• Журнал «Делопроизводство и документооборот на предприятии» март 2011
  • Рубрика Оформление документов

Принимаем кадровые дела: что необходимо знать новичку

  • 0 комментариев
Продолжение статьи, начало в № 2’ 2011

Многие секретари, стремясь освоить смежные специальности, останавливают свой выбор на кадровой работе. И это не случайно: работа в сфере кад­рового делопроизводства требует внимательного и грамотного отношения к оформлению и хранению документов. Но при приеме дел у прежнего кадровика нужно проявить бдительность, чтобы потом не пришлось отвечать за чужие ошибки.
Как известить увольняющегося работника о том, кому именно он должен передать дела? Как быть с увольняющимся сотрудником, который отказывается передавать дела? Как новому работнику поступить, если ему никто не собирается официально передавать дела?



В предыдущем номере журнала мы выяснили: зачем оформлять прием-передачу кадровых документов между прежним и новым специалистом? от чего зависит степень формализации этой процедуры? кому передавать кадровые дела до оформления увольнения кадровика (ведь на одной штатной единице двух работников ­(одновременно ­прежнего и нового) быть не может)?
В этом номере разберемся со следующими вопросами: как известить увольняющегося работника о том, кому именно он должен передать дела? как быть с увольняющимся сотрудником, который отказывается передавать дела? как поступить новому работнику, если ему никто не ­собирается передавать дела и иную необходимую документацию?

Как уходящему сотруднику понять, кому именно он должен передать дела?

Ответим на этот вопрос. Во-первых, это может быть зафиксировано в:

  • трудовом договоре (образец используемой на практике формулировки приведен в Примере 3, здесь есть указания к действию как для поступающего на работу сотрудника, так и для увольняющегося) и
  • внутренних документах организации:
    • должностной инструкции – образец возможной формулировки приведен в Примере 4,
    • Правилах внутреннего трудового распорядка, как это ­показано в Примере 5,
    • в ином локальном нормативном акте (например, в Положении об обработке персональных данных – Пример 6),
    • в приказе (или распоряжении) о приеме-передаче дел, иной документации и материальных ценностей при увольнении работника (о том, как правильно составить такой приказ и какое место он занимает в процедуре приема-передачи кадровой документации, мы скажем в следующем номере журнала).
Пример 3

Формулировка о необходимости передачи дел в трудовом договоре

СвернутьПоказать

2.3. Работодатель обязан...

2.3.6. Обеспечить передачу Работнику уполномоченным лицом дел и иной документации, необходимой ему для надлежащего выполнения трудовой функции в соответствии с настоящим трудовым договором, должностной инструкцией, не позднее дня начала работы, установленного в п. 1.4 ­настоящего трудового договора.

2.4. Работник обязан...

2.4.7. В случае прекращения настоящего трудового договора по любому из оснований, предусмотренному Трудовым кодексом Российской Федерации, не позднее трех рабочих дней до даты увольнения, если иной срок не предусмотрен соглашением сторон, передать дела и иную документацию, за сохранность которой несет ответственность, а также вверенное ему имущество Работодателя, заместителю генерального директора по общим ­вопросам либо иному указанному Работодателем лицу по акту приема-передачи.

Неисполнение Работником предусмотренной в настоящем подпункте обязанности является дисциплинарным проступком и влечет за собой ответственность, ­установленную действующим законодательством Российской Федерации.

Пример 4

Формулировка о передаче дел в должностной инструкции

СвернутьПоказать

Инспектор по кадрам выполняет следующие должностные обязанности:

...21. В случае увольнения – лично передать все дела и необходимую документацию, связанную со своими должностными обязанностями, начальнику отдела кадров или указанному им лицу не позднее четырех рабочих дней до даты увольнения, если иной срок не предусмотрен соглашением сторон трудового договора.

Пример 5

Описание порядка приема-передачи дел при увольнении в Правилах внутреннего трудового распорядка

СвернутьПоказать

7. ПОРЯДОК ПРИЕМА-ПЕРЕДАЧИ ДЕЛ ПРИ УВОЛЬНЕНИИ РАБОТНИКОВ

Вы видите начало этой статьи, чтобы читать всё


на
Электронная подписка за 8400 руб. Печатная версия за YYY руб.
за 300 руб.

  нет голосов

Закрыть
Закрыть

  • Отправить
Закрыть

Подписка


на журналы

Вниманию тех, кто оформил подписку через ООО «Межрегиональное агентство подписки» (ООО «МАП»): важная информация для вас размещена здесь.

Все поля обязательны.
Закрыть

Задать вопрос для интервью
  • Отправить
9 Мая – Всероссийский праздник День победы.