• Журнал «Делопроизводство и документооборот на предприятии» июнь 2011
  • Рубрика Информационные технологии

Что такое workflow?

  • 0 комментариев
Термин «workflow» слышали многие. Но не все понимают, чем обычная СЭД отличается от способной автоматизировать бизнес-процессы (т.е. имеющей функции workflow). Мы объяснили все в теории и на примерах: продемонстрировали, как один и тот же процесс подготовки и регистрации исходящего документа выглядит «в ручном исполнении», с использованием СЭД, имеющей функции workflow и не имеющей их. Еще показали, как управление бизнес-процессами может быть реализовано в конкретной СЭД на примере DocsVision.


Workflow и система управления бизнес-процессами

Любое предприятие можно рассматривать как систему бизнес-процессов – упорядоченную совокупность работ и заданий, выполняемых сотрудниками предприятия и направленных на достижение конкретной бизнес-цели за известное время. Поэтому от того, насколько правильно выстроены и формализованы бизнес-процессы (описаны зоны ответственности, функции сотрудников, схемы работ и сроки исполнения заданий), и от того, как сотрудники исполняют свои обязанности, зависит стабильность работы предприятия. И если первое условие, как правило, успешно выполняется, то второе сильно зависит от человеческого фактора. Исправить положение в данном случае можно добавлением внешней «движущей силы» – внедрением системы управления бизнес-процессами (иными словами – автоматизацией бизнес-процессов предприятия).

Системы управления бизнес-процессами называются workflow-системами. Они представляют собой совокупность средств для описания, создания и управления бизнес-процессами при помощи программного обеспечения, которое способно интерпретировать описание процесса, взаимодействовать с участниками работ (сотрудниками предприятия) и, при необходимости, вызывать соответствующие программные приложения и инструментальные средства. В случае автоматизации бизнес-процессов именно workflow-система будет направлять сотрудникам задания в соответствии с описаниями процессов, контролировать сроки исполнения, рассылать напоминания, предоставлять инструменты и данные, необходимые для исполнения заданий, выполнения работ. Выгоды, получаемые от внедрения workflow-системы, очевидны:

  • Повышение управляемости предприятия и уровня исполнительской дисциплины за счет предоставления средств контроля над исполнением поручений сотрудниками.
  • Существенное повышение эффективности производственной (основной) деятельности предприятия за счет автоматизации работы с информацией – предоставления механизмов для работы и средств оперативного доступа к информации.
  • Обеспечение конфиденциальности при работе с информацией, предоставление сотрудникам оперативного доступа к перечню личных заданий и функциям управления.
  • Сокращение издержек при передаче заданий от одного структурного подразделения к другому.
  • Понимание сотрудниками собственной роли, значения своего подразделения и должности в общем производственном процессе и в системе целей предприятия.

Бизнес-процессы охватывают взаимодействие не только сотрудников, но и различных информационных систем предприятия. И практически любой бизнес-процесс включает в себя обработку документов, а любой документ участвует в каком-то бизнес-процессе. Таким образом, необходимо, чтобы workflow-система предоставляла интерфейс для интеграции с существующими информационными системами предприятия и желательно и даже естественно, чтобы входила в состав корпоративной системы электронного документооборота (СЭД).

Вы видите начало этой статьи, чтобы читать всё


на
Электронная подписка за 8400 руб. Печатная версия за YYY руб.
за 300 руб.

  нет голосов

Закрыть
Закрыть

  • Отправить
Закрыть

Подписка


на журналы

Вниманию тех, кто оформил подписку через ООО «Межрегиональное агентство подписки» (ООО «МАП»): важная информация для вас размещена здесь.

Все поля обязательны.
Закрыть

Задать вопрос для интервью
  • Отправить
9 Мая – Всероссийский праздник День победы.