• Журнал «Делопроизводство и документооборот на предприятии» сентябрь 2011
  • Рубрика Современное делопроизводство

Нормативная база ДОУ: ответ специалиста на непростой вопрос

  • 0 комментариев
  • 71 просмотр
Статья о современной нормативной базе документационного обеспечения управления (делопроизводства; ДОУ) подготовлена по просьбе нашего читателя. Вы узнаете, какими документами сейчас нужно руководствоваться, чем можно пользоваться в справочных целях, как выстроить систему локальных нормативных актов организации, какую позицию занять в отношениях с руководством и коллегами.


СвернутьПоказать

Итак, был задан вопрос. Мы благодарим читателя за добрые слова в наш адрес, а также за то, что Ирина сформулировала наболевшую для большинства специалистов ДОУ проблему и привлекла к ней наше внимание.

Срочные мероприятия

В ситуации, в которой оказался наш читатель, можно дать самый первый и главный ответ: необходимо срочно, в плановом или внеплановом порядке, поставив в известность первого руководителя и привлекая руководителей и специалистов основных подразделений, взаимодействующих со службой делопроизводства (юридическая служба, ИТ-подразделение, служба безопасности, бухгалтерия, кадры и др.), начать работу по созданию системы локальных правовых актов, регламентирующих все аспекты работы с документами в данной организации.

Если в организации существует проблема оформления документов, рекомендуем с ее решения и начать регламентацию, подготовив, например, правила/регламент оформления служебных писем, правила/регламент оформления служебных записок, правила/регламент издания распорядительных документов; правила/регламент подготовки и оформления протоколов и т.п. Советуем в этих регламентах сразу учитывать ситуации оформления документов и их проектов в информационной системе (в электронном виде) и в бумажной форме. Каждый из подобных документов необходимо утвердить и ввести в действие приказом первого руководителя, в котором контроль за соблюдением соответствующих требований возложить на службу делопроизводства. Тем самым служба делопроизводства (ее руководитель и сотрудники) приобретает одну из своих важнейших рабочих функций – осуществление нормоконтроля всех видов и разновидностей документов организации в процессе их согласования, подготовки к подписанию, утверждению или отправке. И взаимодействие с сотрудниками организации по поводу правильности оформления документов постепенно перейдет из области «доказывания правоты» в область технологии и нормальных служебных отношений.

Нельзя рассчитывать, что какой-либо закон или иной нормативный правовой акт может полностью урегулировать порядок организации работы с документами во множестве конкретных органов и организаций нашей страны. Создание системы локальных правовых актов по вопросам делопроизводства необходимо каждой современной организации. Кстати, внутренняя организация деятельности является зоной ответственности первого руководителя, и все управленческие риски отсутствия регламентации процессов документирования и организации работы с документами несет именно он.

С управленческой точки зрения нельзя позволять исполнителям самостоятельно устанавливать какие-либо правила оформления документов и внедрять традиции, часто усвоенные ими на прежних местах работы. Опасность ситуации в том, что отсутствие локальных правовых актов, регламентирующих делопроизводство, на самом деле означает отсутствие контроля за доказательным оформлением управленческих действий, за процессами обработки и представления информации.

Специалист службы делопроизводства обязан изучить основы деятельности отрасли, в которой развивается его организация (торговля, финансы, образование, строительство, медицина и др.), особенности терминологии, законодательного и нормативного регулирования, наличие и обязательность применения форм соответствующей унифицированной системы документации, характер взаимосвязей и т.п. факторы, которые определяют правила работы с документами в конкретной области деятельности. А «настольными» документами в службе делопроизводства должны стать устав или положение об организации, приказ о распределении полномочий между руководителями, положения о структурных подразделениях и другие организационные документы, закрепляющие основы документирования и организации документооборота.

Вы видите 20% этой статьи, чтобы читать всё


на
Электронная подписка за 8400 руб. Печатная версия за YYY руб.
за 300 руб.


Закрыть
Закрыть

  • Отправить
Закрыть

Подписка


на журналы

Вниманию тех, кто оформил подписку через ООО «Межрегиональное агентство подписки» (ООО «МАП»): важная информация для вас размещена здесь.

Все поля обязательны.
Закрыть

Задать вопрос для интервью
  • Отправить
9 Мая – Всероссийский праздник День победы.