• Журнал «Делопроизводство и документооборот на предприятии» май 2011
  • Рубрика Современное делопроизводство

Размещение табеля и альбома форм документов на корпоративном сайте

  • Рейтинг 5
  • 0 комментариев
  • 45 просмотров
Табель и Альбом форм документов организации чрезвычайно полезны в работе. Только чтобы их использование сделать максимально удобным, пора перевести эти документы в электронный вид. В статье описан успешный опыт размещения и использования данных документов на сайте Белгородского государственного университета на основе 1С-Битрикс. Авторы рекомендуют определенную группировку информации, способ утверждения и форму Табеля, вариант отображения информации о документе, способ организации справочников. Вам покажут, как вдохнуть новую жизнь в Альбом форм документов.


Чем поможет электронный Табель?

Табель унифицированных форм документов организации — это перечень разрешенных к применению форм документов, необходимых и достаточных для реализации функций и задач ее деятельности, с характеристикой их юридического статуса, основных этапов подготовки и прохождения, с установлением обязательной формы. В настоящее время Табель является общепризнанным способом упорядочения процесса документирования, ведь он наглядно демонстрирует схему работы.

Работникам организации запрещается создавать документы, не включенные в Табель форм документов. В текущей деятельности организации Табель форм документов выполняет функцию справочника, содержащего в упорядоченном виде формы используемых документов.

Несмотря на очевидные преимущества, перечисленные выше, Табели унифицированных форм документов в реальной практике составляются довольно редко. Думается, что в настоящее время необходимо пересмотреть как технологию составления Табеля, так и технологию его использования.

При использовании Табеля в его традиционном бумажном варианте каждое структурное подразделение организации должно иметь свой экземпляр Табеля. Для крупной организации размножение Табеля становится достаточно трудоемкой и затратной процедурой. Но дело даже не в этом. Самое главное, что сохраняется громоздкий механизм, не позволяющий оперативно вносить коррективы и изменения в Табель. При этом развитие информационных технологий позволяет использовать принципиально иные варианты. Этой статьей мы делимся с вами опытом представления Табеля в электронном виде для размещения его на официальном сайте организации. В своем родном Белгородском государственном университете мы это уже сделали.

Технология программной реализации такого проекта может быть самой различной. В данном случае у авторов имеется опыт реализации такого проекта на основе использования 1С-Битрикс. Оценка достоинств и недостатков 1С-Битрикс не является предметом настоящей статьи, скажем только, что эта система сейчас довольно популярна в России.

Группировка информации в Табеле

Прежде чем обратиться к рассмотрению конкретных технологических шагов, следует решить несколько принципиальных вопросов, связанных с организацией информации в Табеле. Можно говорить о двух вариантах группировки информации в создаваемом информационном ресурсе:

Вы видите 20% этой статьи, чтобы читать всё


на
Электронная подписка за 8400 руб. Печатная версия за YYY руб.
за 300 руб.


Закрыть
Закрыть

  • Отправить
Закрыть

Подписка


на журналы

Вниманию тех, кто оформил подписку через ООО «Межрегиональное агентство подписки» (ООО «МАП»): важная информация для вас размещена здесь.

Все поля обязательны.
Закрыть

Задать вопрос для интервью
  • Отправить
9 Мая – Всероссийский праздник День победы.