Управление сроками хранения документов в федеральных органах исполнительной власти: американский опыт

Скорость «устаревания»

В последнее время российские специалисты в области управления документами все чаще говорят о том, что наша система установления сроков хранения документов работает не очень эффективно. Сложившаяся в советские времена система объемных типовых и ведомственных перечней в тех условиях справлялась со своими задачами, однако для 21 века она слишком неповоротлива. В результате получается, что часть статей перечней успевает устареть еще в процессе их разработки и официального утверждения, а вследствие повышенной активности законодателей и ведомств типовой перечень управленческих документов отстает от жизни, по моей оценке, еще примерно на 5% ежегодно.

Пример 1

СвернутьПоказать

Летом 2011 года ревизии подверглись сроки хранения, установленные несколькими законами, причем в большинстве случаев они были увеличены и/или был расширен состав документов, которые требуется сохранять. Так, были внесены изменения в Федеральный закон «О техническом регулировании» от 27.12.2002 № 184-ФЗ:

Таким образом, срок хранения декларации соответствия и соответствующих доказательных материалов был увеличен с 3 до 10 лет (а в результате устарели и требуют актуализации формулировки ст. 110-111 типового Перечня 2010 года, см. его фрагмент ниже), и отменена обязанность по хранению второго экземпляра уполномоченным федеральным органом исполнительной власти.

Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утв. приказом Министерства культуры РФ от 25.08.2010 № 558, далее по тексту – Перечень 2010 года):

Подобных примеров можно привести десятки, и они наглядно показывают глубину проблем, связанных с использованием и разработкой Перечней.

В этом плане интересно посмотреть, как такая работа налажена в других странах мира.

Система управления сроками хранения документов в США

Любопытный опыт накоплен в США: в этой стране сложилась достаточно стройная и эффективная система управления сроками хранения, организованная и контролируемая Национальными Архивами страны (National Archives and Records Administration, NARA).

Право Национальных Архивов устанавливать сроки хранения документов федеральных органов власти закреплено в Своде законов США¹. Основным нормативным документом, регламентирующим эту работу, являются разработанные NARA «Правила делопроизводства в федеральных органах власти», новая редакция которых вступила в силу 2 ноября 2009 года².

Ключевые правила

Ключевым является следующее правило: до тех пор, пока для документов органов власти Национальными Архивами не будет утвержден срок хранения, они рассматриваются как документы постоянного срока хранения и их уничтожение запрещено по закону³.

Есть и еще один интересный момент: установленные сроки хранения являются не минимальными, как у нас, а должны соблюдаться в точности. Задержка с уничтожением документов, установленные сроки хранения которых истекли, рассматривается как достаточно серьезное нарушение, приводящее к избыточным расходам на хранение документов и, что еще важнее, подвергающее государственные органы ненужному риску в случае судебных исков и запросов на основании законодательства о свободе доступа к государственной информации.

В системе управления сроками хранения документов федеральных органов государственной власти США одновременно используются два механизма:

• сроки хранения отдельных видов документов или групп документов согласуются с Национальными архивами США по специальной процедуре;
• на основе уже согласованных сроков хранения разрабатываются типовые и ведомственные перечни документов с указанием сроков хранения.

Поощряется использование типовых перечней, в которые включаются виды документов и сроки их хранения, одинаковые хотя бы у двух государственных органов. Если же по каким-либо причинам приведенные в перечнях сроки государственный орган не устраивают, он вправе согласовать с Национальными Архивами индивидуальный срок хранения.

Процедура согласования сроков хранения на основе формы SF-115

В соответствии с законодательством Архивист США (руководитель Национальных Архивов) делегирует федеральным ведомствам полномочия, связанные с принятием решения об уничтожении либо передаче на архивное хранение их документов. Федеральные агентства оформляют свои предложения о судьбе документов с использованием стандартной формы SF-115 «Запрос на установление срока хранения и действий по его истечении»⁴, также называемой «указание по срокам хранения» (records schedule, см. Рисунок 1 на следующей странице). Формы затем согласовываются и утверждаются Национальными Архивами США.

В формы SF-115 включаются только документы, попадающие в одну из трех перечисленных ниже категорий: