Номенклатура дел – один из базовых документов, необходимых для постановки делопроизводства и архивного дела в организации. В ней содержится информация, позволяющая определить подразделения, которые являются ответственными за разработку или хранение отдельных видов документов.
Основными целями разработки номенклатуры дел являются:
Порядок составления и оформления номенклатуры дел определяется обычно локальными нормативными актами организации (инструкцией по делопроизводству, положением о службе ДОУ и т.д.). Как правило, номенклатура дел организации на следующий год составляется в последнем квартале текущего года и утверждается в конце декабря. Однако приказ о введении ее в действие может быть издан и в первых числах января (что зависит от даты начала работы организации).
Ответственность за разработку этого документа лежит на делопроизводственной службе предприятия, поэтому данную тему мы подробно рассмотрели в декабрьском номере журнала, дав и алгоритм работы, и пример номенклатуры дел со сроками хранения, установленными уже по новому «Перечню типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения», который был утвержден приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558.
Согласно общему делопроизводственному правилу нумерация документов ведется по порядку в рамках одного календарного года (таков общий порядок). В одном журнале регистрируются документы, у которых общая нумерация (например, организация может нумеровать единым массивом все приказы по личному составу, а может разделить их на несколько групп, для каждой из которых предусмотреть свою линию нумерации, т.е. и свои журналы регистрации).
При этом номер документа может содержать не только порядковый номер в рамках одного года, но и некий индекс (например, индекс дела по номенклатуре дел или буквенный код, облегчающий быструю идентификацию документа человеком).
Если в организации используется система автоматизации документооборота, то при регистрации документа сведения о нем автоматически попадают в регистрационные журналы. Если же журналы учета ведутся в бумажном виде, то по окончании года нужно не забыть их закрыть и с начала года завести новые журналы.
В ряде организаций данный переход оформляется путем издания двух приказов, один – от 31 декабря о прекращении ведения журналов за уходящий год, другой – первой рабочей датой нового года – о начале ведения новых журналов. В некоторых организациях такой переход осуществляется на основании локальных нормативных актов (инструкция о делопроизводстве и т.п.). Оба варианта с точки зрения законодательства приемлемы.
В соответствии со ст. 123 ТК РФ очередность предоставления оплачиваемых отпусков определяется ежегодно в соответствии с графиком отпусков, утверждаемым работодателем, не позднее чем за 2 недели до наступления календарного года. При этом данный график обязателен как для работодателя, так и для работника: никто из них не вправе в одностороннем порядке изменить время предоставления отпуска, указанное в графике отпусков.
Унифицированная форма для составления графика отпусков утверждена Госкомстатом (№ Т-7). Но при этом существует несколько вариантов заполнения данной формы – фамилии работников могут располагаться:
По соглашению сторон отпуск может быть разделен на части, одна из которых (любая по порядку) не может быть менее 14 календарных дней. При первом и втором способе составления графика отпусков возникает необходимость в добавлении дополнительных строк возле фамилий сотрудников, чей отпуск разбит на части. При третьем способе составления графика отпусков предоставление частей отпуска в разные месяцы влечет повторение фамилии работника в графике несколько раз – по числу предоставляемых частей отпуска.
График отпусков составляется на основе пожеланий работника, соответственно, его составление требует определенной подготовительной работы. Ведь пожелания нужно собрать. Обычно это делается либо руководителями подразделений, либо кадровой службой, либо секретарем в зависимости от размеров организации и принятого распределения обязанностей.
График отпусков подписывается руководителем кадровой службы и утверждается руководителем организации (или уполномоченным им на это лицом) с учетом мотивированного мнения выборного профсоюзного органа (при наличии такового в данной организации).
При переносе срока отпуска на другое время с согласия работника и руководителя структурного подразделения в график отпусков вносятся соответствующие изменения с разрешения лица, утвердившего график. Перенос отпуска производится на основании документа, составленного в произвольной форме (как правило, это заявление работника, согласованное в определенном порядке в организации), и фиксируется приказом лица, полномочного на утверждение графика отпусков.
Образец утвержденного в конце года графика отпусков см. на следующей странице. Здесь еще не заполнены графы о фактических датах отпусков и фактах их переноса в течение года. Напоминаем, что если этот обязательный документ вы забыли оформить, то сделать это нужно непременно. И дата его утверждения должна быть не позднее 17 декабря 2010 года (за 2 недели до наступления 2011 года, т.е. задним числом).
Штатное расписание применяется для оформления структуры, штатного состава и штатной численности организации. Этот документ содержит перечень структурных подразделений, наименование должностей, специальностей, профессий с указанием квалификации, сведения о количестве штатных единиц. Форма штатного расписания утверждена Госкомстатом РФ.
График отпусков на 2011 год
Вопрос об обязательности данного документа давно и активно дискутируется, и есть достаточно аргументов, указывающих на его рекомендательный характер. Однако, если вы не хотите дискутировать на эту тему с представителями трудовой или налоговой инспекции, среди которых встречаются и те, кто не в курсе глубин развития правовой и бухгалтерской мысли, данный документ лучше в организации иметь. Тем более что в ряде случаев он может быть достаточно полезен.
Штатное расписание утверждается приказом руководителя организации. Изменения в штатное расписание тоже вносятся приказом (распоряжением). Вносить изменения в штатное расписание можно сколь угодно часто, и, как правило, к концу года их накапливается достаточное количество. С начала года утверждается новая редакция штатного расписания, включающая все ранее произведенные изменения.
К составлению штатного расписания есть два подхода. В соответствии с одним из них оно формируется по факту и отражает фактическую ситуацию в организации, согласно второму штатное расписание формируется исходя из желаемой организационной структуры компании. Составление штатного расписания «без вакансий» практикуется, если в организации планируется либо недавно было окончено сокращение штатов (принято считать, что отсутствие вакансий облегчает работу по доказыванию законности действий работодателя в случае возникновения трудового спора с уволенным работником).
Под учетной политикой организации понимается совокупность способов ведения бухгалтерского учета, установленная в организации (т.е. способов первичного наблюдения, стоимостного измерения, текущей группировки и итогового обобщения фактов хозяйственной деятельности).
Принятая организацией учетная политика утверждается приказом или распоряжением лица, ответственного за организацию и состояние бухгалтерского учета (как правило, это руководитель организации). При этом еще утверждаются:
Принятая организацией учетная политика применяется последовательно из года в год. Вместе с тем, как указывает действующее законодательство, изменение учетной политики необходимо производить в случаях:
Но учетную политику необходимо пересматривать, как минимум, каждый год. Соответственно, к началу финансового года в организации необходимо приказом утвердить новую учетную политику с учетом произошедших изменений.
Ответ на вопрос, «повышать или не повышать заработную плату сотрудникам в новом году», безусловно, зависит прежде всего от финансовых показателей компании. Вместе с тем мы все понимаем, что если в конце года заработная плата не изменяется в сторону увеличения, значит, она уменьшилась пропорционально росту потребительских цен.
Не стоит забывать и о таком явлении, как «зарплатные» комиссии налоговых органов, тем более что они традиционно активизируются в периоды низкой собираемости налогов. А с учетом того, что налоговая нагрузка существенно возросла из-за повышения налогов на фонд оплаты труда с 2011 года, контролирующие органы будут весьма бдительно следить, чтобы налогов организация принесла им больше (и никак не прежнюю сумму или, не дай Бог, меньшую!). Эти вопросы теперь будут контролироваться еще и фондами, так что в новом году следует ожидать активизации деятельности по проведению проверок и с их стороны.
На комиссии обычно вызываются организации, уровень заработной платы в которых существенно отличается от средней оплаты труда по отрасли, который, в свою очередь, зависит и от уровня инфляции. Поэтому, если финансовые показатели позволяют, можно рекомендовать провести в январе индексацию заработных плат, увеличив их хотя бы на уровень инфляции.
Конец года – один из самых «горячих» периодов работы. Подводятся итоги, составляются планы, раздают пряники и щелкают кнутами. В суматохе многие моменты оказываются «отставлены в сторону» и не то чтобы забыты совсем, но на них просто не остается времени. Многое перекладывается «на потом», т.е. после новогодних каникул. Результатом этого обычно становится необходимость утверждения и разработки документов задним числом. Нам, конечно, хочется предостеречь читателей от подобных увлечений. Но мы понимаем, что правда жизни слишком часто отличается от «гладкой» теории.
Сроки хранения журналов, карточек и баз данных организационно-распорядительных документов устанавливаются новым Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций (2010 г.). Вернуться назад
Мне кажется, что необходимость закрытия и заведения новых журналов регистрации документов лучше закрепить в локальном нормативном акте организации. Создавать для этого приказы нецелесообразно. Приказы, как правило, проходят сложную процедуру согласования. Издавать один приказ 31 декабря, а потом второй – в первый рабочий день января может быть проблематично. Если руководитель не подпишет приказ с утра первого рабочего дня января, то что – документы регистрировать не надо? Такой вариант может парализовать работу, а, как известно, за новогодние праздники обычно скапливается много почты.
В настоящее время в России требования к подготовке, оформлению и обработке документов разных видов устанавливаются разными законодательными и нормативными актами, которые издают разные государственные органы. Поэтому правила работы с документами разных видов могут отличаться.
Организационно-распорядительные документы могут регистрироваться как в традиционных (бумажных), так и электронных журналах и карточках. Об этом говорилось в ранее действующей Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (пункт 4.1.6).
Сегодня использование бумажных журналов и картотек считается неэффективным и устаревшим. При этом в действующих сейчас Правилах делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти говорится об использовании СЭД в целях учета и поиска документов.
Работа разных СЭД может отличаться при выполнении одной делопроизводственной функции. Как правило, при регистрации документов в СЭД используются электронные регистрационные карточки, в которые заносятся основные сведения о документе. При этом СЭД может и не формировать в явном виде электронных журналов регистрации документов. То есть создается электронная картотека и пользователь может получить (например, с помощью поиска) любой набор доступных ему регистрационных карточек и представить их в виде необходимой ему таблицы или полностью просмотреть сведения, занесенные в них.
Алгоритм работы СЭД, в том числе правила начала регистрации документов в новом календарном году, закладывается при создании СЭД и при необходимости может донастраиваться администратором системы. Итак, существуют СЭД, которые в новом календарном году автоматически (без всяких настроек) начинают присваивать порядковые номера документам с единицы. Если при смене календарных лет в СЭД необходимо производить специальные настройки, то целесообразно данные обязанности закрепить за администратором системы в одном из нормативных документов организации.
Если говорить о журналах регистрации, то в законодательстве явно не существует требований о закрытии (завершении) в конце года бумажных или электронных журналов регистрации организационно-распорядительных документов, которые присутствуют у любого юрлица. Но вот специфические документы могу иметь свои особенности.
В практике делопроизводства обычно журналы регистрации организационно-распорядительных документов (бумажные и электронные, формируемые без СЭД, например, в виде таблицы в MS Excel) создают на год. Если документов много, то так удобнее работать и хранить журналы регистрации, имеющие временный срок1 хранения . Как вести, закрывать и оформлять журналы регистрации организационно-распорядительных документов, самостоятельно определяет организация и закрепляет это в локальном нормативном документе. При оформлении бумажных журналов регистрации для подготовки их к хранению целесообразно соблюдать рекомендации по оформлению дел, имеющих аналогичный срок хранения.
3.6.3. Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу.
Полное оформление дел предусматривает:
подшивку или переплет дела;
нумерацию листов дела;
составление листа-заверителя;
составление, в необходимых случаях, внутренней описи документов;
внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела (уточнение названия организации, регистрационного индекса дела, крайних дат дела, заголовка дела).
Дела временного (до 10 лет) хранения подлежат частичному оформлению: допускается дела хранить в папках-скоросшивателях, мягких обложках, не проводить пересистематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять. Реквизиты обложки дела заполняются по упрощенной схеме (без проставления архивного шифра, количества листов в деле).