• Журнал «Делопроизводство и документооборот на предприятии» октябрь 2011
  • Рубрика Современное делопроизводство

Изменения в Правилах делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти: актуальные комментарии

  • 0 комментариев
  • 34 просмотра
Уже вступили в силу новые изменения в Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти. Для кого они обязательны? С какой неопределенностью в терминологии нам придется работать? Полностью изменен раздел VI Правил, посвященный электронному документообороту. Что изменилось в нем? Как работать с перечнем обязательных сведений о документах в СЭД?


Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденные постановлением Правительства РФ от 15.06.2009 № 477 (далее – Правила), являются важнейшим нормативным документом общегосударственного значения. В процессе реализации требований, закрепленных Правилами, необходимо учитывать их обязательный характер1 и большое значение для перехода на электронный документооборот.

План мероприятий по переходу федеральных органов исполнительной власти на безбумажный документооборот в процессе организации их внутренней деятельности был утвержден распоряжением Правительства РФ от 12.02.2011 № 176-р, на его основе федеральные органы подготовили и реально приступили к выполнению своих конкретных планов мероприятий, которые касаются и подведомственных им территориальных органов. Одним из ключевых моментов в плане является закрепление единых основ для реального перехода на безбумажный документооборот.

В момент утверждения и официальной публикации Правила были восприняты неоднозначно. Но и внесенные в них в настоящее время изменения, утвержденные постановлением Правительства РФ от 07.09.2011 № 751 (далее – Изменения), так ожидаемые профессиональным сообществом документоведов и специалистами в области IT, по-прежнему нуждаются в дополнительной профессиональной оценке и взвешенных комментариях.

Попытаемся рассмотреть утвержденные Изменения в Правилах в позитивном аспекте. Структура Правил в целом осталась прежней, в текст разделов внесены небольшие изменения и дополнения, а полной замене подвергся лишь текст раздела VI.

Изменения в терминологии

Изменения, внесенные в раздел II «Основные понятия», позволяют более точно понимать и правильно организовать соблюдение требований, установленных прежде всего в разделе VI. Положительной оценки заслуживает то, что дано определение понятия «система электронного документооборота», которое полностью соответствует термину, установленному национальным стандартом ГОСТ Р ИСО 15489-1 2007 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования». Это позволяет использовать в качестве синонимов понятия «система электронного документооборота» и «система управления документами» и находить общий язык во взаимодействии с ИТ-специалистами.

Но, к сожалению, без введения понятия «управление документами», которое определяется как деятельность по созданию, использованию, хранению и уничтожению документов в организациях с целью доказательства проведения деловых (управленческих) операций (по ГОСТ Р ИСО 15489- 1- 2007) обязательность основополагающих функциональных требований к СЭД, которые упоминаются в п. 40, 41, 45 Правил (создание, использование, хранение документов в системе) может пониматься неправильно. Так, можно понять, что п. 45 новой версии Правил закрепляет в качестве единственной довольно устаревшую технологию, предусматривающую «посредника» между документом и информационной системой, в которой он обрабатывается, т.е. некую промежуточную форму ввода информации о документе:

Пример 1

Смысл п. 45 Правил

СвернутьПоказать

Документы, создаваемые в федеральном органе исполнительной власти.... включаются в систему электронного документооборота после сканирования и создания электронных образов документов.

В связи с этим представляется, что введенное в Правила понятие «электронный документооборот» нуждается в редактировании, т.к. реальную функциональность информационной системы более точно отражает формулировка: «электронный документооборот – документооборот, осуществляемый в информационной системе», а не с ее применением. Кроме того, в данном понятии необходимо дать определение и родовому понятию «документооборот» как движению документов.

Вы видите 20% этой статьи, чтобы читать всё


на
Электронная подписка за 8400 руб. Печатная версия за YYY руб.
за 300 руб.


Закрыть
Закрыть

  • Отправить
Закрыть

Подписка


на журналы

Вниманию тех, кто оформил подписку через ООО «Межрегиональное агентство подписки» (ООО «МАП»): важная информация для вас размещена здесь.

Все поля обязательны.
Закрыть

Задать вопрос для интервью
  • Отправить
9 Мая – Всероссийский праздник День победы.