• Журнал «Делопроизводство и документооборот на предприятии» июль 2011
  • Рубрика Современное делопроизводство

Контроль исполнения – традиционный уклад и инновационный подход

  • Рейтинг 4.8
  • 0 комментариев
  • 4060 просмотров
Кому поручить контроль исполнения документов по срокам и по достигнутому результату? Как сформулировать текст поручения, грамотность которого во многом является залогом успеха всего последующего процесса? Этапы работы по контролю исполнения документов рассмотрены на примерах различных групп документов: полученных из вышестоящих организаций, внутренних распорядительных документов, а также тех, для которых срок исполнения установлен действующим законодательством.


Контроль – тема давно и широко обсуждаемая. Однако, настраивая этот тончайший механизм, не всегда правильно расставляют акценты, а в результате получают либо крайне упрощенный вариант, либо растягивают процесс до бесконечности. А как хочется в соответствии с древней поговоркой организовать работу таким образом, чтобы «и волки были сыты, и овцы целы».

Безусловно, неправильно забывать о том, что приоритетом в процессе осуществления любого контроля является производственная составляющая, однако нельзя полностью исключать и морально-этическую сторону этого вопроса. Ведь от того, какая справка о состоянии исполнительской дисциплины будет подана руководству, во многом зависят и дальнейшие оргвыводы: «казнить или помиловать». Конечно, с точки зрения бизнеса, морально-этическая сторона этого вопроса не должна превалировать над профессиональной. Но поверьте, не только элементарное чувство сострадания или дружбы мешает проводить жесткие контрольные действия. Чаще всего помехой является отсутствие продуманного и взвешенного решения, нацеленного на достижение поставленного результата, а также отсутствие механизма оценки этого результата. Контролер не должен сомневаться в своих выводах. И не важно, какой будет оценка: положительной или отрицательной, она должна быть верной. Верной и своевременной.

Исторически российское делопроизводство сложилось таким образом, что задача осуществления контроля исполнения документов и поручений являлась одной из основных задач канцелярий, служб ДОУ и других аналогичных подразделений.

Однако в условиях рынка и здоровой конкуренции данная функция изменила свои очертания и направленность. Сегодня, когда основным критерием контроля является достижение поставленного результата, не стоит полагаться только на возможности делопроизводственных подразделений. Поэтому в данной статье хотелось бы обратить ваше внимание на необходимость разграничения контрольных функций между подразделениями и должностными лицами, а также определить основные обязанности и возможности служб ДОУ в рассматриваемом процессе.

Известно, что целью любого управленческого действия является достижение результата, и без определения этой цели любые действия с документами (регистрация, исполнение, хранение и т.д.) утрачивают свое назначение, а цель заменяется самим процессом (зарегистрировать, разослать и проконтролировать, да и контроль тогда сводится только к констатации факта: исполнено – не исполнено).

В предлагаемой вашему вниманию статье функция контроля будет рассматриваться как средство достижения и оценки результата.

Этапы контроля и основные понятия

В первую очередь остановимся на элементах процесса и дадим определения основным понятиям.

В соответствии с ГОСТом Р 51141-98 (Государственный стандарт Российской Федерации. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения) контроль исполнения документов – это совокупность действий, обеспечивающих своевременное исполнение документов.

Организация контроля исполнения документов и поручений является сложным технологическим процессом, в который вовлекаются различные структуры организации.

Фрагмент документа
СвернутьПоказать
Регламент Правительства Москвы (утв. постановлением Правительства Москвы от 21.02.2006 № 112-ПП)

8.3.1. В целях обеспечения высокой эффективности управления городским хозяйством на основе систематической проверки хода исполнения поручений и принятия своевременных мер по их выполнению в определенные сроки устанавливается контроль исполнения поручений должностных лиц исполнительной власти города.

8.3.2. Контроль исполнения включает в себя контроль за качественным (полнота и точность) и своевременным (сроки исполнения) исполнением документов и резолюций.

Фрагмент документа
СвернутьПоказать
Государственная система документационного обеспечения управления (одобрена коллегией Главархива СССР 27.04.88, приказ Главархива СССР от 25.05.88 № 33)

Контроль исполнения включает постановку документа на контроль, проверку своевременного доведения документа до исполнителя, предварительную проверку и регулирование хода исполнения, учет и обобщение результатов контроля исполнения документов, информирование руководителя. Организация контроля исполнения должна обеспечивать своевременное и качественное исполнение документов.

Опираясь на строго регламентированное советское делопроизводство, все процессы которого были установлены действующей Государственной системой документационного обеспечения управления (ГСДОУ), мы можем рассматриваемый нами процесс разбить на несколько основных звеньев:

  • постановка документа на контроль,
  • проверка своевременного доведения документа до исполнителя,
  • предварительная проверка и регулирование хода исполнения,
  • учет и обобщение результатов контроля исполнения документов,
  • информирование руководителя.

Постановка документа на контроль

Постановка документа на контроль проводится в соответствии с действующими законодательными или нормативными актами, а также в соответствии с управленческим решением органа управления (действующего на основе коллегиальности или единоначалия), которое оформляется, как правило, в виде поручения (резолюции или пункта распорядительного документа).

Фрагмент документа
СвернутьПоказать
ГОСТ Р 51141–98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»

Резолюция документа: Реквизит, состоящий из надписи на документе, сделанной должностным лицом и содержащей принятое им решение.

При постановке документа или поручения на контроль устанавливаются определенные параметры:

  • срок исполнения;
  • исполнители (должностные лица или структурные подразделения, которым поручается исполнение поставленной задачи);
  • излагается (формулируется) текст поручения.
Фрагмент документа
СвернутьПоказать
ГОСТ Р 51141–98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»

Срок исполнения документа: Срок, установленный нормативно-правовым актом, организационно-распорядительным документом или резолюцией.

Типовой срок исполнения документа: Срок исполнения документа, установленный нормативно-правовым актом.

Индивидуальный срок исполнения документа: Срок исполнения документа, установленный организационно-распорядительным документом организации или резолюцией.

Конкретные рекомендации по определению перечня контролируемых документов даны в статье «Что будем контролировать?» на стр. 30 журнала № 7’2011

Срок исполнения

Как видно из приведенных выше определений, в делопроизводстве используются следующие виды сроков исполнения документов: типовые и индивидуальные. Индивидуальный срок исполнения устанавливается для конкретного документа, в зависимости от его содержания. А типовые сроки могут быть утверждены для группы документов, они, как правило, жестко устанавливаются нормативными актами (например, Законом «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации» установлен 30-дневный срок рассмотрения письменного обращения гражданина, поступившего в государственный орган или орган местного самоуправления).

Фрагмент документа
СвернутьПоказать
Федеральный закон от 02.05.2006 № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации»
Статья 12. Сроки рассмотрения письменного обращения

Письменное обращение, поступившее в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу в соответствии с их компетенцией, рассматривается в течение 30 дней со дня регистрации письменного обращения.

Документы, подлежащие постановке на контроль

Если попытаться перечислить все документы, подлежащие постановке на контроль, и использовать при этом утверждение ГСДОУ, что «контролю подлежат документы, требующие исполнения», это значит, не сказать ничего полезного. Мне не хотелось бы подробно перечислять все группы документов, подлежащие контролю. Как правило, в любой организации таковой перечень присутствует, утвержден и остается неизменным из года в год.

Но хотелось бы дать небольшую классификацию, поделив документы на две группы: внутренние (издаваемые для внутреннего использования) и внешние (поступающие из сторонних организаций). При этом особое внимание уделить не виду документа, а управленческому решению, издаваемому по вопросу, изложенному в документе.

Начнем с внешних документов.

Если говорить о документах, поступающих из вышестоящих организаций или контролирующих органов, то они, как правило, содержат поручения и устанавливают сроки их исполнения. Руководителю, принимающему управленческое решение, остается назначить исполнителей.

Документы, поступающие из прочих организаций (партнеров, контрагентов, филиалов и так далее), как правило, содержат предложения, просьбу или вопрос, поэтому чаще всего управленческое решение полностью зависит от выбора должностного лица, его принимающего.

К этой категории можно отнести и запросы, обращения и жалобы граждан. Хотя действия в отношении данных видов документов регламентированы законодательными или иными нормативными актами.

Особое внимание, говоря о контроле исполнения, следует уделить внутренним документам, таким, как приказы, распоряжения, решения.

Как правило, эти документы содержат:

  • поручение или несколько поручений, изданных с целью решения какого-то одного вопроса, или
  • несколько поручений с целью решения различных вопросов.

При этом текст поручения, сроки исполнения и перечень исполнителей полностью зависят только от организационных способностей руководителя, издавшего этот документ.

Формулировка текста поручения

Следует внимательно относиться к самому управленческому решению, оформленному в виде:

  • резолюции на рассматриваемом документе,
  • пункта приказа или решения,
  • поручения, выданного в письменной или устной форме.

Если деятельность направлена на достижение результата, то при формулировании текста поручения необходимо:

1. При назначении исполнителей (по возможности) избегать лишних звеньев организационной цепочки. То есть поручение должно напрямую поступать к исполнителю. Посмотрим на вертикаль власти в разрезе управленческого решения:

От Президента – Правительству, от премьера – министру, от министра – замминистру, от замминистра – руководителю департамента, от руководителя департамента – руководителю управления, от руководителя управления – начальнику отдела, от начальника отдела – исполнителю. А если в эту цепочку включить регионы? Что говорить, почта и курьеры в нашей стране без работы не останутся.

Такая субординация сохраняется, к сожалению, и в одном отдельно взятом учреждении или организации.

При оформлении поручения важным шагом является назначение ответственного исполнителя. На него-то и будет возложена ответственность за исполнение поручения в целом, он должен организовать работу соисполнителей таким образом, чтобы добиться положительного результата, он должен предоставить отчет об исполнении контролеру или автору поручения. Если поручение выдано, назначено несколько исполнителей, а ответственный исполнитель не назначен, то очень часто исполнители начинают перекладывать ответственность друг на друга. Это и понятно, если все исполнители – «безответственные», то кто захочет по собственной инициативе стать «ответственным», поэтому как всегда: Фома кивает на Ерему, Ерема – на Фому, а дело стоит на месте. Таким образом, назначение ответственного исполнителя является принципиально важным фактором, влияющим на ход исполнения всего поручения.

Хочется отметить, что в последние годы в этой области наметились определенные «сдвиги», даже появились новые «канцеляризмы», например, ответственный исполнитель в нормативных документах некоторых ведомств именуется «головным исполнителем» и отмечается в поручении словом «созыв».

Фрагмент документа
СвернутьПоказать
Регламент внутренней организации Министерства образования и науки РФ (утв. приказом Минобрнауки России от 01.09.2005 № 235)

4.2. Руководитель структурного подразделения Министерства, указанный в поручении первым или обозначенный словом «созыв» («ответственный»), является головным исполнителем поручения в Министерстве, организует работу и несет ответственность за его исполнение.

2. При определении сроков исполненияустанавливать только реальные сроки, включающие в себя время и на доставку документа адресату, и на выполнение всех технологических цепочек предполагаемого процесса, при этом должны учитываться и элементарные нормы выработки, а также продолжительность рабочего дня.

Взятые «с потолка» сроки исполнения нарушаются, что влечет не только срыв намеченных действий, но и порождает новые бюрократические процессы, связанные с перепиской по вопросу переноса сроков исполнения, которая чаще всего не только отнимает такое «дефицитное рабочее время», но и отрицательно влияет на достижение планируемого результата.

Пример 1

Грамотно сформулированный пункт поручения (в приказе или протоколе)

СвернутьПоказать

Заместителю главного бухгалтера Оленниковой О.М. провести инвентаризацию основных средств предприятия по состоянию на 30.06.2011 и представить акты инвентаризации на утверждение. Срок – 07.07.2011.

3. При назначении контролерауказать фамилию должностного лица, на которого будет возложен контроль исполнения поручения. Часто эта информация пишется в отдельном абзаце / пункте текста документа. При этом фраза «Контроль оставляю за собой» не является панацеей. Ориентируясь на необходимость достижения результата, и контролера нужно назначать соответствующего поставленным задачам.

Известно, что сегодня контроль ведется в трех направлениях:

  • по факту исполнения (исполнено или не исполнено);
  • по срокам исполнения (в срок или с нарушением сроков);
  • по достигнутому результату.

Опираясь на собственный опыт и сложившуюся практику, могу сделать вывод, что первые два пункта с успехом исполняются службами ДОУ. А вот третье – результативное направление – необходимо поручить ответственному контролеру (должностному лицу или специализированному подразделению), который, владея необходимыми и достаточными знаниями, средствами и полномочиями, будет способен провести своевременную и качественную оценку достигнутого результата.

Фрагмент документа
СвернутьПоказать
Регламент Правительства Москвы (утвержден постановлением Правительства Москвы от 21.02.2006 № 112-ПП)

8.3.3. В компетенцию должностного лица, ответственного за контроль исполнения распорядительного документа (координатора) или являющегося ответственным исполнителем служебного документа и обращения гражданина, входит:

  • организация выполнения поручений, зафиксированных в документе;
  • координация деятельности должностных лиц и органов исполнительной власти г. Москвы, являющихся исполнителями и соисполнителями;
  • корректировка срока исполнения поручения в рамках конечного срока исполнения документа в целом;
  • принятие мер для безусловного выполнения содержащихся в документе поручений;
  • подготовка и представление лицу, подписавшему документ или давшему поручение, отчета (справки о выполнении документа в целом).

В крупных госучреждениях такими полномочиями обладают:

  • как обособленные структурные подразделения (например, в Министерстве культуры РФ – Административный департамент),
  • так и должностные лица (например, в Мэрии Москвы – руководители различного уровня: заместители Мэра, руководители органов исполнительной власти и т.д.).
Фрагмент документа
СвернутьПоказать
Регламент Правительства Москвы (утв. постановлением Правительства Москвы от 21.02.2006 № 112-ПП)

8.3.4. Контроль исполнения поручений по конкретным документам возлагается:

  • по указам и распоряжениям Мэра Москвы, постановлениям и распоряжениям Правительства Москвы – на заместителей Мэра Москвы в Правительстве Москвы (в том числе первого), заместителя Мэра Москвы в Правительстве Москвы – руководителя Аппарата Мэра и Правительства Москвы, министров Правительства Москвы в соответствии с распределением обязанностей руководителей органов исполнительной власти города Москвы;
  • по распоряжениям первых заместителей Мэра Москвы в Правительстве Москвы – на министров Правительства Москвы и руководителей органов исполнительной власти города Москвы, объединенных в комплексы городского управления;
  • по распоряжениям и приказам заместителя Мэра Москвы в Правительстве Москвы – руководителя Аппарата Мэра и Правительства Москвы – на заместителей руководителя Аппарата Мэра и Правительства Москвы в соответствии с распределением обязанностей;
  • по распоряжениям заместителей Мэра Москвы в Правительстве Москвы – на руководителей органов исполнительной власти города Москвы, контроль за деятельностью и координацию работы которых осуществляет заместитель Мэра Москвы в Правительстве Москвы;
  • по протоколам заседаний Правительства Москвы и совещаний у Мэра Москвы – на членов Правительства Москвы, руководителей органов исполнительной власти города Москвы, структурных подразделений Аппарата Мэра и Правительства Москвы;
  • по служебным документам и обращениям граждан – на членов Правительства Москвы, руководителей органов исполнительной власти города Москвы и структурных подразделений Аппарата Мэра и Правительства Москвы;
  • по инициативным документам за подписью Мэра Москвы, направленным Президенту Российской Федерации, в Правительство Российской Федерации, Федеральное Собрание Российской Федерации, Конституционный Суд Российской Федерации, Прокуратуру Российской Федерации, Администрацию Президента Российской Федерации, – на членов Правительства Москвы и руководителей органов исполнительной власти города Москвы, которые подготовили и представили на подпись Мэру Москвы указанные документы.

Но, несмотря на то, что официально контрольная функция возлагается на руководителей различного уровня, техническая сторона вопроса остается на попечении сотрудников ДОУ. А функционал действующего контрольного подразделения неразрывно связан с деятельностью службы ДОУ. Поэтому основной задачей специалистов по управлению документами (разработчиков процесса) является поиск средств и методов, позволяющих организовать процесс таким образом, чтобы можно было добиться оптимального результата при минимальных затратах.

Этапы работы с различными группами документов

Давайте проследим этапы работы с различными группами документов и возможные способы осуществления контрольных функций, связанных с должностным функционалом служб ДОУ.

Итак, первым этапом работы с документами, подлежащими контролю исполнения, является постановка их на контроль.

Данный этап для документов различных видов (групп) начинается с различных стадий жизненного цикла документа:

  • для внешних (поступающих, входящих) документов постановка документа на контроль может произойти как в момент получения документа, так и в момент принятия управленческого решения, т.е. написания на документе резолюции;
  • для внутренних документов (таких, как приказы, решения и пр.) контроль исполнения начинается с момента подписания самого документа, а на служебные и прочие записки распространяется правило, применяемое к внешним документам.

Будем считать, что «постановка документа на контроль» – это действие, которое может быть совершено в отношении документа на любом этапе (стадии) его жизненного цикла.

В качестве примеров рассмотрим такие документы, как:

  • документ, срок исполнения которого установлен федеральным законодательным актом (решение налогового органа о при­остановлении операций по счетам клиента, направленное территориальной инспекцией ФНС РФ в кредитную организацию для исполнения);
  • документ, срок исполнения которого указан в тексте (циркулярное письмо, направленное из вышестоящей организации в подчиненную);
  • распорядительный документ, изданный руководителем организации, действующим на основе единоначалия.

Если срок исполнения документа установлен федеральным законодательством

В соответствии со статьей 76 Налогового кодекса РФ решения ФНС РФ о приостановлении операций по счетам клиентов подлежат обязательному исполнению кредитными организациями. Моментом исполнения является момент поступления документа в банк. Фактом исполнения является приостановление операций налогоплательщика-организации по счетам, открытым в данном банке. Также банк обязан в течение 3 дней со дня получения решения налогового органа направить в налоговый орган сведения об остатках денежных средств налогоплательщика на счетах в банке, операции по которым приостановлены.

Поэтому для документов данной группы моментом постановки документа на контроль будет момент получения документа в почтовом отделении или из рук курьера.

Для данной группы документов необходимо установить два контрольных срока:

  • срок фактической блокировки счета (1 операционный день);
  • срок направления сообщения в налоговый орган (3 рабочих дня).

Так как сроки исполнения решений крайне ограничены, а последствия нарушения сроков могут быть самыми печальными (штрафные санкции – до 20% от суммы проведенных платежей), то желательно проводить контроль исполнения на всех этапах (стадиях) жизненного цикла этого документа.

Если мы по старинке работаем с документами на бумажном носителе, то процедура понятна:

  • фиксация факта получения (поступления) документа;
  • регистрация документа;
  • постановка документа на контроль;
  • фиксация факта передачи документа на исполнение;
  • отслеживание документов, срок исполнения которых истекает в установленное время;
  • ввод отчета исполнителя (по факту приостановления операций по счетам);
  • ввод отчета исполнителя (по факту направления сообщения в налоговый орган);
  • снятие документа с контроля.

То есть весь процесс сводится к обычной рутине: принял, расписался, передал, расписался, вычеркнул, отправил, снял с контроля.

А как хочется построить процесс таким образом, чтобы используемая в организации система электронного документооборота самостоятельно отслеживала состояние работы с документом на всех этапах!

Описывая данный процесс, мы незаметно сформировали два понятия, с помощью которых можно построить всю работу с этим видом документов в СЭД. Это «группа документов» и «стадии жизненного цикла документа».

С группой документов все понятно: создаем отдельную группу документов «Решения ФНС о приостановлении операций по счетам клиентов».

К сожалению, не все СЭД используют в своей работе такое понятие, как «Стадия жизненного цикла документа». Однако этот вопрос легко решается. Во-первых, многие СЭД умеют распознавать такие понятия, как «просмотрен/не просмотрен», «пусто/не пусто».

Пример 2

Отражение жизненного цикла документа в СЭД

СвернутьПоказать

В качестве примера можно привести опыт работы с СЭД DIRECTUM. В системе принято необходимое нам понятие «Стадия жизненного цикла», которое можно использовать, например, для перемещения документа из одной поисковой папки в другую или для изменения цвета, шрифта ссылки на регистрационную карточку электронного документа.

Создадим поисковую папку «Решения ФНС», в которую будут в автоматическом режиме попадать ссылки на регистрационные карточки (РК) зарегистрированных в системе решений. Папка должна быть доступна всем пользователям, являющимся фигурантами по данному процессу. Ее содержимое продемонстрировано в Схеме 1.

Далее можно предложить различные варианты действий. Например, при просмотре ответственным исполнителем РК и прикрепленного к ней документа (отсканированного решения ФНС) данные об этом решении автоматически «перебираются» в следующий раздел – «Просмотрено». После того как в поле РК «Дата блокировки счета» проставляется дата, запись о данном решении ФНС из прежней папки удаляется и поступает в папку «Счет блокирован», в которой будет находиться до тех пор, пока не будет заполнено поле «Дата сообщения». При заполнении этого поля решение «перекочевывает» в следующую папку – «Сообщение в ФНС подготовлено».

Таким образом, папка «Решения ФНС» к концу операционного дня должна быть пуста, а в папке «Сообщение в ФНС подготовлено» должны находиться только решения, по которым ответное сообщение в ФНС уже подготовлено, но пока не отправлено. При этом ссылки на РК просроченных документов будут поступать в сигнальную папку «Просрочено!!!»

Рука так и тянется добавить еще один уровень группировки – «Сообщение отправлено», но его просто нет, так как ссылки на РК, сообщения по которым направлены в ФНС, из папки «Решения ФНС» удаляются. Важным условием является то, что в папке «Решения ФНС» живут только находящиеся «в работе» документы, и если в банк поступило в течение дня 125 решений, то к концу операционного дня в группах «Зарегистрировано» и «Просмотрено» не должно остаться ни одного сообщения.

Итак, целью осуществления визуального контроля в рамках папки «Решения ФНС» можно сформировать подразделы, соответствующие описанным выше стадиям жизненного цикла документа. И при внесении данных в установленные маршрутом поля ссылка на РК будет перемещаться из одного раздела в следующий (см. Схему 1).

Если вы заметили, из процесса обработки документа плавно исчез этап принятия управленческого решения. Описанная технология работы подразу­мевает, что все поступившие решения ФНС выполняются автоматически.

При необходимости управленческое решение в СЭД тоже можно визуализировать, например, с помощью создания критерия (или фильтра, правила) «На рассмотрении». Интересно также использовать такие критерии, как «Блокировать» или «Готовится отказ».

Почему в своем примере мы изъяли этап принятия решения по поступившему документу? Показанный пример характеризует процесс организации контроля исполнения обособленной группы документов, срок исполнения которых установлен законодательным актом и не зависит от управленческого решения руководителя организации! В данном случае понятие «На контроле» распространяется полностью на все документы данной группы, а этап постановки документа на контроль является «лишним» звеном, который легко исключается из описываемого процесса.

Схема 1

Отражение жизненного цикла документа в поисковой папке «Решения ФНС»

СвернутьПоказать

Контролируем исполнение «циркулярного письма»

В данном случае рассмотрим группу документов, поступающих из вышестоящих организаций, при этом решение о постановке документа на контроль носит индивидуальный характер и принимается непосредственно автором резолюции.

Для службы ДОУ функция контроля входящих документов, переданных на рассмотрение руководителю организации для принятия управленческого решения, начинается не с момента постановки документа на контроль, а гораздо раньше – с момента передачи документа руководителю. Как только документ оседает в недрах секретариата, сотрудников службы ДОУ начинают мучить вопросы: «Когда вернет?», «Все ли вернул?» и «Что осталось?»

Если работать в соответствии с описанным выше принципом, то нам, безусловно, поможет такая стадия жизненного цикла, как «На рассмотрении» или «У руководства»; можно конкретизировать: «Передано Петрову И.И.», «Передано Сидорову А.В.» и т.д.

Пример 3

Как отразить в СЭД документы, переданные руководителю на рассмотрение

СвернутьПоказать

С моей точки зрения, в СЭД «ДЕЛО» замечательно решен этот злободневный вопрос с помощью стандартных папок кабинета должностного лица: «Поступившие» и «На исполнении». В папку «Поступившие» поступают ссылки на РК документов, направленных на имя должностного лица – владельца кабинета. В папку «На исполнении» можно «перекладывать» (принимать к исполнению) ссылки на РК документов, по которым уже принято управленческое решение (т.е. сформулирована резолюция).

Итак, управленческое решение принято. Методика принятия управленческого решения не является предметом нашего пристального внимания, поэтому только уточним основные постулаты и попробуем сохранить требования, заявленные в начале статьи. Будем считать, что для данной группы документов основным критерием контроля являются:

  • фактический контроль (факт исполнения или неисполнения),
  • а также сроковый контроль (в срок или с нарушением срока).

В процессе исполнения документа участвуют:

  • автор резолюции;
  • ответственный исполнитель;
  • соисполнители;
  • контролер (сотрудник службы ДОУ).

В современных системах электронного документооборота резолюция руководителя оформляется с помощью направления поручений или заданий исполнителям и контролеру.

В этой ситуации необходимо придерживаться жесткого правила:

  • соисполнители отчитываются об исполнении поручения перед ответственным исполнителем,
  • в свою очередь ответственный исполнитель отчитывается перед контролером,
  • контролер докладывает об исполнении документа автору резолюции, на основании решения которого документ в дальнейшем будет снят с контроля. При необходимости контролера можно наделить определенными полномочиями, позволяющими ему самостоятельно принимать решения о снятии документа с контроля.

Данное правило необходимо учитывать при разработке типовых маршрутов работы с входящими документами. Контролеру в этой ситуации важно оценить факт исполнения (чаще всего это ответный документ) и проконтролировать соблюдение сроков исполнения. С этой целью контролеру необходимо организовать свое рабочее пространство таким образом, чтобы можно было визуально отслеживать поручения по параметру «Ответственный исполнитель» и сроки по параметру «Плановая дата» в разрезе, например, даты события или фамилии ответственного сотрудника (см. Схему 2). Как правило, просроченные поручения выделяются цветом, чаще всего красным.

Схема 2

Вид рабочей папки «На контроле»

СвернутьПоказать

Отметка о контроле может относиться как к регистрационной карточке документа (к документу в целом), так и к одному из его поручений. Одна регистрационная карточка может содержать как контрольные, так и неконтрольные поручения.

Да и проставлять отметку о контроле можно как ручным способом, так и в автоматическом режиме. Например, при постановке поручения на контроль РК документа становится контрольной. Также параметр «На контроле» может быть установлен и для определенной группы документов в целом, и проставляться в РК в момент ее создания. Вариантов, как видите, масса!

В современных СЭД основанием для снятия поручения или РК (документа в целом) с контроля является факт проставления даты фактического исполнения поручения или документа. В этой связи хотелось бы подчеркнуть, что не все СЭД используют в своей терминологии (а заодно и в практике) такие основные понятия контрольности, как «Неконтрольное», «На контроле» и «Снято с контроля». А это очень важно и этого не хватает при полноценной работе с системой, особенно при проведении аналитической работы, например, при подготовке отчетов по вопросам исполнительской дисциплины.

В этой связи также хотелось бы обратить внимание разработчиков программного обеспечения на то, что система электронного документооборота должна распознавать «пустышки», т.е. отчеты исполнителей, в которых не указаны следующие реквизиты: «Дата отчета (дата фактического исполнения поручения)» и «Текст отчета (отчет о совершенных действиях)». В противном случае контролеру часто приходится читать пустые отчеты, а затем возвращать их на доработку.

Получив отчет исполнителя о проделанной работе, как известно, контролер снимает документ (его РК) или поручение с контроля, проставляя дату фактического исполнения и при необходимости заполняя поле «Основание для снятия с контроля». И только после этого регистрационной карточке документа или поручению присваивается статус «Снято с контроля».

Естественно, после этих действий запись об РК или поручении исчезает из контрольной папки, но не из базы данных! К ней всегда можно вернуться, а на основании внесенных метаданных подготовить отчет об исполнительской дисциплине за любой период.

Контролируем исполнение распорядительного документа

Как организовать электронный документооборот без покупки специализированного программного обеспечения? Оказывается, при помощи стандартных возможностей электронной поч ты Microsoft Outlook можно организовать согласование, ознакомление, направление на исполнение документов. Описана процедура взаимодействия всех участников процесса. Объясняется, как можно «заставить» сотрудников организации соблюдать установленные правила и сроки. См. статью «Электронный документооборот «своими силами»: возможности электронной почты» на стр. 12 журнала № 8’2005

В первую очередь необходимо разобраться с задачами, стоящими перед участниками процесса. Контрольные функции можно разделить следующим образом:

  • оценку достигнутого исполнителями результата возложим на контролера 1 – должностное лицо, на которое распорядительным документом возложен контроль исполнения отдельного поручения или всего документа в целом,
  • фактический и сроковый контроль исполнения поручим контролеру 2 – сотруднику службы ДОУ.

    Необходимо также описать основные процессуальные действия:

  • исполнитель выполняет поручение и направляет отчет ответственному исполнителю;
  • ответственный исполнитель (в нашей терминологии это контролер 1) осуществляет контроль за работой обычных исполнителей, принимает от них отчеты и оценивает их, при необходимости направляет поручения на доработку;
  • контролер 2 следит за сроками ознакомления с поручениями, за сроками исполнения поручений, за приемом отчетов контролером 1, занимается обобщением полученных материалов, подготовкой отчетов и докладывает результаты исполнения автору поручения. На основании решения автора поручения контролер 2 снимает поручения с контроля или направляет их на доработку;
  • автор поручения на основании предоставленных материалов принимает решение о снятии документа (поручения) с контроля или о направлении его на доработку.

При необходимости контролера 1 можно наделить полномочиями, позволяющими ему самостоятельно принимать решения о снятии документа (поручения) с контроля или направлении его на доработку.

Здесь описан лишь один из возможных вариантов действий, при котором роль сотрудников службы ДОУ может быть сведена к осуществлению технического контроля. При этом вся ответственность за качество исполнения поручения ложится на автора поручения и ответственного исполнителя, которые в соответствии со своими должностными полномочиями и обязанностями должны добиться желаемого результата.

В данной ситуации для сотрудников службы ДОУ контроль исполнения начинается с момента подписания распорядительного документа и его регистрации. У службы ДОУ образуются задачи:

  • довести распорядительный документ до сведения всех заинтересованных должностных лиц;
  • довести до сведения исполнителей выданные им поручения;
  • организовать контроль исполнения поручений, изложенных в документе.

Хочется первые два пункта раз и навсегда перечеркнуть жирной чертой. Хватит нам этого детского сада! Почему служба ДОУ должна нести ответственность за нерадивых исполнителей, почему она в эпоху, «когда космические корабли бороздят просторы Вселенной», должна бегать за каждым сотрудником и слезно умолять: просмотрите, распишитесь?! Довольно! А не переложить ли все проблемы с больной головы на здоровую? Задача службы ДОУ – своевременно разослать документ всем заинтересованным лицам согласно списку рассылки. А задача заинтересованных лиц – своевременно ознакомиться! Для этого их можно обязать несколько раз в день проверять наличие новых поступивших документов или «научить» программу извещать пользователя о каждом поступившем документе так, чтобы данное событие не осталось незамеченным.

И тогда «кто не спрятался – я не виноват»! А последствия «несвоевременного ознакомления» будут зависеть только от фантазии руководства. И, что интересно, современные технические средства очень легко позволяют провести подобный анализ и предоставить соответствующие данные руководству как по работе с отдельно взятым документом, так и по действиям, совершенным или не совершенным конкретными пользователями.

Итак, документ разослали и забыли. И таким способом значительно облегчили себе жизнь.

В принципе, проще простого разослать документ исполнителям, поставить его на контроль, а потом сидеть и ждать, когда будут поступать отчеты об исполнении. Если же кто-то задержится с отчетом, то ему можно напомнить, а в случае чего и погрозить пальчиком.

Но мы знаем, что любой приказ, решение может содержать несколько пунктов (поручений), каждый пункт может иметь свой индивидуальный срок исполнения и по каждому пункту могут назначаться различные исполнители, иногда – и различные контролеры.

В результате сотрудников службы ДОУ ждет довольно трудоемкий процесс – рассылка поручений. Да, приходится вносить в специальные разделы (закладки) регистрационных карточек в СЭД все необходимые сведения:

  • номер пункта приказа;
  • текст поручения;
  • плановые и промежуточные даты исполнения;
  • фамилии исполнителей, не забыв указать ответственного исполнителя;
  • фамилию контролера;
а затем рассылать поручения приказа исполнителям, контролеру, а при необходимости и автору документа.

Важно понять, насколько полно можно автоматизировать процесс заполнения полей раздела «Поручение». На мой взгляд, было бы удобнее процесс подготовки приказа начинать именно с подготовки (оформления) его проекта, который затем можно преобразовать в привычный «бумажный» документ. Таким способом удастся исключить одну ступеньку работы с документом. Тем более, как уже говорилось в начале статьи, методике принятия управленческого решения необходимо уделять особое внимание.

Поручения разослали. Что же хочет видеть контролер? Выданные поручения? Да, но это очень просто. Гораздо интереснее, если с помощью СЭД можно построить своеобразный график или план исполнения приказа, когда визуально на экране монитора отражаются поручения, выданные всем участникам процесса. Или можно ограничиться наблюдением за работой «ответственных» исполнителей. Все зависит от того, кто наблюдает за процессом: ответственный исполнитель – за исполнителями или сотрудник службы ДОУ – за всем процессом в целом. В качестве примера рассмотрим таблицу, в которой отображены желаемые поля (их состав можно расширить информацией о ходе исполнения, о полученных напоминаниях и т.д.):

Пример 4

Вариант представления информации о контролируемых поручениях

СвернутьПоказать

В отчете из Примера 4 данные систематизированы:

  • 1 уровень группировки – по наименованию документа,
  • 2 уровень группировки – по поручениям, выданным по данному документу, поручения могут быть отсортированы по плановой дате исполнения или по фамилиям исполнителей.

Таким образом можно получать информацию по различным параметрам: первым уровнем группировки можно выбрать не только контролируемый документ, но и исполнителя или плановую дату исполнения.

Рисунок 1

Пример папки «На контроле» со всплывающим окном отчета исполнителя в СЭД «ДЕЛО»

СвернутьПоказать

Какая еще информация может представлять интерес для контролера? Конечно, это отчет исполнителя, а также возможность принятия отчета или направления его на доработку. Также контролерам хотелось бы видеть как можно больше информации о документе и поручении, не открывая соответствующих карточек.

Исполнителю в свою очередь должен быть понятен результат: принят или не принят его отчет.

СЭД решают эти проблемы различными способами, например, система «ДЕЛО» широко использует функции «всплывающих окон» (см. Рисунок 1), а система DIRECTUM позволяет группировать информацию, отображаемую на экранах по нескольким параметрам одновременно.

Также для контролера важен факт прочтения поручения исполнителем, а исполнителю важен факт прочтения отчета контролером.

Как правило, системы умеют направлять различные «оповещения» и «уведомления» о совершенных или предстоящих событиях и действиях заинтересованным пользователям, но у этого функционала имеется и оборотная сторона: различные сообщения, получаемые по одному документу одновременно или с небольшим промежутком времени, часто раздражают пользователя, что приводит к неправильному результату: функция оповещения попросту отключается.

На мой взгляд, главными факторами, влияющими на взаимоотношение контролера и СЭД, являются:

  • гибкость настроек рабочих экранов системы, позволяющих получать визуальную информацию в различных разрезах;
  • простота при заполнении регистрационных форм, возможность наиболее полно автоматизировать процесс;
  • наличие обратной связи от исполнителя контролеру и обратно.

Попробуйте посмотреть на привычные процессы свежим взглядом – и все у вас получится!

В следующем номере читайте продолжение темы контроля исполнения документов.
йте продолжение темы контроля исполнения документов.
на
Электронная подписка за 8400 руб. Печатная версия за YYY руб.

  5 голосов

Нет комментариев
Свернуть форму комментария Комментировать

  • Добавить
Закрыть
Закрыть

  • Отправить
Закрыть

Подписка


на журналы


Все поля обязательны.
Закрыть

Задать вопрос для интервью
  • Отправить
9 Мая – Всероссийский праздник День победы.