Top.Mail.Ru
Факсимиле – это печать, которая оставляет на бумаге оттиск в виде подписи. С одной стороны, это удобно (можно срочно подписать документ в отсутствие руководителя; да и ему самому это устройство поможет быстрее справляться с кипой бумаг, накопившихся для подписания). С другой – это опасно (если не организовать работу на должном уровне, то потом будет сложно откреститься от подписи на «опасном» документе). Автор рекомендует определенный порядок изготовления факсимиле. Объясняет, как закрепить перечень документов, на которые оно может быть проставлено, как назначить ответственных за хранение и использование факсимиле, как организовать их учет и контроль наличия, как уничтожить факсимиле уволенного сотрудника. При ответе на каждый вопрос автор демонстрирует образцы необходимых для оформления документов.

Уже ни для кого не секрет, что количество документов на каждом предприятии с каждым годом увеличивается. В связи с этим усугубляются проблемы хранения и своевременного подписания все большего объема документов. Именно для того, чтобы избавить руководителя от подписания стопок однотипных бумаг, во многих организациях начинают использовать факсимиле. Это позволяет:

  • уменьшить количество документов, которые руководитель компании должен подписать собственноручно,
  • и, что особенно важно, подписать документы можно и в период его отсутствия.

Ведь очень часто бывает так, что в уже подписанный документ необходимо внести изменения, а руководитель уехал на совещание в вышестоящую организацию, и подписать повторно, а тем более срочно, не может. И вот тут-то на помощь приходит факсимиле. Удобство его использования неоспоримо: оперативность в решении проблем.

Все, казалось бы, просто. Но на самом деле использование аналога собственноручной подписи – а именно к ним и относится факсимиле – требует соблюдения ряда правил. Пренебрежение ими может привести к плачевным последствиям, например, к признанию документов недействительными.

Чтобы обезопасить вас, автор решила поделиться собственным опытом организации работы с факсимиле на предприятии и раскрыла целый ряд вопросов:

  • как правильно организовать процесс изготовления и использования факсимиле в организации;
  • как быть в случае утраты факсимиле;
  • как организовать процесс уничтожения факсимиле;
  • правомерность использования факсимиле на различных документах (договоры, бухгалтерские документы и документы налогового учета, письма, организационно-распорядительные документы и другие).

Что такое факсимиле?

В законодательстве определения понятия факсимиле мы не найдем. Раз так, обратимся к Большой советской энциклопедии: факсимиле-клише-печать, воспроизводящее подпись (от латинского fac simile – сделай подобное), т.е. это аналог собственной подписи руководителя. Факсимиле высокого качества позволяет создать подпись, практически не отличимую невооруженным глазом от собственноручно сделанной.

Любая подпись выполняет как минимум несколько функций:

  • удостоверяет подписанта и, соответственно, право подписи документа именно этим руководителем;
  • подтверждает, что поставивший свою подпись не сможет отказаться от документа, который он подписал.

Если руководитель подписывает документ собственноручно, то подразумевается, что он оценивает все функции, которые выполняет его подпись. Здесь мы вставили слово «подразумевается», потому что при подписании особо важных документов руководитель, конечно, уделяет им должное внимание, а вот при подписании кипы бумаг – навряд ли.

Иначе дело обстоит при использовании факсимиле подписи, которое...

Вы видите начало этой статьи. Выберите свой вариант доступа

Купить эту статью
за 500 руб.
Подписаться на
журнал сейчас
Получать бесплатные
статьи на e-mail

Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:

  • его свежий номер будет ежемесячно приходить к вам по почте в печатном виде;
  • все публикации на сайте этого направления начиная с 2010 г. будут доступны в течение действия комплексной подписки.

А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!

Рекомендовано для вас

Выбираем тип маршрута для авиаперелета

Рассмотрим основные типы перелетов – в один конец (one way) и с возвратом (round trip) – что дешевле и где риски. Пополним копилку «авиазнаний» другими менее известными вариантами перелетов. А заодно проясним часто задаваемые вопросы: по каким документам можно бронировать билеты, сколько ошибок можно допустить, зачем заранее регистрироваться на рейс.

Как получить максимальный результат от международных выставок

Описаны правила предоставления госсубсидий, компенсирующих затраты отечественным компаниям на участие в зарубежных выставках: до 700 тыс. руб. для малых и средних предприятий и до 2 млн для крупного бизнеса! Опыт участия в выставках, в т.ч. за границей, позволил автору сформулировать ценные советы: алгоритм подготовки к выставке, секреты успешного стенда и грамотной работы сотрудников на нем, что важно предусмотреть, как собирать деловые контакты и быстрее избавляться от «зевак», как подводить итоги, чтобы дважды не наступать на одни и те же грабли и получить максимальный эффект от своих вложений. В июле 2023 г. прошел саммит Россия – Африка, мы активно разворачиваемся в сторону этого континента. Поэтому в данной статье добавлены детали работы в Алжире – одной из ключевых стран Африки.

Покупаем авиабилеты: где лучше бронировать и на чем лететь

При организации командировок и турпоездок (для себя и своего шефа) часто важной задачей является грамотная покупка авиабилетов. Научим находить максимально выгодные ценовые предложения на нужный вам уровень сервиса. Где можно купить авиабилеты: не только на сайтах авиакомпаний и агрегаторов, но и у туроператоров, в системах бронирования, в т.ч. В2В – даем адреса полезных сайтов и объясняем плюсы и минусы каждого варианта. Какие бывают типы рейсов и самолетов, на что это влияет. Как разные классы обслуживания отличаются между собой по сервису до и во время полета, по цене билета. Как можно повысить класс обслуживания. Почему лучше регистрироваться в программах лояльности.

Обязательный претензионный порядок

Какой обязательный претензионный порядок, который должен предшествовать обращению в суд, установлен в законодательстве, и как его можно прописать в договоре? Что будет в приоритете? В каких спорах его обязательно соблюдать, а кто может проигнорировать? Сколько ждать до обращения в суд? Вместо направления письма с претензией могут быть предусмотрены иные варианты урегулирования разногласий (например, с участием посредников). Как подтвердить их совершение? Что должно содержать письмо-претензия? Может ли предъявленный потом в суде иск отличаться от претензии по своим требованиям в сторону ужесточения? Или придется опять затевать досудебную 30-дневную процедуру? Отправить претензию можно курьером, через «Почту России» с описью вложений или по электронным каналам связи. Как при каждом из этих вариантов доказать время и содержание отправления? На какой адрес направлять? Даем конкретные ответы, примеры оформления и алгоритмы действий для различных ситуаций на основе устоявшейся судебной практики. Пользуйтесь готовыми решениями!

Обучение работников: документирование и спорные вопросы

Объясняем, кому лучше заключить договор с обучающей организацией, в каком случае ей потребуется лицензия. Показываем, что нужно включить в соглашение об образовании (ученический договор) между работодателем и работником по требованию ст. 199 ТК РФ и что в него стоит добавить дополнительно, чтобы в дальнейшем избежать недоразумений и неоправданных трат. Даем образец приказа о направлении на повышение квалификации. Объясняем, как заполнять табель учета рабочего времени при различных формах обучения (причинах отсутствия человека на рабочем месте), – ​от этого зависит размер оплаты данных дней. Кроме того, отвечаем на самые наболевшие вопросы: обязана ли организация платить за обучение работников для соответствия требованиям профстандартов? из-за несоответствия образования работника профстандарту его могут уволить?

Штатная численность службы документационного обеспечения

В условиях финансового кризиса многие предприятия пытаются снизить свои затраты любыми возможными способами, в том числе сокращая штат. В статье предлагается несколько методик расчета необходимой численности делопроизводственного персонала. Язык цифр, во-первых, поможет вам доказать руководству перегруженность своих людей и защитить их от сокращения, а во-вторых, обосновать наем новых.

Деловые переговоры: как организовать и документировать договоренности до оформления договора

Как организовать деловые переговоры на высшем уровне: соблюсти протокол, что согласовать с приглашенной стороной, что надо организовать принимающей стороне. Как оформить программу пребывания иностранной делегации и программу переговоров. Кто и где должен встречать гостей, в каком порядке представляться, правила рассадки в автомобиле и за столом переговоров. Как при этом можно обезопасить участников от COVID-19. Как принято общаться, в т.ч. в нестандартных ситуациях (например, при опоздании одного из участников и др.). Как документально зафиксировать те договоренности, которые удалось достичь, если до заключения договора дело не дошло: см. образцы оформления протокола записи деловой беседы, протокола о намерениях, соглашения о сотрудничестве и организации взаимоотношений.

Размышления на тему оригинала, подлинника и копии

Как понятия «оригинал» и «подлинник» определяются в отечественных стандартах? Как они используются в законодательстве и судами? Есть ли между ними разница? Конкретное судебное дело отвечает на вопрос о том, как надо заверять бумажную копию электронного платежного документа. Даны рекомендации для ситуации приема архивом электронных оригиналов постоянного срока хранения, подписанных усиленными электронными подписями (приказов по основной деятельности госоргана).