Top.Mail.Ru

Нормативная база ДОУ: ответ специалиста на непростой вопрос

Статья о современной нормативной базе документационного обеспечения управления (делопроизводства; ДОУ) подготовлена по просьбе нашего читателя. Вы узнаете, какими документами сейчас нужно руководствоваться, чем можно пользоваться в справочных целях, как выстроить систему локальных нормативных актов организации, какую позицию занять в отношениях с руководством и коллегами.

Итак, был задан вопрос. Мы благодарим читателя за добрые слова в наш адрес, а также за то, что Ирина сформулировала наболевшую для большинства специалистов ДОУ проблему и привлекла к ней наше внимание.

Срочные мероприятия

В ситуации, в которой оказался наш читатель, можно дать самый первый и главный ответ: необходимо срочно, в плановом или внеплановом порядке, поставив в известность первого руководителя и привлекая руководителей и специалистов основных подразделений, взаимодействующих со службой делопроизводства (юридическая служба, ИТ-подразделение, служба безопасности, бухгалтерия, кадры и др.), начать работу по созданию системы локальных правовых актов, регламентирующих все аспекты работы с документами в данной организации.

Если в организации существует проблема оформления документов, рекомендуем с ее решения и начать регламентацию, подготовив, например, правила/регламент оформления служебных писем, правила/регламент оформления служебных записок, правила/регламент издания распорядительных документов; правила/регламент подготовки и оформления протоколов и т.п. Советуем в этих регламентах сразу учитывать ситуации оформления документов и их проектов в информационной системе (в электронном виде) и в бумажной форме. Каждый из подобных документов необходимо утвердить и ввести в действие приказом первого руководителя, в котором контроль за соблюдением соответствующих требований возложить на службу делопроизводства. Тем самым служба делопроизводства (ее руководитель и сотрудники) приобретает одну из своих важнейших рабочих функций – осуществление нормоконтроля всех видов и разновидностей документов организации в процессе их согласования, подготовки к подписанию, утверждению или отправке. И взаимодействие с сотрудниками организации по поводу правильности оформления документов постепенно перейдет из области «доказывания правоты» в область технологии и нормальных служебных отношений.

Нельзя рассчитывать, что какой-либо закон или иной нормативный правовой акт может полностью урегулировать порядок организации работы с документами во множестве конкретных органов и организаций нашей страны. Создание системы локальных правовых актов по вопросам делопроизводства необходимо каждой современной организации. Кстати, внутренняя организация деятельности является зоной ответственности первого руководителя, и все управленческие риски отсутствия регламентации процессов документирования и организации работы с документами несет именно он.

С управленческой точки зрения нельзя позволять исполнителям самостоятельно устанавливать какие-либо правила оформления документов и внедрять традиции, часто усвоенные ими на прежних местах работы. Опасность ситуации в том, что отсутствие локальных правовых актов, регламентирующих делопроизводство, на самом деле означает отсутствие контроля за доказательным оформлением управленческих действий, за процессами обработки и представления информации.

Специалист службы делопроизводства обязан изучить основы деятельности отрасли, в которой развивается его организация (торговля, финансы, образование, строительство, медицина и др.), особенности терминологии, законодательного и нормативного регулирования, наличие и обязательность применения форм соответствующей унифицированной системы документации, характер взаимосвязей и т.п. факторы, которые определяют правила работы с документами в конкретной области деятельности. А «настольными» документами в службе делопроизводства должны стать устав или положение об организации, приказ о распределении полномочий между руководителями, положения о структурных подразделениях и другие организационные документы, закрепляющие основы документирования и организации документооборота.

Немного истории

Документами, которые в нашей современной истории разрабатывались с целью регламентации делопроизводства в целом, можно считать следующие:

  • «Единая государственная система делопроизводства. Основные положения» (ЕГСД) одобрена Государственным комитетом Совета Министров СССР по науке и технике; постановление от 04.09.1973 № 435; М., 1974. В развитие данного документа был подготовлен проект «Единая государственная система документационного обеспечения управления. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения» (ЕГСДОУ), который не был введен в действие.
    ЕГСД должна была применяться избирательно в зависимости от отнесения организации к одной из четырех категорий по объему документооборота (для каждой из категорий устанавливались типовые решения). Системность и комплексность регламентации делопроизводства обеспечивались в ЕГСД не только за счет закрепления единых правил документирования управленческой деятельности и основных делопроизводственных операций, но и благодаря разделам, содержащим рекомендации по разработке структуры и функций службы делопроизводства, названиям должностей, специальностей и численности сотрудников, установлению требований к условиям труда, правилам механизации делопроизводственных...

Вы видите начало этой статьи. Выберите свой вариант доступа

Купить эту статью
за 500 руб.
Подписаться на
журнал сейчас
Получать бесплатные
статьи на e-mail

Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:

  • его свежий номер будет ежемесячно приходить к вам по почте в печатном виде;
  • все публикации на сайте этого направления начиная с 2010 г. будут доступны в течение действия комплексной подписки.

А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!

Рекомендовано для вас

Документы по годовому общему собранию акционеров и участников (в АО и ООО)

Когда ООО и АО должны провести годовые общие собрания своих владельцев. Какие документы по подготовке и проведению общих собраний участников (в ООО) и акционеров (в АО) надо оформлять. Сколько и где их хранить. Как формировать в дела. Описываем требования законодательства (которые порой конфликтуют между собой или содержат устаревшие формулировки). Показываем, как их реально выполнить на практике. Штрафы за ошибки для организаций доходят до 700 000 рублей. Поэтому важно быть очень внимательными при подготовке и проведении собраний высшего органа управления общества, при дальнейшем хранении документальных доказательств того, что все было сделано так, как надо!

Как принимать заявления работников

Кому и как работник должен подавать заявление. Как потом он сможет это доказать в суде. Должен ли работодатель регистрировать заявление и оформлять на нем какие-либо отметки. Как это может происходить на практике с бумажными заявлениями. Как лучше организовать работу (прием, передачу в работу, уведомление в случае отказа). Какие риски выявил анализ судебной практики. В результате предлагаем вам формулировки для регламентации этой процедуры в инструкции. Какие особенности появляются при электронном документообороте.

Разбиваем дело на тома

При каком объеме дела его пора разделять на тома (где установлен этот предел). По каким принципам документы дела могут распределяться между томами. Как это отражается в заголовке тома на его обложке. Как по окончании года указать наличие у дела нескольких томов в номенклатуре и на обложках. По общему правилу в одно дело формируются документы одного календарного года. Какие из него есть исключения. Поводом для написания статьи стал вопрос читателя.

Как направить документы своему работнику по почте

Какие документы работодатель обязан отправить почтой, а какие так направлять просто целесообразно. В каком случае предварительно нужно получить на это письменную просьбу работника. На какой адрес отправлять. Какой способ отправки подтвердит факт выполнения работодателем возложенной на него обязанности. Где и сколько потом хранить документы о почтовой отправке. Показываем примеры оформления кадровых документов и форм Почты России: уведомления о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на ее пересылку, заявления работника с просьбой направлять ему документы на определенный адрес, сопроводительного письма при отправке документов, описи вложений в ценное отправление, уведомления о вручении.

Сколько дней отводится для ответа на обращение?

Вы поймете, на какие обращения можно ответить в течение 30 дней, и обнаружите, что на большинство обращений физических и юридических лиц коммерческая организация должна отвечать в течение 7 календарных дней (приводим ссылки на законы и судебную практику). Еще объясняем, когда действуют другие варианты сроков: 3 дня, 5 дней, 10 дней, 45 дней и др. Даем примеры расчета даты ответа на календаре – ​для сроков по Закону об обращениях граждан и исчисляемых по Гражданскому кодексу РФ (их методики различаются).

Порядок разработки номенклатуры дел

В конце года необходимо составить (или актуализировать имеющуюся) номенклатуру дел на следующий год. Если в вашей организации ее еще нет, то эта статья поможет исправить данную ошибку. Ведь без номенклатуры дел невозможно систематизировать имеющиеся документы и наладить соблюдение сроков их хранения. Мы объяснили, какие документы необходимо включить в номенклатуру дел, как сформировать заголовки дел (которые потом будут переноситься на их обложки), как их проиндексировать, как установить сроки хранения, какую структуру номенклатуры выбрать, чем отличается номенклатура дел организации от номенклатуры структурного подразделения, как оформить, подписать, согласовать и утвердить документ, что заполняется перед началом делопроизводственного года и что — по его окончании.

Личные карточки и личные дела: систематизация, оперативное хранение и передача в архив

По каким правилам хранить личные карточки и личные дела: где, как и сколько? Как вести Журнал регистрации личных дел, как заполнять их обложки? Что нужно сделать после увольнения сотрудника с его личной карточкой и личным делом? Когда их передавать в архив? Каковы плюсы и минусы сшива карточек и дел разных людей в общие наряды (дела) по году увольнения, как при этом систематизировать документы внутри? Как в описи дел по личному составу на передачу документов из отдела кадров в архив формулировать заголовки дел и томов (что в них включать в зависимости от выбранного способа систематизации)? Каковы особенности написания дат в описи дел? Что делать, если ранее уволенный человек вернулся работать в вашу организацию?

Обработка входящей корреспонденции

Эта статья посвящена участку работы, который есть в любой организации. Новичкам она поможет грамотно организовать данный процесс. А опытным специалистам – обучить своих подопечных. Ведь статья написана практиком, имеющим многолетний опыт работы как в классическом советском бумажном делопроизводстве, так и в смешанном документообороте современных банков. Даны советы, на что стоит обратить внимание в самом начале – при получении документа. Далее анализируются все этапы обработки: прием и сортировка корреспонденции, регистрация, направление на рассмотрение руководству, принятие управленческого решения (наложение резолюции), направление документа на исполнение, контроль исполнения и подшивка в дело исполненного документа. Наглядно демонстрируется, как ход обработки входящего документа отражается на нем самом в виде появления новых реквизитов / отметок, а также в регистрационных формах организации.