Статья о современной нормативной базе документационного обеспечения управления (делопроизводства; ДОУ) подготовлена по просьбе нашего читателя. Вы узнаете, какими документами сейчас нужно руководствоваться, чем можно пользоваться в справочных целях, как выстроить систему локальных нормативных актов организации, какую позицию занять в отношениях с руководством и коллегами.
Итак, был задан вопрос. Мы благодарим читателя за добрые слова в наш адрес, а также за то, что Ирина сформулировала наболевшую для большинства специалистов ДОУ проблему и привлекла к ней наше внимание.
Срочные мероприятия
В ситуации, в которой оказался наш читатель, можно дать самый первый и главный ответ: необходимо срочно, в плановом или внеплановом порядке, поставив в известность первого руководителя и привлекая руководителей и специалистов основных подразделений, взаимодействующих со службой делопроизводства (юридическая служба, ИТ-подразделение, служба безопасности, бухгалтерия, кадры и др.), начать работу по созданию системы локальных правовых актов, регламентирующих все аспекты работы с документами в данной организации.
Если в организации существует проблема оформления документов, рекомендуем с ее решения и начать регламентацию, подготовив, например, правила/регламент оформления служебных писем, правила/регламент оформления служебных записок, правила/регламент издания распорядительных документов; правила/регламент подготовки и оформления протоколов и т.п. Советуем в этих регламентах сразу учитывать ситуации оформления документов и их проектов в информационной системе (в электронном виде) и в бумажной форме. Каждый из подобных документов необходимо утвердить и ввести в действие приказом первого руководителя, в котором контроль за соблюдением соответствующих требований возложить на службу делопроизводства. Тем самым служба делопроизводства (ее руководитель и сотрудники) приобретает одну из своих важнейших рабочих функций – осуществление нормоконтроля всех видов и разновидностей документов организации в процессе их согласования, подготовки к подписанию, утверждению или отправке. И взаимодействие с сотрудниками организации по поводу правильности оформления документов постепенно перейдет из области «доказывания правоты» в область технологии и нормальных служебных отношений.
Нельзя рассчитывать, что какой-либо закон или иной нормативный правовой акт может полностью урегулировать порядок организации работы с документами во множестве конкретных органов и организаций нашей страны. Создание системы локальных правовых актов по вопросам делопроизводства необходимо каждой современной организации. Кстати, внутренняя организация деятельности является зоной ответственности первого руководителя, и все управленческие риски отсутствия регламентации процессов документирования и организации работы с документами несет именно он.
С управленческой точки зрения нельзя позволять исполнителям самостоятельно устанавливать какие-либо правила оформления документов и внедрять традиции, часто усвоенные ими на прежних местах работы. Опасность ситуации в том, что отсутствие локальных правовых актов, регламентирующих делопроизводство, на самом деле означает отсутствие контроля за доказательным оформлением управленческих действий, за процессами обработки и представления информации.
Специалист службы делопроизводства обязан изучить основы деятельности отрасли, в которой развивается его организация (торговля, финансы, образование, строительство, медицина и др.), особенности терминологии, законодательного и нормативного регулирования, наличие и обязательность применения форм соответствующей унифицированной системы документации, характер взаимосвязей и т.п. факторы, которые определяют правила работы с документами в конкретной области деятельности. А «настольными» документами в службе делопроизводства должны стать устав или положение об организации, приказ о распределении полномочий между руководителями, положения о структурных подразделениях и другие организационные документы, закрепляющие основы документирования и организации документооборота.
Немного истории
Документами, которые в нашей современной истории разрабатывались с целью регламентации делопроизводства в целом, можно считать следующие:
-
«Единая государственная система делопроизводства. Основные положения» (ЕГСД) одобрена Государственным комитетом Совета Министров СССР по науке и технике; постановление от 04.09.1973 № 435; М., 1974. В развитие данного документа был подготовлен проект «Единая государственная система документационного обеспечения управления. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения» (ЕГСДОУ), который не был введен в действие.
ЕГСД должна была применяться избирательно в зависимости от отнесения организации к одной из четырех категорий по объему документооборота (для каждой из категорий устанавливались типовые решения). Системность и комплексность регламентации делопроизводства обеспечивались в ЕГСД не только за счет закрепления единых правил документирования управленческой деятельности и основных делопроизводственных операций, но и благодаря разделам, содержащим рекомендации по разработке структуры и функций службы делопроизводства, названиям должностей, специальностей и численности сотрудников, установлению требований к условиям труда, правилам механизации делопроизводственных...