• Журнал «Делопроизводство и документооборот на предприятии» ноябрь 2011
  • Рубрика Современное делопроизводство

Утрата документов: возможные решения

  • Рейтинг 5
  • 0 комментариев
  • 100 просмотров
Утрата документов – случай нередкий, особенно в организациях, где не налажена работа с документами. Законодательство не предусматривает определенной процедуры при утрате документов, не относящихся к бухгалтерским. Тогда как быть с остальными документами? В какие органы и сторонние организации стоит обратиться для подтверждения пропажи? И какие документы нужно будет оформить самим? В зависимости от ситуации ответы на последние два вопроса будут отличаться. Как можно восстановить утраченные документы и что делать, если часть из них восстановлению не подлежит? Основной упор в статье сделан на документальное оформление этой процедуры.


Утеря и утрата – в чем разница?

Понятия «утеря» и «утрата» имеют разное значение. Так, в Толковом словаре русского языка под ред. Д.Н. Ушакова1 утеря означает «пропажа, потеря». Утрата же означает «ущерб, потеря, урон». То есть утрата всегда влечет ущерб, урон, убыток, в отличие от утери. И хотя результат утери или утраты документов одинаков – их фактическое отсутствие, разница в последствиях исчезновения документов все-таки есть: при утере документы просто пропадают по невыясненным причинам, а при утрате – портятся, и причины их порчи в большинстве случаев известны.

Организационные аспекты и документальное оформление уничтожения документов описаны в статье «Уничтожение документов»

Что делать?

Итак, если в организации по каким-либо причинам утеряны или утрачены документы, то важно четко определить порядок действий, которые необходимо предпринять для фиксации факта пропажи или гибели документов, чтобы в дальнейшем исключить вину самой организации и ее должностных лиц в их исчезновении или порче.

Законодательством установлены лишь требования к порядку действий при утрате первичных учетных документов, при этом отсутствуют четкие правила их восстановления. Так, в письме УМНС России по г. Москве от 13.09.2002 № 26-12/43411 отмечено, что в случае пропажи или гибели первичных документов руководитель организации назначает приказом комиссию по расследованию причин пропажи, гибели, в которую по мере необходимости приглашаются представители следственных органов, охраны и государственного пожарного надзора. В соответствии с п. 2 ст. 12 Федерального закона от 21.11.1996 № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» в случае стихийного бедствия, пожара или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями, обязательно проведение инвентаризации. Результаты проведенной инвентаризации являются основанием для отражения убытков в бухгалтерском учете. Порядок проведения инвентаризации и способ отражения результатов установлен Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденными приказом Минфина России от 13.06.1995 № 49. Кроме того, руководитель организации должен предпринять меры к восстановлению тех первичных документов, которые подлежат восстановлению и хранению в течение установленного законодательством срока. Например, копии выписок о движении денежных средств по счетам в банках можно запросить у банков, в которых открыты счета организации; договоры, акты, накладные можно запросить у контрагентов и т.д.

Законодательство не предусматривает порядок действий при утере или утрате иных документов, не относящихся к бухгалтерским. Поэтому, по нашему мнению, было бы полезно применять этот порядок и в отношении пропажи / гибели всех видов документов: кадровых, организационно-распорядительных общего характера и др., обычно используемых в организациях.

Итак, порекомендуем следующий порядок действий при утере / утрате документов:

  • назначение приказом комиссии по расследованию причин пропажи, гибели документов2;
  • обращение в уполномоченные государственные органы, а также проведение инвентаризации в случае утраты документов в чрезвычайных ситуациях: стихийные бедствия, пожар и другие чрезвычайные ситуации, вызванные экстремальными условиями3;
  • принятие мер по восстановлению документов, которые подлежат восстановлению и хранению в течение установленного законодательством срока4.

Далее по тексту статьи для упрощения изложения формулировку «утеря или утрата» мы будем заменять просто «утратой» документов, т.к. порядок действий в обоих случаях будет одинаковым.

Вы видите 20% этой статьи, чтобы читать всё


на
Электронная подписка за 8400 руб. Печатная версия за YYY руб.
за 300 руб.


Закрыть
Закрыть

  • Отправить
Закрыть

Подписка


на журналы

Вниманию тех, кто оформил подписку через ООО «Межрегиональное агентство подписки» (ООО «МАП»): важная информация для вас размещена здесь.

Все поля обязательны.
Закрыть

Задать вопрос для интервью
  • Отправить
9 Мая – Всероссийский праздник День победы.