• Журнал «Делопроизводство и документооборот на предприятии» июль 2011
  • Рубрика Информационные технологии

Использование форм и ШАБЛОНОВ В MS Word

  • 0 комментариев
  • 158 просмотров
В майском номере журнала мы делились опытом коллег из Белгорода о создании Табеля и Альбома форм документов организации на корпоративном сайте. Статью из июльского номера журнала можно считать продолжением данной темы. Сейчас мы пошагово рассказываем, как можно создать в Word`е и потом использовать защищенные шаблоны документов в электронном виде на примере служебного задания для направления работника в командировку.


При подготовке некоторых документов используются унифицированные формы. Часто в организациях создаются шаблоны документов в электронном виде (обычно в MS Word), которыми могут пользоваться все сотрудники.

Создавая унифицированную форму в MS Word, можно использовать разные функции текстового процессора, которые повлияют на свойства формы. Так, если не пользоваться никакими специальными средствами, то постоянная часть формы не будет защищена от каких-либо правок и работник, заполняя форму, может случайно (или по злому умыслу) удалить часть текста, изменить или отформатировать его. Помочь в данной ситуации могут специальные функции MS Word, позволяющие создавать «защищенные» формы. Рассмотрим особенности использования данных форм и технологию их создания.

Подготовка документа с использованием «защищенной» формы

Под «защищенной» формой в данной статье будем понимать электронную форму, созданную в текстовом процессоре MS Word 2007, позволяющую вводить данные в определенные поля и запрещающую редактировать и форматировать неизменяемую ее часть. Использование «защищенных» форм при подготовке документов рассмотрим на примере.

Допустим, требуется подготовить служебное задание для направления работника в командировку. Для оформления служебных заданий1 была заранее создана «защищенная» форма, сохраненная в виде файла (шаблона) MS Word в папке на сервере организации.

Для начала работы необходимо открыть сетевую папку и 2 раза щелкнуть левой кнопкой «мыши» по файлу с «защищенной» формой служебного задания. В результате в MS Word откроется новый документ, представляющий собой копию нашей формы (Рисунок 1). То есть все данные по определенному служебному заданию будут вводиться в новый документ, а сама форма будет всегда оставаться незаполненной. Таким образом, подготовленная «защищенная» форма служебного задания может служить основой для неограниченного числа документов и при подготовке определенного документа не придется удалять неактуальные данные.

Открывшийся документ (копию формы) можно сразу сохранить под любым именем и в любой папке, а затем периодически производить сохранение заполняемого документа.

Во время заполнения открывшегося документа работник сможет внести данные только в определенные его поля. При этом вносимая информация будет отформатирована в соответствии с параметрами, установленными при создании «защищенной» формы. Соответственно, у работника не получится изменить размер шрифта вводимого текста, межстрочный интервал, параметры выравнивания текста и т.д.

Остальная область служебного задания не будет доступна для редактирования и форматирования. Текст в данной области даже не получится выделить.

На Рисунке 1 видно, что практически все кнопки на вкладках MS Word являются неактивными, т.е. с помощью них не получится выполнить какие-либо команды в заполняемом служебном задании. Так, на вкладке «Главная» останутся доступными только три кнопки: «Вставить», «Копировать», «Вырезать». Эти кнопки можно использовать для заполнения некоторых полей формы.

Поля, в которые должны вводиться данные, имеют определенный тип (формат). При этом в форме могут использоваться следующие типы полей:

  • текстовое поле, заполняемое с помощью ввода информации с клавиатуры или копированием данных из буфера обмена (Рисунок 1);
  • текстовое поле, для заполнения которого используется раскрывающийся список (Рисунок 3);
  • текстовое поле, которое можно заполнять с помощью раскрывающегося списка или в которое можно вводить информацию с использованием клавиатуры (буфера обмена);
  • поле, содержащее дату. Формат отображения даты в поле устанавливается при создании формы. Дата может быть представлена следующим образом:
    • dd.MM.yyyy (например, 07.07.2011),
    • dddd, d MMMM yyyy ‘г.’ (например, четверг, 7 июля 2011 г.),
    • d MMMM yyyy ‘г.’ (например, 7 июля 2011 г.),
    • dd.MM.yy (например, 07.07.11) и т.д.
    Для ввода даты может использоваться календарь (Рисунок 4);
  • числовое поле, в которое значение вводится с клавиатуры или из буфера обмена (Рисунок 2);
  • поле с флагом, которое может принимать два значения: флаг установлен или флаг снят. Данное поле обычно используется в анкетах.

Для того чтобы было понятно, какую информацию следует вводить в то или иное поле, в форме может использоваться пояснительный текст (см. Рисунок 1) или справка, отображаемая в строке состояния (см. Рисунок 2) или отдельном окне.

Рисунок 1

Заполнение служебного задания в MS Word

СвернутьПоказать
Рисунок 2

Заполнение служебного задания в MS Word

Вы видите 20% этой статьи, чтобы читать всё


на
Электронная подписка за 8400 руб. Печатная версия за YYY руб.
за 300 руб.


Закрыть
Закрыть

  • Отправить
Закрыть

Подписка


на журналы

Вниманию тех, кто оформил подписку через ООО «Межрегиональное агентство подписки» (ООО «МАП»): важная информация для вас размещена здесь.

Все поля обязательны.
Закрыть

Задать вопрос для интервью
  • Отправить
9 Мая – Всероссийский праздник День победы.