Мы объясняем правила оформления докладной и служебной записки согласно ГОСТу 6.30-2003, а также показываем, как можно разработать трафаретную форму для таких документов.
При этом основной упор в статье делается на оптимизацию бизнес-процессов, для которых инициирующим документом является служебная записка. Рекомендации даны на примере двух ситуаций: отъезд в командировку и заказ служебного автотранспорта.
Служебная записка. Что нового можно сказать об этом всем давно известном атрибуте деловых отношений? Хотим купить принтер для своего отдела – пишем «служебку» в хозяйственный отдел с соответствующей просьбой. Возникла необходимость отправиться в служебную командировку – опять все начинается с «канцелярского» творчества.
Еще в 80-е годы прошлого века широкое распространение получила работа, направленная на унификацию служебных документов, на создание так называемых типовых, стандартных форм документов. Конечно, основным объектом унификации стали документы, описывающие однотипные управленческие ситуации. На основе анализа создавались типовые (трафаретные) документы, в которых постоянная информация оформлялась в виде текста, а для внесения переменной информации оставлялись свободные места (пробелы).
Вспоминаются времена, когда такие трафаретные тексты печатали с помощью самого экономного средства копирования – ротопринта. Экономили не только на средствах копирования, но и на бумаге, старались уместить на одном листе формата А4 два документа. И, конечно, не забывали об основной цели унификации – экономии времени при создании однотипных документов. Работа с такими формами упрощает не только процесс их составления, но и процесс их обработки. Переменная (структурированная, выделенная) информация легче считывается пользователем, а при правильном расположении информации на листе грамотно выделенная переменная информация будет сама привлекать внимание читающего.
В наше время на смену ротопринту пришли персональные компьютеры и принтеры. А переменная информация спокойно укладывается в рамки баз данных. И в этой статье вас ждут практические рекомендации для автоматизации данных процессов. Но вначале напомним правила оформления служебной записки.
Правила оформления
Докладная записка (код унифицированной формы 0286041 по Общероссийскому классификатору управленческих документов, далее по тексту – ОКУД) составляется с целью информировать руководство о сложившейся ситуации, имевших место фактах и т.п. и побудить к принятию определенного решения. Докладные записки могут носить и чисто информационный характер. В любом случае докладная записка «направляется» снизу вверх. Она является:
-
внутренней, если направляется руководству собственной компании (руководителю подразделения или компании), и
-
внешней, если адресуется вышестоящей инстанции.
Служебная записка получила широкое распространение в деловом обороте, хотя такой документ в ОКУД не значится. В отличие от докладной записки, она обеспечивает информирование на горизонтальном уровне – между равнозначными субъектами управления (например, когда начальник службы ДОУ информирует начальника IT-службы).
Служебную и докладную записки оформляют по единым рекомендациям, изложенным в ГОСТе 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к составлению документов». При этом отличаются они только наименованием вида документа. Хотя на практике встречаются компании, где эти два вида документа не различают, а оформляют только служебные записки для сообщения как по горизонтали, так и по вертикали, регистрируя все эти документы единым потоком (вне зависимости от адресата). Кстати, из этой позиции и мы будем исходить далее в данной статье.
Служебные записки оформляются на бланке структурного подразделения. Как правило, используются бланки с угловым расположением реквизитов заголовочной части (см. Пример 1), но возможно и применение бланков с продольным расположением.
В бланке указывается автор служебной записки – это наименование структурного подразделения (для внутренних документов наименование организации можно не указывать).
Обязательными элементами бланка являются также наименование вида документа, который пишется прописными буквами (СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА), ее регистрационный номер и дата, при этом место составления во внутренних документах не указывается. Дата может быть написана только арабскими цифрами или буквенно-цифровым способом: «01.04.2011» или «01 апреля 2011 г.». Если число месяца однозначное, то лучше написать его двузначным числом начиная с нуля, тогда вместо «1» получится «01», чтобы перед цифрой «1» ничего нельзя было дописать, превратив число «1» в «11», «21» или «31». Регистрационный номер может проставляться как по месту составления служебной записки, так и по месту ее получения.
При необходимости ниже бланка указывается заголовок к тексту, отражающий краткое содержание документа. Он формулируется так, чтобы отвечать на вопрос «о чем?», и начинается с предлога «о».
В правом верхнем углу служебной записки указывается адресат – наименование должности и фамилия с инициалами должностного лица, на имя которого направляется документ.
Текст служебной записки может иметь свободную (Пример 1) или унифицированную трафаретную форму (Пример 2).
Служебная записка, составленная от имени структурного подразделения, подписывается руководителем этого подразделения. Т.к. наименование подразделения фигурировало на документе выше, в реквизите «Подпись» должность руководителя подразделения указывают кратко, без повтора в ней наименования самого подразделения, т.е. «Начальник отдела», а не «Начальник отдела маркетинга». Далее на той же строке располагаются личный росчерк и Ф.И.О. руководителя.
При этом сведения о должностном лице, инициирующем издание документа, указываются под реквизитом «Подпись» обычно более мелким шрифтом, чем тот, которым написаны остальные реквизиты документа. Это сведения об исполнителе.
Если у служебной записки есть приложения, то отметка об их наличии располагается после текста и до реквизита «Подпись».
Пример 1. Оформление служебной записки согласно рекомендациям ГОСТа 6.30-2003
