• Журнал «Делопроизводство и документооборот на предприятии» январь 2012
  • Рубрика Современное делопроизводство

Обработка исходящей корреспонденции

  • Рейтинг 5
  • 0 комментариев
Часто на этот участок работы не обращают должного внимания. Но чем больше объем исходящей корреспонденции, тем больше ресурсов (людских и финансовых) он поглощает. В данной статье практик подсказывает, где и как можно оптимизировать работу, какие «маячки» позволят быстрее идентифицировать документы и конверты с их содержимым.


В работе с одним документом всегда участвуют две стороны: это отправляющая сторона – автор документа и принимающая сторона – адресат, можно в шутку назвать его «ответчик». И каждая участвующая в процессе сторона отрабатывает свою технологическую цепочку: отправляющая сторона отправляет исходящую корреспонденцию, а принимающая – принимает, соответственно, входящую корреспонденцию.

Да и вся делопроизводственная обработка служебной корреспонденции направлена на то, чтобы посредством специальных маячков («реквизитов») создать информационную среду, с помощью которой в дальнейшем можно будет легко идентифицировать документ.

Рисунок 1

Схема движения корреспонденции

СвернутьПоказать

Как видите, процесс может быть цикличным и кажется бесконечным. И что для нас, делопроизводителей, важно – в этом процессе нет разрозненных документов: входящих или исходящих писем, а есть документы, связанные между собой в единый комплекс документов, отражающих решение одного вопроса (проблемы и т.д.).

Регистрируем исходящую корреспонденцию

Итак, у вас имеется документ, готовый к отправке. В первую очередь его необходимо зарегистрировать. Регистрируя исходящие письма, мы фиксируем факт создания (подписания) документа, а также описываем сам документ с помощью неких сведений (кем подписан, кому направляется, о чем составлен и т.п.), которые в дальнейшем помогут нам найти его или подготовить отчет.

Как правило, для регистрации исходящих документов используется стандартная форма регистрационной карточки (РК), которая в большинстве организаций трансформировалась в электронную РК. И не важно, в какой системе электронного документооборота (СЭД) вы регистрируете исходящую корреспонденцию (или даже если описываете регистрируемое письмо одной строкой в таблице Excel), набор основных полей всегда остается неизменным. Это:

  • дата регистрации (подписания) документа;
  • регистрационный индекс;
  • корреспондент (наименование организации, в которую направляется документ, наименование должности и фамилия должностного лица, на имя которого адресовано письмо);
  • краткое содержание отправляемого письма;
  • наименование должности и фамилия должностного лица, подписавшего документ;
  • номер дела по номенклатуре, в которое будет подшита копия отправленного документа.

При необходимости можно указывать и способ отправки, например:

  • отправлено по почте,
  • отправлено по электронной почте,
  • отправлено заказным почтовым отправлением,
  • отправлено с курьером и т.д.

Как правило, этот набор метаданных достаточен для регистрации исходящей корреспонденции, так как содержит основные поисковые признаки документа. Кстати, датой исходящего письма является дата его подписания, а не регистрации!

Регистрационный индекс может быть предельно простым – порядковым номером документа. А может содержать и дополнительную информацию:

  • номер дела по номенклатуре, в которое будет подшит документ;
  • индекс структурного подразделения – автора документа;
  • индекс или инициалы должностного лица, подписавшего документ;
  • индекс группы документов.

Например, с целью сокращения времени поиска документа исходящие письма, направляемые в вышестоящие и иные (правоохранительные, курирующие организации), целесообразно выделять в отдельные регистрационные группы, которым можно присвоить специальный элемент индекса:

  • МО – Министерство образования;
  • МЮ – Министерство юстиции;
  • ЦБ – Центральный банк;
  • ФНС – Федеральная налоговая служба и т.д.

При этом каждый элемент индекса отделяется от соседних каким-нибудь знаком, обычно это косая черта, тире или точка.

Пример 1

Регистрационный номер исходящего документа

СвернутьПоказать
Исх. № ФНС-12/36-2154, где

ФНС – индекс группы документов;

12 – индекс структурного подразделения, автора документа;

36 – индекс дела по номенклатуре;

2154 – порядковый номер исходящего документа.

Если вы регистрируете документы, направляемые от имени руководителя организации и его заместителей, и не важно в какое дело будет подшит документ, а важно, кем он подписан, то регистрационный индекс исходящего письма может выглядеть следующим образом:

Пример 2

Регистрационный номер исходящего документа

СвернутьПоказать
Исх. № 1234-АН, где

1234 – порядковый номер документа;

Вы видите начало этой статьи, чтобы читать всё


на
Электронная подписка за 8400 руб. Печатная версия за YYY руб.
за 300 руб.

  1 голос

Закрыть
Закрыть

  • Отправить
Закрыть

Подписка


на журналы

Вниманию тех, кто оформил подписку через ООО «Межрегиональное агентство подписки» (ООО «МАП»): важная информация для вас размещена здесь.

Все поля обязательны.
Закрыть

Задать вопрос для интервью
  • Отправить
9 Мая – Всероссийский праздник День победы.