Размещение табеля и альбома форм документов на корпоративном сайте

Чем поможет электронный Табель?

Табель унифицированных форм документов организации — это перечень разрешенных к применению форм документов, необходимых и достаточных для реализации функций и задач ее деятельности, с характеристикой их юридического статуса, основных этапов подготовки и прохождения, с установлением обязательной формы. В настоящее время Табель является общепризнанным способом упорядочения процесса документирования, ведь он наглядно демонстрирует схему работы.

Работникам организации запрещается создавать документы, не включенные в Табель форм документов. В текущей деятельности организации Табель форм документов выполняет функцию справочника, содержащего в упорядоченном виде формы используемых документов.

Несмотря на очевидные преимущества, перечисленные выше, Табели унифицированных форм документов в реальной практике составляются довольно редко. Думается, что в настоящее время необходимо пересмотреть как технологию составления Табеля, так и технологию его использования.

При использовании Табеля в его традиционном бумажном варианте каждое структурное подразделение организации должно иметь свой экземпляр Табеля. Для крупной организации размножение Табеля становится достаточно трудоемкой и затратной процедурой. Но дело даже не в этом. Самое главное, что сохраняется громоздкий механизм, не позволяющий оперативно вносить коррективы и изменения в Табель. При этом развитие информационных технологий позволяет использовать принципиально иные варианты. Этой статьей мы делимся с вами опытом представления Табеля в электронном виде для размещения его на официальном сайте организации. В своем родном Белгородском государственном университете мы это уже сделали.

Технология программной реализации такого проекта может быть самой различной. В данном случае у авторов имеется опыт реализации такого проекта на основе использования 1С-Битрикс. Оценка достоинств и недостатков 1С-Битрикс не является предметом настоящей статьи, скажем только, что эта система сейчас довольно популярна в России.

Группировка информации в Табеле

Прежде чем обратиться к рассмотрению конкретных технологических шагов, следует решить несколько принципиальных вопросов, связанных с организацией информации в Табеле. Можно говорить о двух вариантах группировки информации в создаваемом информационном ресурсе:

• Первый вариант – создание единого табеля, в который в качестве разделов войдут все виды документации, используемой в организации.
• Второй вариант предполагает создание нескольких Табелей унифицированных форм документов и размещение их в качестве разделов единого информационного ресурса на общей веб-странице. Например, можно составить:
  • Табель унифицированных форм организационно-распорядительных и информационно-справочных документов;
  • Табель унифицированных форм бухгалтерской документации ¹;
  • Табель унифицированных форм кадровой документации;
  • Табель унифицированных форм документации системы менеджмента качества;
  • Табель унифицированных форм документации по мобилизационной подготовке, гражданской обороне, защите населения и территории от чрезвычайных ситуаций, пожарной безопасности, обучению работающего населения в области ГО, ЧС и пожарной безопасности, воинскому учету и бронированию граждан, подлежащих призыву, и граждан, пребывающих в запасе;
  • в зависимости от профиля деятельности организации могут быть разработаны и другие Табели.
  В свою очередь каждый Табель будет разделяться на соответствующие разделы и подразделы. При их выделении можно использовать Унифицированную систему организационно-распорядительной документации (УСОРД). При этом следует помнить, что указанная УСД входит в число действующих, но фактически не применяется в деятельности организаций. В настоящее время 1-я очередь УСОРД, утвержденная в 1979 г., в значительной степени устарела, а 2-я очередь, утвержденная Росархивом в 1993 г., не была внедрена в практику. Раздел ОКУД, посвященный организационно-распорядительной документации, с 1993 г. не ведется, поэтому в ОКУД не включены многие формы документов, предусмотренные действующими законодательными и иными нормативными правовыми актами ². Поэтому окажется весьма полезным действующий типовой Перечень ³.

В качестве примера рассмотрим в этой статье разработку Табеля унифицированных форм организационно-распорядительных и информационно-справочных документов.

Утверждение и форма самого Табеля

Для утверждения Табель оформляется в бумажном варианте. Он утверждается приказом по основной деятельности и в качестве контрольного экземпляра хранится как приложение к приказу. Структурно бумажный вариант включает в себя следующие элементы:

• титульную страницу и введение (показаны в Примере 2);
• алфавитный указатель форм документов;
• список сокращений, а также
• непосредственно разделы Табеля.

Содержание разделов зависит от особенностей документирования в каждой конкретной организации. Каждый раздел может делиться на подразделы, а может не иметь их. В качестве примера подраздела можно привести следующий фрагмент структуры Табеля: