Что будем контролировать?

Наверно, многие читатели сталкивались с ситуацией, когда руководитель коммерческой организации в один прекрасный момент вдруг приходил к мысли о необходимости организации контроля исполнения поручений. Оно и понятно. Для четкого и эффективного управления организацией нужно всегда знать, какие документы поставлены на контроль, кто является ответственным исполнителем, т.е. с кого можно спросить, каковы сроки исполнения документов, качество исполнения, количество просроченных документов в плане их исполнения. Причем «вдруг» не означает, что контроля не было вообще. Просто до определенного момента руководитель всю эту информацию держит в своей голове, но, учитывая возрастающие объемы информации, делать это становится все сложнее.

Так, на 17-й конференции-выставке по электронному документообороту и автоматизации управления DOCFLOW-2011 (которая проходила в мае этого года) в выступлении Шульца Клауса (Manager Product Marketing EMEA) было отмечено, что по экспертной оценке IDC, с 2009 по 2020 годы рост информации увеличится в 44 раза. А это значит, что увеличится и количество документов, которые удержать в голове руководителю станет физически невозможно. Как же тут все упомнить? В такой ситуации руководители и вспоминают о контроле исполнения поручений/документов, ведь это как раз одна из функций управления.

Контроль поручений или контроль документов?

В своей ежедневной деятельности работники служб делопроизводства непосредственно связаны с выполнением данной функции, а именно в той части, которая касается контроля исполнения документов. Многим читателям приходилось встречаться и с другим термином – «контроль исполнения поручений». Принципиальна ли разница между этими понятиями?

В соответствии с ГОСТом Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» контроль исполнения документов – это совокупность действий, обеспечивающих своевременное исполнение документов. ГСДОУ также содержит понятие «контроль исполнения документов». Употребление термина «контроль исполнения поручений» связано с тем, что на практике многие руководители требуют контролировать не только документы, но и свои устные поручения, которые тоже необходимо задокументировать для того, чтобы поставить их на контроль. Поэтому правильным, с точки зрения определения основных терминов делопроизводства, будет термин «контроль исполнения документов».

Нужно контролировать все зарегистрированные документы?

На контроль необходимо ставить все документы, зарегистрированные в организации? Вовсе нет. В ГСДОУ указывается, что «контролю подлежат документы, требующие исполнения». Из практики многие работники служб делопроизводства знают, что поставить всю документацию на контроль и отследить ее выполнение просто физически невозможно, да в этом и нет необходимости, потому что часть документов носит информационный характер, часть прислана для сведения, а не совершения каких-либо действий. Но как же быть с теми документами, которые все-таки требуют контроля: что это за документы, кто определяет, какие документы надо поставить на контроль, а какие нет?