• Журнал «Делопроизводство и документооборот на предприятии» январь 2012
  • Рубрика Современное делопроизводство

Как доставить документацию

  • 0 комментариев
  • 58 просмотров
Как правильно организовать доставку документации в сторонние организации (обычной почтой, экспресс-почтой, курьером и по факсу), чтобы подтвердить факт доставки и избежать лишних нестыковок? Какие документы и регистрационные формы при этом следует оформить, дабы подтвердить факт и время доставки?


В век бурного развития информационных технологий переход на переписку в электронном виде уже никого не удивляет. Но вместе с тем и обычная переписка между организациями по сей день не только не утратила своего значения, но и продолжает быть основной формой взаимодействия различных организаций, документально подтверждая отдельные аспекты сотрудничества. А раз так, то и правильная доставка документации в сторонние организации должна быть выстроена таким образом, чтобы в случае судебных разбирательств (а такое, к сожалению, встречается нередко) организация могла доказать не только факт своевременной отправки документации, но и факт получения ее второй стороной. Поэтому важность этого направления деятельности службы документационного обеспечения никто оспаривать не будет, а наша задача – помочь читателям разобраться, как правильно организовать доставку документации в сторонние организации, какие способы доставки использовать и как правильно оформить документально тот или иной способ доставки.

Очень часто ответственные исполнители, да и сами работники служб делопроизводства, не задумываются над теми рисками, которые могут возникнуть при несвоевременной доставке документации или вообще ее недоставке.

Пример 1
СвернутьПоказать

На память приходит одна история. Из-за несвоевременной доставки документации службой экспресс-доставки из Москвы в другой город организация не была допущена к конкурсу на заключение государственного контракта, проводимому в одном из регионов России, при этом цена контракта составляла несколько десятков миллионов рублей. В таких случаях можно говорить об упущенной выгоде, т.е. о неполученных доходах, которые организация могла бы получить в случае своевременной доставки документации и победы в конкурсе.

Пострадавший может требовать возмещения упущенной выгоды. Доказывание факта недополучения прибыли и размера упущенной выгоды всегда лежит на истце. А раз так, то и само доказательство строится только на основе конкретных документов, которые можно предоставить лишь при правильной организации отправки документации.

Регламентируйте – и вам станет легче!

Вопросы регламентации доставки документации должны быть проработаны в каждой организации и закреплены в локальном нормативном акте, например, в Инструкции по делопроизводству, в которой можно выделить отдельный раздел «Отправка документов» или «Доставка корреспонденции». Но это может быть и отдельно разработанная инструкция по доставке. Конечно, в деятельности каждой организации есть своя специфика, но общие правила отправки документации едины для всех.

Поэтому в Инструкции по делопроизводству необходимо предусмотреть способы отправки документации; функции, выполняемые службой документационного обеспечения при обработке отправляемой документации; особенности обработки и оформления документов в зависимости от использования того или иного способа доставки документации.

В Инструкции по делопроизводству необходимо отразить следующие общие моменты:

  • какое подразделение осуществляет отправку исходящей документации. В крупных организациях это может быть отдельное структурное подразделение, например, экспедиция, или отдельная группа работников, или хотя бы отдельный работник в составе службы ДОУ. Количество работников, занимающихся отправкой документации, будет напрямую зависеть от ее объемов;
  • структурное подразделение или работник, отвечающий за отправку документации, при ее приеме для отправки проверяет:
    • правильность оформления документа;
    • комплектность документа;
    • наличие (подготовку) списка рассылки при направлении документа более чем в четыре адреса;
    • соответствие количества экземпляров документа списку рассылки.
  • структурное подразделение или работник, отвечающий за отправку документации, имеют право не принимать для отправки неправильно оформленные документы и возвращать их исполнителю;
  • сроки отправки документации, в том числе срочной, которые отсчитываются после ее подписания и регистрации. Как правило, документы отправляются в день их регистрации или на следующий рабочий день;
  • выбор способа доставки определяет исполнитель;
  • особенности отправки документации иностранным организациям;
  • правила доставки документации тем или иным способом (отправка в виде почтовых отправлений обычной почтой, курьерская доставка, отправка экспресс-почтой, отправка по факсимильной связи, электронной почтой).

Теперь перейдем к более детальному рассмотрению способов доставки документации. Мы рассмотрим их все, за исключением электронной почты.

Отправка в виде почтовых отправлений обычной почтой

Каждый из нас знает, что на практике большая часть корреспонденции направляется обычной почтой. И вроде бы много вопросов при отправке документации не возникает, но это до поры до времени, т.к. процесс на самом деле непростой и регламентирован следующими нормативными актами:

  • Федеральным законом от 07.07.2003 № 126-ФЗ «О связи»;
  • Федеральным законом от 17.07.1999 № 176-ФЗ «О почтовой связи»;
  • Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными постановлением Правительства РФ от 15.04.2005 № 221;
  • Временным порядком приема и вручения внутренних регистрируемых почтовых отправлений, утвержденным приказом ФГУП «Почта России» от 30.07.2004 № 305 (действует в части, не противоречащей Правилам оказания услуг почтовой связи);
  • Почтовыми правилами, принятыми Советом глав администраций связи Регионального содружества в области связи 22.04.1992 (введены в действие с 01.10.1992).

Чтобы разобраться с правилами отправки документации, посмотрим, какие же виды почтовых отправлений существуют.

Виды почтовых отправлений

Почтовое отправление – отправление, которое передается почтовому предприятию для пересылки и доставки адресату. Согласно ст. 2 Федерального закона «О почтовой связи» почтовые отправления – адресованная письменная корреспонденция, посылки, прямые почтовые контейнеры.

В зависимости от способа обработки почтовые отправления подразделяются на две большие категории1:

Вы видите 20% этой статьи, чтобы читать всё


на
Электронная подписка за 8400 руб. Печатная версия за YYY руб.
за 300 руб.


Закрыть
Закрыть

  • Отправить
Закрыть

Подписка


на журналы

Вниманию тех, кто оформил подписку через ООО «Межрегиональное агентство подписки» (ООО «МАП»): важная информация для вас размещена здесь.

Все поля обязательны.
Закрыть

Задать вопрос для интервью
  • Отправить
9 Мая – Всероссийский праздник День победы.