Уже вступили в силу новые изменения в Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти. Для кого они обязательны? С какой неопределенностью в терминологии нам придется работать? Полностью изменен раздел VI Правил, посвященный электронному документообороту. Что изменилось в нем? Как работать с перечнем обязательных сведений о документах в СЭД?
Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденные постановлением Правительства РФ от 15.06.2009 № 477 (далее – Правила), являются важнейшим нормативным документом общегосударственного значения. В процессе реализации требований, закрепленных Правилами, необходимо учитывать их обязательный характер1 и большое значение для перехода на электронный документооборот.
План мероприятий по переходу федеральных органов исполнительной власти на безбумажный документооборот в процессе организации их внутренней деятельности был утвержден распоряжением Правительства РФ от 12.02.2011 № 176-р, на его основе федеральные органы подготовили и реально приступили к выполнению своих конкретных планов мероприятий, которые касаются и подведомственных им территориальных органов. Одним из ключевых моментов в плане является закрепление единых основ для реального перехода на безбумажный документооборот.
В момент утверждения и официальной публикации Правила были восприняты неоднозначно. Но и внесенные в них в настоящее время изменения, утвержденные постановлением Правительства РФ от 07.09.2011 № 751 (далее – Изменения), так ожидаемые профессиональным сообществом документоведов и специалистами в области IT, по-прежнему нуждаются в дополнительной профессиональной оценке и взвешенных комментариях.
Попытаемся рассмотреть утвержденные Изменения в Правилах в позитивном аспекте. Структура Правил в целом осталась прежней, в текст разделов внесены небольшие изменения и дополнения, а полной замене подвергся лишь текст раздела VI.
Изменения в терминологии
Изменения, внесенные в раздел II «Основные понятия», позволяют более точно понимать и правильно организовать соблюдение требований, установленных прежде всего в разделе VI. Положительной оценки заслуживает то, что дано определение понятия «система электронного документооборота», которое полностью соответствует термину, установленному национальным стандартом ГОСТ Р ИСО 15489-1 2007 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования». Это позволяет использовать в качестве синонимов понятия «система электронного документооборота» и «система управления документами» и находить общий язык во взаимодействии с ИТ-специалистами.
Но, к сожалению, без введения понятия «управление документами», которое определяется как деятельность по созданию, использованию, хранению и уничтожению документов в организациях с целью доказательства проведения деловых (управленческих) операций (по ГОСТ Р ИСО 15489- 1- 2007) обязательность основополагающих функциональных требований к СЭД, которые упоминаются в п. 40, 41, 45 Правил (создание, использование, хранение документов в системе) может пониматься неправильно. Так, можно понять, что п. 45 новой версии Правил закрепляет в качестве единственной довольно устаревшую технологию, предусматривающую «посредника» между документом и информационной системой, в которой он обрабатывается, т.е. некую промежуточную форму ввода информации о документе:
Пример 1. Смысл п. 45 Правил
Документы, создаваемые в федеральном органе исполнительной власти.... включаются в систему электронного документооборота после сканирования и создания электронных образов документов.
В связи с этим представляется, что введенное в Правила понятие «электронный документооборот» нуждается в редактировании, т.к. реальную функциональность информационной системы более точно отражает формулировка: «электронный документооборот – документооборот, осуществляемый в информационной системе», а не с ее применением. Кроме того, в данном понятии необходимо дать определение и родовому понятию «документооборот» как движению документов.
Введение таких основанных на профессионализмах ИТ-среды 3 понятий, как «электронный образ документа» вместо «электронная копия документа», «электронные шаблоны бланков документов» (п. 8 Правил) вместо принятых документоведческих понятий «унифицированная форма документа», «типовая форма документа» и «сканирование»...
