Top.Mail.Ru

Еще раз о показателях оценки деятельности службы делопроизводства

Статья подготовлена в ответ на многочисленные пожелания еще раз рассказать о системе показателей оценки деятельности службы делопроизводства, а также привести примеры показателей (их конкретные формулировки). С их помощью вы сможете сделать эту оценку объективной и справедливой, перенеся центр тяжести из области эмоций и личных отношений в сферу технологии управления.
Статья адресована руководителям служб делопроизводства и подготовлена в ответ на многочисленные пожелания еще раз рассказать о системе показателей оценки деятельности службы делопроизводства, а также привести примеры показателей (их конкретные формулировки).

Делопроизводство – деятельность, охватывающая процессы документирования и организации работы с документами. Любой вид деятельности должен быть технологически организован, может подлежать нормированию, стандартизации, модернизации и развитию и, конечно же, должен оцениваться с точки зрения экономической эффективности, качества, результативности и в других аспектах.

Вопрос об оценке деятельности службы делопроизводства (и о том, как преодолеть недооценку) и эффективности процессов ДОУ рассматривался и на страницах нашего журнала, и на пленарных заседаниях двух профессиональных конгрессов ИНФОДОКУМ, проведенных Гильдией управляющих документацией в 2010 году. Он привлек большое внимание руководителей служб делопроизводства.

Действительно, в настоящее время не для всех организаций актуальной является задача построения системы показателей оценки деятельности в строгой зависимости от стратегии развития. А в организациях, имеющих стратегию, очень редко аспект использования документированной информации рассматривается в качестве значимой инфраструктурной «ключевой области» развития. Задачу сформулировать миссию службы делопроизводства перед ее руководителем практически никто не ставит.

В то же время деятельность службы делопроизводства постоянно оценивается всеми – сотрудниками организации, руководителями равностоящих структурных подразделений, непосредственным и вышестоящим руководством, а также внешними взаимодействующими организациями, клиентами и гражданами. Такая оценка «на 360 градусов» имеет реальную основу, поскольку служба делопроизводства является центром документированного взаимодействия и основной точкой маршрутизации документооборота. Главная задача – сделать эту оценку системной, объективной и справедливой, перенеся центр тяжести из области эмоций и личных отношений на уровень технологии и организации взаимодействия в системе управления организацией.

Традиционным главным критерием оценки деятельности службы делопроизводства (а также универсальной формулировкой показателя) является следующий: «полнота реализации функций, закрепленных положением о подразделении». В структуру текста положения о любом подразделении всегда рекомендовалось включать специальный раздел – «Показатели оценки деятельности», содержащий, как минимум, подобный универсальный показатель. В раздел включались и другие, которые могли быть качественными и количественными показателями, но должны были применяться и действовать постоянно или достаточно длительно, по крайней мере, в течение срока действия утвержденного положения о подразделении.

Лучшие практики организаций показывают, что методика оценки деятельности по выполняемым подразделениями «текущим» задачам и функциям является приоритетной и достаточно успешной. Система показателей оценки деятельности (система KPI 1) может быть не только средством операционализации стратегии, но и инструментом правильного позиционирования любого подразделения в системе управления. Его нужно только «настроить» на гибкость и безусловное соответствие задачам деятельности.

В этой связи главными задачами для руководителя службы делопроизводства мы считаем следующие:

  • четко определить роль и место службы ДОУ в системе управления организацией (понимать самому, постоянно работать над созданием и продвижением репутации подразделения);
  • осовременить, сформулировать заново цель, задачи и функции, которые выполняет служба делопроизводства на основе требований действующих нормативных правовых актов в сфере ДОУ и с обязательным учетом положений стандартов по управлению документами;
  • согласовать цель и задачи деятельности с непосредственным руководителем и руководством организации, все усилия направлять на успешную реализацию задач, в режиме текущего информирования представлять руководству аналитические сведения о внутренних процессах организации, которым возможно дать оценку на основании документов;
  • вписать систему KPI в сфере ДОУ в общую систему показателей оценки деятельности...

Вы видите начало этой статьи. Выберите свой вариант доступа

Купить эту статью
за 500 руб.
Подписаться на
журнал сейчас
Получать бесплатные
статьи на e-mail

Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:

  • его свежий номер будет ежемесячно приходить к вам по почте в печатном виде;
  • все публикации на сайте этого направления начиная с 2010 г. будут доступны в течение действия комплексной подписки.

А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!

Рекомендовано для вас

Выбираем тип маршрута для авиаперелета

Рассмотрим основные типы перелетов – в один конец (one way) и с возвратом (round trip) – что дешевле и где риски. Пополним копилку «авиазнаний» другими менее известными вариантами перелетов. А заодно проясним часто задаваемые вопросы: по каким документам можно бронировать билеты, сколько ошибок можно допустить, зачем заранее регистрироваться на рейс.

Как получить максимальный результат от международных выставок

Описаны правила предоставления госсубсидий, компенсирующих затраты отечественным компаниям на участие в зарубежных выставках: до 700 тыс. руб. для малых и средних предприятий и до 2 млн для крупного бизнеса! Опыт участия в выставках, в т.ч. за границей, позволил автору сформулировать ценные советы: алгоритм подготовки к выставке, секреты успешного стенда и грамотной работы сотрудников на нем, что важно предусмотреть, как собирать деловые контакты и быстрее избавляться от «зевак», как подводить итоги, чтобы дважды не наступать на одни и те же грабли и получить максимальный эффект от своих вложений. В июле 2023 г. прошел саммит Россия – Африка, мы активно разворачиваемся в сторону этого континента. Поэтому в данной статье добавлены детали работы в Алжире – одной из ключевых стран Африки.

Покупаем авиабилеты: где лучше бронировать и на чем лететь

При организации командировок и турпоездок (для себя и своего шефа) часто важной задачей является грамотная покупка авиабилетов. Научим находить максимально выгодные ценовые предложения на нужный вам уровень сервиса. Где можно купить авиабилеты: не только на сайтах авиакомпаний и агрегаторов, но и у туроператоров, в системах бронирования, в т.ч. В2В – даем адреса полезных сайтов и объясняем плюсы и минусы каждого варианта. Какие бывают типы рейсов и самолетов, на что это влияет. Как разные классы обслуживания отличаются между собой по сервису до и во время полета, по цене билета. Как можно повысить класс обслуживания. Почему лучше регистрироваться в программах лояльности.

Обязательный претензионный порядок

Какой обязательный претензионный порядок, который должен предшествовать обращению в суд, установлен в законодательстве, и как его можно прописать в договоре? Что будет в приоритете? В каких спорах его обязательно соблюдать, а кто может проигнорировать? Сколько ждать до обращения в суд? Вместо направления письма с претензией могут быть предусмотрены иные варианты урегулирования разногласий (например, с участием посредников). Как подтвердить их совершение? Что должно содержать письмо-претензия? Может ли предъявленный потом в суде иск отличаться от претензии по своим требованиям в сторону ужесточения? Или придется опять затевать досудебную 30-дневную процедуру? Отправить претензию можно курьером, через «Почту России» с описью вложений или по электронным каналам связи. Как при каждом из этих вариантов доказать время и содержание отправления? На какой адрес направлять? Даем конкретные ответы, примеры оформления и алгоритмы действий для различных ситуаций на основе устоявшейся судебной практики. Пользуйтесь готовыми решениями!

Обучение работников: документирование и спорные вопросы

Объясняем, кому лучше заключить договор с обучающей организацией, в каком случае ей потребуется лицензия. Показываем, что нужно включить в соглашение об образовании (ученический договор) между работодателем и работником по требованию ст. 199 ТК РФ и что в него стоит добавить дополнительно, чтобы в дальнейшем избежать недоразумений и неоправданных трат. Даем образец приказа о направлении на повышение квалификации. Объясняем, как заполнять табель учета рабочего времени при различных формах обучения (причинах отсутствия человека на рабочем месте), – ​от этого зависит размер оплаты данных дней. Кроме того, отвечаем на самые наболевшие вопросы: обязана ли организация платить за обучение работников для соответствия требованиям профстандартов? из-за несоответствия образования работника профстандарту его могут уволить?

Штатная численность службы документационного обеспечения

В условиях финансового кризиса многие предприятия пытаются снизить свои затраты любыми возможными способами, в том числе сокращая штат. В статье предлагается несколько методик расчета необходимой численности делопроизводственного персонала. Язык цифр, во-первых, поможет вам доказать руководству перегруженность своих людей и защитить их от сокращения, а во-вторых, обосновать наем новых.

Деловые переговоры: как организовать и документировать договоренности до оформления договора

Как организовать деловые переговоры на высшем уровне: соблюсти протокол, что согласовать с приглашенной стороной, что надо организовать принимающей стороне. Как оформить программу пребывания иностранной делегации и программу переговоров. Кто и где должен встречать гостей, в каком порядке представляться, правила рассадки в автомобиле и за столом переговоров. Как при этом можно обезопасить участников от COVID-19. Как принято общаться, в т.ч. в нестандартных ситуациях (например, при опоздании одного из участников и др.). Как документально зафиксировать те договоренности, которые удалось достичь, если до заключения договора дело не дошло: см. образцы оформления протокола записи деловой беседы, протокола о намерениях, соглашения о сотрудничестве и организации взаимоотношений.

Размышления на тему оригинала, подлинника и копии

Как понятия «оригинал» и «подлинник» определяются в отечественных стандартах? Как они используются в законодательстве и судами? Есть ли между ними разница? Конкретное судебное дело отвечает на вопрос о том, как надо заверять бумажную копию электронного платежного документа. Даны рекомендации для ситуации приема архивом электронных оригиналов постоянного срока хранения, подписанных усиленными электронными подписями (приказов по основной деятельности госоргана).