• Журнал «Налоговый учет для бухгалтера» декабрь 2011
  • Рубрика Налоговый учет

Новый порядок представления сведений о доходах физических лиц

  • Рейтинг 5
  • 0 комментариев
  • 6485 просмотров
  • Роман Авалян | главный редактор журнала «Юридический справочник руководителя»
Ежегодно до 1 апреля компании обязаны представлять в налоговую инспекцию сведения о выплаченных физическим лицам вознаграждениях и суммах удержанного из них НДФЛ. Автор рассказывает о порядке представления этих сведений, в частности, когда необходимо это сделать, а также возможные способы сдачи документов. Кроме того, обращает внимание на то, что необходимо приложить к сведениям, а также в каком случае отчетность не будет принята.


Компании, выплачивающие вознаграждения физическим лицам, обязаны ежегодно подавать в налоговую инспекцию сведения о доходах этих «физиков» и суммах удержанного из них НДФЛ. Такая информация представляется по форме № 2-НДФЛ (далее – сведения о доходах), утвержденной приказом ФНС России от 17.11.2010 № ММВ-7-3/611@. И хотя документ применяется уже год, порядок представления сведений о доходах был утвержден совсем недавно. Разберемся, что должен знать бухгалтер, информирующий налоговую инспекцию о доходах, которые компания выплачивает физическим лицам.

Форма одна, случая – два...

Порядок представления в налоговые органы сведений о доходах физических лиц и сообщений о невозможности удержания налога и сумме налога на доходы физических лиц (далее – Порядок) утвержден приказом ФНС России от 16.09.2011 № ММВ-7-3/576@. Формально он вступил в силу 08.11.2011 (по истечении десяти дней после официального опубликования). Фактически же им можно будет пользоваться не раньше января 2012 года. Именно в этом месяце налоговые агенты обязаны сообщить в инспекцию о невозможности удержать у налогоплательщика исчисленную сумму налога.

Напомним: в соответствии с п. 5 ст. 226 НК РФ это нужно сделать «не позднее одного месяца с даты окончания налогового периода» (календарного года).

Ситуация, когда компания не может удержать НДФЛ у гражданина, возможна, например, если она вручила подарок стоимостью более 4 тыс. руб. лицу, которое не состоит с ней в трудовых отношениях. Или если организация по ошибке не удержала НДФЛ у работника, который впоследствии уволился.

Это первый из двух случаев, когда компания обязана сдать в налоговую инспекцию форму № 2-НДФЛ. Как видно, в таких ситуациях оказываются далеко не все организации. А вот второй случай, предусмотренный п. 2 ст. 230 НК РФ, относится ко всем организациям, выплачивающим доходы физическим лицам.

Налоговые агенты ежегодно не позднее 1 апреля представляют в налоговую инспекцию по форме № 2-НДФЛ сведения о доходах физических лиц истекшего налогового периода, а также о суммах НДФЛ (начисленных, удержанных и перечисленных в бюджетную систему).

И в первом, и во втором случаях сведения о доходах представляются в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи. Исключение сделано лишь для небольших ИП, доходы от которых за прошедший год получили девять или менее физических лиц. Они могут сдать формы № 2-НДФЛ в бумажном виде.

...способа – три

Порядок представления сведений предусматривает следующие способы сдачи форм № 2-НДФЛ:

  1. Лично или через представителя. Таким способом можно сдать сведения о доходах в бумажном виде или на электронном носителе (дискете, CD- или DVD-диске либо на flash-носителе). В этом случае датой сдачи отчетности будет день ее фактического представления.
  2. По почте. Так можно поступить и с бумажной отчетностью, и со сведениями о доходах на электронном носителе. Днем представления форм № 2-НДФЛ будет считаться дата отправки письма по почте. При этом обязательно должна быть составлена опись вложения.
  3. По телекоммуникационным каналам связи с применением квалифицированной электронной подписи. При этом квалифицированной признается подпись, которая соответствует всем признакам неквалифицированной электронной подписи и следующим дополнительным признакам:
    1. ключ проверки электронной подписи указан в квалифицированном сертификате;
    2. для создания и проверки электронной подписи используются средства электронной подписи, получившие подтверждение соответствия требованиям Федерального закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи».

Порядок представления сведений устанавливает разные процеду­ры сдачи отчетности, в зависимости от того, как сдаются формы № 2-НДФЛ: на бумаге, на магнитных носителях или через Интернет.

Путь первый – «проверенный»

Сведения о доходах можно представить в инспекцию лично или отправить по почте. К документам обязательно должны прилагаться два экземпляра реестра сведений о доходах физических лиц за истекший год (далее – реестр сведений) по форме, утвержденной приказом ФНС России от 16.09.2011 № ММВ-7-3/576@.

Пример

Порядок заполнения Реестра сведений

СвернутьПоказать

ООО «Актив» (ИНН – 7701000001, КПП – 770101001, ОКАТО – 45268588000) в 2011 году выплачивало вознаграждения двум своим работникам:

  • Иванову Ивану Игоревичу (дата рождения – 01.01.1984, Сведения о доходах № 1);
  • Петрову Борису Борисовичу (дата рождения – 02.02.1989, Сведения о доходах № 2).

Сведения о доходах представляются в соответствии с п. 2 ст. 230 НК РФ (о доходах физических лиц истекшего налогового периода), поэтому в поле «Признак сведений» реестра указывается «1» (раздел II Рекомендаций по заполнению формы 2-НДФЛ «Справка о доходах физического лица за 20_ год» (приложение к форме 2-НДФЛ, утвержденной приказом ФНС России от 17.11.2010 № ММВ-7-3/611@)).

Реестр сведений будет заполнен следующим образом:

Образец заполнения реестра сведений о доходах физических лиц

При сдаче сведений о доходах и реестров сведений на бумажных носителях налоговый инспектор в присутствии представителя компании проверяет основные реквизиты сдаваемых документов:

  • наименование, ИНН, КПП, ОКАТО организации;
  • Ф.И.О., реквизиты документа, удостоверяющего личность, адрес постоянного места жительства, дату рождения физического лица – получателя доходов;
  • данные о выплаченных доходах; начисленных, удержанных и перечисленных суммах налога (месяц, код дохода, сумма дохода, общая сумма дохода, налоговая база, сумма налога исчисленная, сумма налога удержанная, сумма налога перечисленная).

Кроме того, проверяющий должен убедиться, что в отчетности нет исправлений.

К сведению
СвернутьПоказать

Внесение исправлений в отчетность не предусмотрено рекомендациями по заполнению формы 2-НДФЛ «Справка о доходах физического лица» (приложение к форме 2-НДФЛ, утв. приказом ФНС России от 17.11.2010 № ММВ-7-3/611@).

Процедура такой проверки называется форматным контролем.

Если все реквизиты сведений о доходах заполнены корректно, то отчетность считается представленной. «Забракованные» инспектором формы № 2-НДФЛ возвращаются представителю организации и вычеркиваются из реестра сведений.

Затем инспектор оформляет протокол приема сведений о доходах физических лиц на бумажных носителях (в двух экземплярах). На них ставит подпись и отчитывающийся (если он явился лично, а не отправил отчетность почтой), и инспектор, принимающий сведения о доходах.

Таким образом, после визита в инспекцию у представителя компании должно остаться по одному экземпляру следующих документов с отметкой налоговой инспекции:

  1. реестра сведений;
  2. протокола приема сведений о доходах физических лиц на бумажных носителях.

Эти документы подтверждают факт представления отчетности.

Если сведения о доходах на бумажных носителях были отправлены в инспекцию почтой, то экземпляры реестра сведений и протокола приема налоговики тоже вышлют почтой.

Путь второй – «современный»

Отчетность в электронном виде можно представить на дискете, CD- или DVD-диске либо на flash-носителе (п. 6 Порядка). Любой из этих носителей можно принести лично, а можно отправить почтой.

К сведению
СвернутьПоказать

Пару лет назад Минфин России высказал мнение, что обязанность представления налоговой отчетности в электронном виде исполняется исключительно передачей данных по телекоммуникационным каналам связи (письмо от 10.03.2009 № 03-02-07/1-119). Иными словами, чиновники были против того, чтобы налогоплательщики сдавали отчетность на магнитных носителях. Теперь налоговая будет обязана принять сведения о доходах на дискете, диске или «флэшке», ведь возможность сдавать отчетность по НДФЛ таким способом установлена и ст. 230 НК РФ, и Порядком.

Формы № 2-НДФЛ на электронных носителях должны сопровождаться реестрами сведений. Причем реестры должны быть в двух бумажных экземплярах на каждый файл.

Количество сдаваемых сведений о доходах не должно превышать 3000 документов в одном файле. В случае превышения лимита следует сформировать несколько файлов (п. 8 Порядка). При этом в одном файле могут содержаться сведения о доходах только с одинаковыми ИНН и КПП компании, ОКАТО, отчетным годом, признаком представленных сведений о доходах (признак сведений «1» – информирование о доходах физических лиц истекшего налогового периода, а также о суммах начисленного, удержанного и перечисленного в бюджетную систему НДФЛ; признак сведений «2» – информирование о невозможности удержать налог).

Сведения о доходах на электронных носителях считаются представленными, если они прошли форматный контроль (т.е. инспектор проверил корректность заполнения всех реквизитов). По итогам процедуры сдачи отчетности на магнитных носителях составляется протокол приема сведений о доходах физических лиц в электронном виде. Оформляется он так же, как и при сдаче отчетности на бумаге.

Путь третий – «инновационный»

Сведения о доходах по телекоммуникационным каналам связи представляются через:

  • специализированного оператора связи, обеспечивающего обмен открытой и конфиденциальной информацией по телекоммуникационным каналам связи в рамках электронного документо­оборота между налоговыми органами и налоговым агентом;
  • интернет-сайт ФНС России – www.nalog.ru (проект является «пилотным»).

При этом налоговый агент не дублирует их ни на бумажном, ни на электронном носителе (п. 20 Порядка).

Сертификаты ключей подписи участникам информационного обмена выдаются организациями, которые выпускают сертификаты ключей подписи для использования их в информационных системах общего пользования в соответствии с Федеральным законом от 10.01.2002 № 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи» и являются удостоверяющими центрами, входящими в сеть доверенных удостоверяющих центров Федеральной налоговой службы.

При представлении форм № 2-НДФЛ по телекоммуникационным каналам связи организация обязана применять сертифицированные по требованиям безопасности средства криптографической защиты информации, а также средства квалифицированной электронной подписи, совместимые со средствами, используемыми в инспекции. Это важное, но не единственное требование.

К сведению
СвернутьПоказать

В соответствии с п. 24 Порядка налоговый агент должен иметь возможность осуществлять:

  • формирование сведений о доходах для их последующей передачи в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи;
  • шифрование при отправке и дешифрование при получении информации с использованием шифровальных средств;
  • формирование квалифицированной электронной подписи при передаче информации и ее проверку при получении информации.

По аналогии с предыдущим способом сдачи сведений количество форм № 2-НДФЛ в одном файле не может превышать 3000.

По каждому обособленному подразделению формируется отдельный файл. В одном сформированном файле должны содержаться сведения с одинаковой комбинацией реквизитов: ИНН налогового агента, КПП, ОКАТО, отчетный год, признак представленных сведений о доходах.

Процедура представления сведений о доходах по телекоммуникационным каналам связи такова: после подготовки отчетности налоговый агент подписывает файл квалифицированной электронной подписью и отправляет в зашифрованном виде в адрес инспекции. В течение следующего рабочего дня организация получает:

  • подтверждение даты отправки от оператора связи или налогового органа;
  • извещение о получении отчетности. Оно формируется налоговым органом и заверяется его квалифицированной электронной подписью.

Затем инспекция формирует реестр сведений и направляет его налоговому агенту в течение десяти дней с даты отправки отчетности. В тот же срок организация должна получить протокол приема сведений о доходах физических лиц в электронном виде.

К сведению
СвернутьПоказать

Отчетность, передаваемая по телекоммуникационным каналам связи, считается сданной, если она прошла форматный контроль и инспекция зафиксировала ее в реестре сведений.

на
Электронная подписка за 8400 руб. Печатная версия за YYY руб.

  7 голосов

Нет комментариев
Свернуть форму комментария Комментировать

  • Добавить
Закрыть
Закрыть

  • Отправить
Закрыть

Подписка


на журналы

Наши акции

Подписка на печатные версии журналов издательства по низким ценам -
в ООО "Дело-пресс".

Тел: +7 (495) 482-30-58.

Вопрос-Ответ


Архив раздела
Задать вопрос

Все поля обязательны.
Закрыть

Задать вопрос для интервью
  • Отправить
9 Мая – Всероссийский праздник День победы.