. 3.1 Инструкции необходимо указать полное и сокращенное наименования организации. Хотя индивидуальный предприниматель не организация, он вполне может воспроизвести заголовок блока записей в соответствии с требованиями данного нормативного акта. Следует ли указывать ИНН и регистрационный номер? По мнению автора, это не нужно делать. Работодатели — юридические лица тоже имеют такие реквизиты, однако не отражают их в трудовой книжке. В обязательном порядке ИНН и регистрационный номер должны содержаться только в трудовом договоре (ст. 57 ТК РФ), например, в «шапке» договора или в разделе «Адреса и реквизиты сторон».

Многие работодатели — индивидуальные предприниматели сомневаются, можно ли вносить запись о приеме на работу, который произошел в 2001 году, в настоящее время? Не будет ли это нарушением, ведь на момент приема на работу никто не требовал этих записей?

Как разъяснило Министерство здравоохранения и социального развития РФ в своем письме от 30 августа 2006 г. № 5140–17, в трудовую книжку работника в этом случае следует внести запись о приеме на работу работника со дня начала работы у данного индивидуального предпринимателя, поскольку это в интересах работника.

Кроме того, Минздравсоцразвития РФ указало на абсурдность гипотетической ситуации, когда индивидуальный предприниматель в соответст­вии с требованием закона вносит запись об увольнении при отсутствии записи о приеме на работу. Такая запись об увольнении «повиснет в воздухе», она не будет привязана к периоду работы. Иными словами, она будет безосновательна.

Итак, запись о приеме надо вносить. Но какой датой? Многие полагают, что если запись вносится сейчас, то следует отражать дату начала работы текущим моментом. Однако это будет нарушением, поскольку работник лишится нескольких лет заработанного стажа, что может негативно отразиться, например, на размере больничного. Значит, нужно указать настоящую дату поступления на работу.

Далее рассмотрим вопрос, как оформляется дата начала работы в трудовой книжке. Снова встречаются мнения, что в графе 2 раздела «Сведения о работе» должна стоять дата фактического внесения записи, а дата приема на работу — в составе записи, содержащейся в графе 3. Опять же такое ­решение является ошибочным.

Ошибочная запись:

Ошибочная запись в трудовой книжке о дате приёма на работу

Назначение трудовой книжки — это отражение трудового стажа (общего, непрерывного, специального), подсчет которого ведется согласно датам, отраженным в графе 2.

Например, для подсчета стажа для заполнения формы СЗВ-К2 ­применяется следующая формула:

формула расчета общего трудового стажа для заполнения формы СЗВ-К

К продолжительности общего трудового стажа необходимо добавить один день по каждому случаю увольнения, поскольку днем увольнения считается последний день работы. Это относится исключительно к периодам трудовой деятельности; к иным периодам (например, служба в армии) это правило не применяется. Полученное значение пересчитывается затем по правилам подсчета сроков: каждые 30 дней переводятся в месяцы, а каждые 12 ­месяцев — в полные годы.

Такая методика подсчета закреплена в Правилах подсчета и подтверждения страхового стажа для установления трудовых пенсий, утвержденных постановлением Правительства РФ от 24 июля 2002 г. № 555.

Этот способ может применяться и в других ситуациях, когда необходимо подсчитать стаж. Наличие дат — юридических фактов, относящихся к трудовой деятельности, — в иных графах (в данном случае — в графе 3) весьма и весьма затруднит работу с трудовой книжкой.

Поэтому будет правильным следующий пример заполнения:

Правильная запись в трудовой книжке о дате приёма на работу

Не исключено, что работники предпринимателя не захотят предоставить свои трудовые книжки (по различным соображениям). Как выполнить в этом случае обязанность по ведению трудовой книжки? Нужно ли заводить новую трудовую книжку? Считаем, что новую трудовую книжку оформлять не нужно. Работодателю не дано право заводить работнику еще одну трудовую книжку при наличии прежней. А для того, чтобы не попасть под административное наказание (штраф в размере до 50 МРОТ) за нарушение порядка ведения трудовой книжки (ст. 5.27 КоАП РФ), необходимо составить соответствующий акт за подписью нескольких свидетелей о том, что работнице предлагалось предоставить трудовую книжку, от чего она отказалась без объяснения причин.

Однако в большинстве своем работники заинтересованы в отражении стажа, и поэтому вряд ли такие ситуации будут возникать массово.

… работнику, поступившему на работу впервые

Предположим, магазин «Продукты 24 часа» является для гражданки Ивановой первым местом работы и до поступления туда она не имела стажа. В этом случае индивидуальный предприниматель Сидоров должен оформить на нее трудовую книжку впервые.

Титульный лист нужно заполнить по общим правилам, действующим на настоящий момент (см. Правила ведения и хранения трудовых книжек и Инструкцию по заполнению трудовых книжек). При заполнении сведений о работнике на титульном листе работодатель должен вносить туда только те сведения об образовании и профессии работника, которые соответствуют нынешнему времени. Соответственно, дата заполнения трудовой книжки указывается фактическая, соответствующая реальной текущей дате. А вот в разделе «Сведения о работе» будет указана дата приема на работу, то есть дата, содержащаяся в приказе о приеме на работу и в трудовом договоре. Заметим, что хронология дат графы 2 не имеет никакого значения. Так, сведения о работе по совместительству на основании архивной справки или копии приказа могут быть внесены в любое время работодателем по основному месту работы, и никакого нарушения здесь никто никогда не усматривал.

Запись об увольнении также вносится по общим правилам с некоторыми корректировками на особенности правового статуса предпринимателя.

По общему правилу (п. 5.1. Инструкции), запись об увольнении (прекращении трудового договора) в трудовой книжке работника производится в следующем порядке:

  • в графе 1 ставится порядковый номер записи;

  • в графе 2 указывается дата увольнения (прекращения трудового договора);

  • в графе 3 делается запись о причине увольнения (прекращения ­трудового договора);

  • в графе 4 указывается наименование документа, на основании которого внесена запись: приказ (распоряжение) или иное решение работодателя, его дата и номер.

Далее необходимо заверить все записи, внесенные в трудовую книжку за время работы в данной организации (п. 35 Правил). Для этого необходимо проставить подпись работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек, печать организации (кадровой службы) и подпись самого работника (за исключением случаев, когда работник отсутствует на работе или отказывается от подписи).

С подписью лица, ответственного за ведение трудовых книжек, проблем не возникает, в организациях подпись будет такой: «Инспектор отдела кадров      Петрова      А.А. Петрова». А как оформлять реквизит «подпись», если ведение трудовой книжки индивидуальный предприниматель осуществляет самостоятельно? Необходимо ли указывать его полное наименование, ведь нормативные акты требуют, чтобы в трудовой книжке не было никаких сокращений?

По мнению автора, проверяющие не будут штрафовать, даже если в составе этого реквизита будет сокращенное наименование «ИП А.А. Сидоров». Выходом может быть также такое оформление: «Работодатель    Сидоров      А.А. Сидоров». Инициалы в реквизите «подпись» не являются в этом смысле сокращением, поэтому писать полностью имя, отчество необязательно.

Конечно, это не совсем соответствует ГОСТу Р 6.30–2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению ­документов», который устанавливает, что в состав реквизита «Подпись» входят:

  • наименование должности лица, подписавшего документ;
  • личная подпись;
  • расшифровка подписи (инициалы, фамилия).

Пример: Вице-президент, личная подпись, А.А. Борисов.

Наименование «работодатель», конечно же, не является наименованием должности. В то же время и наименование «индивидуальный ­предприниматель» также не является наименованием должности.

Однако следует учитывать, что требования данного ГОСТа на оформление трудовых книжек не распространяются. Кроме того, ни сами Правила, ни Инструкция пока (до внесения в них соответствующих изменений и дополнений) не дают четких рекомендаций, каким именно образом должна выглядеть подпись работодателя — индивидуального предпринимателя. Однако в пункте 35 Правил указано следующее: «При увольнении работника (прекращении трудового договора) все записи, внесенные в его трудовую книжку за время работы в данной организации, заверяются подписью ­работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек…».

Все эти вопросы будут сняты, если Сидоров назначит своим приказом специально уполномоченное лицо, ответственное за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек (п. 45 Правил).

По нашему мнению, такую же аналогию следует проводить и при применении п. 35 Правил. Если обязанность проставлять печать в трудовой книжке относится ко всем организациям, одни из которых в силу закона обязаны иметь печать, а другие нет,4 то вполне уместно говорить об обязанности предпринимателя ставить печать наравне с другими работодателями. Ведь основная цель изменений в ТК РФ — это уравнивание правового положения предпринимателей и юридических лиц как работодателей. Однако об этом забывается, как только речь заходит не только о правах, но и об обязанностях.

Анализ законодательства также показывает, что отдельные нормативно-правовые акты в обязательном порядке требуют проставления печати на документах определенного вида (в их числе и трудовая книжка). Следовательно, требование о наличии печатей можно обосновать не только прямым указанием закона или подзаконного акта, но и косвенно, из смысла законодательства или путем внутриотраслевой аналогии.

Поэтому запись об увольнении будет выглядеть таким образом:

Запись в трудовой книжке об увольнении по собственному желанию

Если работницу поощряли прежде, то также требуется внести об этом запись, но уже в раздел «Сведения о награждении». Записи в этом разделе также производятся по общим правилам, но с некоторыми поправками.

*   *   *

Таким образом, индивидуальный предприниматель при работе с трудовой книжкой должен, как говорится, «семь раз отмерить и только один раз вписать». Понятно, что действующие Правила и Инструкция не были рассчитаны на ведение трудовой книжки предпринимателем. Однако до появления новых редакций данных нормативно-правовых актов у индивидуального предпринимателя не будет других руководств для заполнения и ведения трудовой книжки. Поэтому следует подойти к оформлению трудовых книжек особенно тщательно и продуманно, чтобы потом не было необходимости вносить исправления невольно допущенных ошибок.

Оценить статью
s
В избранное

Выбери свой вариант доступа

Получать бесплатные
статьи на e-mail
Подписаться на
журнал на почте
Подписаться на
журнал сейчас

Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:

  • его свежий номер будет ежемесячно приходить к вам по почте в печатном виде;
  • все публикации на сайте этого направления начиная с 2010 г. будут доступны в течение действия комплексной подписки.

А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!

Для того, чтобы оставить комментарий, необходимо авторизоваться

Комментарии 2

Александр
21.10.2013, 23:18

Да, действительно полезная информация! Не знаю можно ли задать вопрос. У меня такая ситуация: В трудовой не стоит запись уволен с последнего места работы. Трудовая у меня на руках. Как мне теперь закрыть этот стаж? Для подачи документов?

Оксана
07.03.2013, 23:57

Спасибо, очень толковая статья!

Рекомендовано для вас

Законные проценты: практика применения

В середине прошлого года в ГК РФ появилась новая статья 317.1 «Проценты по денежному обязательству». Ее применение сразу вызвало множество вопросов у представителей юридического сообщества. Например, можно ли одновременно применить данную статью и ст. 395 ГК РФ о процентах за пользование чужими денежными средствами? Мы проанализировали практику применения новой статьи и нашли ответы на самые актуальные вопросы.

Как быть с валютными кредитами?

В связи с существенной девальвацией рубля многие граждане, которые брали кредиты в иностранной валюте, оказались в сложной экономической ситуации. Некоторые из них пытаются уменьшить долговое бремя, договариваясь с ­банками на добровольных началах. Другие обращаются в суд, пытаясь оспорить кредитный договор или установить валютный курс. Узнаем, в каких случаях валютные ­заемщики имеют шансы на успех в суде, а в каких подача иска окажется ­безрезультатной.

Подводные камни договоров с инкассаторами

Предпринимателям, которые пользуются услугами инкассаторов важно знать, что организации, занимающиеся инкассацией, обычно предлагают заключить договор по своей типовой форме. Однако она, чаще всего, содержит немало невыгодных для клиента условий. Это и ограничение ответственности инкассаторской организации, и установление платы за отказ клиента от договора, и упрощенное подтверждение факта оказания услуг. А между тем сама инкассаторская организация может не иметь достаточную оснащенность средствами охраны, что ведет к риску утраты ценностей клиента. Выясним, какие нюансы необходимо ­учитывать, ­подписывая договор на инкассацию.

Какие из банковских комиссий являются незаконными?

Не секрет, что некоторые банки взимают со своих клиентов различные комиссии, как говорится, за каждый чих. Практика показывает, что жадность отдельных банков переходит все границы, и недовольные клиенты идут в суд, чтобы оспорить незаконные комиссии. Но за что на самом деле банк вправе взимать плату с клиентов, а за что – нет? Из статьи вы узнаете ответ на этот вопрос.

Как поступить, если арендатор оставил имущество?

Бизнесмены, у которых основной вид деятельности связан со сдачей в аренду недвижимости, нередко сталкиваются с ситуацией, когда у арендатора возникают финансовые сложности и он не в силах оплачивать арендную плату. Поговорим о том, как коммерсанту в этом случае лучше себя вести, и постараемся дать несколько советов, позволяющих снизить риски для арендодателя от обращения оставленного арендатором имущества в свою пользу.

Некоторые практические вопросы отправки претензий

Представляем вашему вниманию статью победителя конкурса «Профессиональное братство в действии», посвященную вопросам, которые могут возникнуть у предпринимателей при отправке претензии контрагенту, не выполняющему обязательства по договору.

Особенности договора аренды торговых площадей

Зачастую договор аренды по своему объему может сравниться с небольшой книгой. Немудрено, что предпринимателю трудно сориентироваться в таком количестве страниц, когда нужно не только прочитать информацию, но и проанализировать ее. Бывает, что предприниматель просто наудачу ставит свою подпись под соглашением. Вот тут и начинаются сюрпризы. Арендодатель, как опытный охотник, расставляет по тексту немало хитрых ловушек для арендатора. Например, вы решили кардинально поменять сферу деятельности, потому что в данный момент работаете в убыток. Однако оказывается, что подписанный вами договор запрещает «самоуправство». Таким образом вы попали в зависимость от мнения собственника торгового центра. Кроме того, вы должны понимать, что приложения к договору тоже являются его частью, поэтому их нужно внимательно изучать. Автор поможет разобраться в условиях договора, предупредит о возможных ловушках и посоветует формулировки, выгодные вам.

Протокол разногласий к гражданско-правовому договору

В статье рассмотрены случаи, когда необходимо составлять протокол разногласий, его отличия от дополнительного соглашения и приложения к договору, приведен образец протокола разногласий и протокола согласования разногласии. Кроме того, мы поговорим о последствиях, к которым приводит оставление протокола разногласий без внимания.