• Журнал «Делопроизводство и документооборот на предприятии» октябрь 2011
  • Рубрика Современное делопроизводство

Изменения в Правилах делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти: актуальные комментарии

  • 0 комментариев
Уже вступили в силу новые изменения в Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти. Для кого они обязательны? С какой неопределенностью в терминологии нам придется работать? Полностью изменен раздел VI Правил, посвященный электронному документообороту. Что изменилось в нем? Как работать с перечнем обязательных сведений о документах в СЭД?


Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденные постановлением Правительства РФ от 15.06.2009 № 477 (далее – Правила), являются важнейшим нормативным документом общегосударственного значения. В процессе реализации требований, закрепленных Правилами, необходимо учитывать их обязательный характер1 и большое значение для перехода на электронный документооборот.

План мероприятий по переходу федеральных органов исполнительной власти на безбумажный документооборот в процессе организации их внутренней деятельности был утвержден распоряжением Правительства РФ от 12.02.2011 № 176-р, на его основе федеральные органы подготовили и реально приступили к выполнению своих конкретных планов мероприятий, которые касаются и подведомственных им территориальных органов. Одним из ключевых моментов в плане является закрепление единых основ для реального перехода на безбумажный документооборот.

В момент утверждения и официальной публикации Правила были восприняты неоднозначно. Но и внесенные в них в настоящее время изменения, утвержденные постановлением Правительства РФ от 07.09.2011 № 751 (далее – Изменения), так ожидаемые профессиональным сообществом документоведов и специалистами в области IT, по-прежнему нуждаются в дополнительной профессиональной оценке и взвешенных комментариях.

Попытаемся рассмотреть утвержденные Изменения в Правилах в позитивном аспекте. Структура Правил в целом осталась прежней, в текст разделов внесены небольшие изменения и дополнения, а полной замене подвергся лишь текст раздела VI.

Изменения в терминологии

Изменения, внесенные в раздел II «Основные понятия», позволяют более точно понимать и правильно организовать соблюдение требований, установленных прежде всего в разделе VI. Положительной оценки заслуживает то, что дано определение понятия «система электронного документооборота», которое полностью соответствует термину, установленному национальным стандартом ГОСТ Р ИСО 15489-1 2007 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования». Это позволяет использовать в качестве синонимов понятия «система электронного документооборота» и «система управления документами» и находить общий язык во взаимодействии с ИТ-специалистами.

Но, к сожалению, без введения понятия «управление документами», которое определяется как деятельность по созданию, использованию, хранению и уничтожению документов в организациях с целью доказательства проведения деловых (управленческих) операций (по ГОСТ Р ИСО 15489- 1- 2007) обязательность основополагающих функциональных требований к СЭД, которые упоминаются в п. 40, 41, 45 Правил (создание, использование, хранение документов в системе) может пониматься неправильно. Так, можно понять, что п. 45 новой версии Правил закрепляет в качестве единственной довольно устаревшую технологию, предусматривающую «посредника» между документом и информационной системой, в которой он обрабатывается, т.е. некую промежуточную форму ввода информации о документе:

Пример 1

Смысл п. 45 Правил

СвернутьПоказать

Документы, создаваемые в федеральном органе исполнительной власти.... включаются в систему электронного документооборота после сканирования и создания электронных образов документов.

В связи с этим представляется, что введенное в Правила понятие «электронный документооборот» нуждается в редактировании, т.к. реальную функциональность информационной системы более точно отражает формулировка: «электронный документооборот – документооборот, осуществляемый в информационной системе», а не с ее применением. Кроме того, в данном понятии необходимо дать определение и родовому понятию «документооборот» как движению документов.

Вы видите начало этой статьи, чтобы читать всё


на
Электронная подписка за 8400 руб. Печатная версия за YYY руб.
за 300 руб.

  нет голосов

Закрыть
Закрыть

  • Отправить
Закрыть

Подписка


на журналы

Вниманию тех, кто оформил подписку через ООО «Межрегиональное агентство подписки» (ООО «МАП»): важная информация для вас размещена здесь.

Все поля обязательны.
Закрыть

Задать вопрос для интервью
  • Отправить
9 Мая – Всероссийский праздник День победы.