• Журнал «Делопроизводство и документооборот на предприятии» февраль 2012
  • Рубрика Права и обязанности

Розыск утерянной корреспонденции

  • 0 комментариев
  • 30 просмотров
Как отследить прохождение регистрируемого почтового отправления? Когда и как стоит подавать заявление на розыск корреспонденции, «задержавшейся в пути»?


Отправляя документацию тем или иным способом, каждый ответственный исполнитель, как, впрочем, и сотрудники службы делопроизводства, надеются на то, что все документы будут доставлены адресату в срок в целостности и сохранности. И зачастую вспоминают об отправленной документации только тогда, когда уже возникают какие-то проблемы. И вот здесь-то и начинается активная работа всех сотрудников (и ответственного исполнителя, и службы делопроизводства, а иногда и юристов) по розыску утерянной корреспонденции. И правда, «пока гром не грянет, мужик не перекрестится». Отправив документы, можно посоветовать читателям не ждать, пока случится непредвиденное, а взять ситуацию под контроль в самом ее начале. Хотя ФГУП «Почта России» прикладывает максимум усилий для обеспечения своевременной и качественной доставки отправлений, лучше организовать собственный контроль сроков доставки, а в случае утери корреспонденции – еще и ее розыск. Как говорится, «доверяй, но проверяй»!

Отслеживание почтовых отправлений

Чтобы отследить, была ли своевременно доставлена документация, надо знать нормативные сроки ее доставки. Напомним, что все почтовые отправления в зависимости от способа обработки делятся на две большие категории1:

  • простые – принимаемые от отправителя без выдачи ему квитанции и доставляемые (вручаемые) адресату (его законному представителю) без его расписки в получении;
  • регистрируемые (заказные, с объявленной ценностью и обыкновенные) – принимаемые от отправителя с выдачей ему квитанции и вручаемые адресату (его законному представителю) с его распиской в получении.

Отследить факт доставки корреспонденции обеих категорий возможно.

Только в первом случае вам придется приложить максимум усилий (самим позвонить контрагенту, узнать, поступило ли им конкретное письмо и поверить на слово). Понятно, что документов, подтверждающих факты отправки и получения контрагентом корреспонденции, в этом случае у вас не будет.

Совсем другая ситуация возникает, если вы отправляете регистрируемые почтовые отправления. И хотя отправка таких почтовых отправлений стоит гораздо дороже, чем простых, она оправдывает себя, так как позволяет не только получить документальное подтверждение фактов отправки или получения, но еще и экономит время, затрачиваемое на розыск корреспонденции, т.к. сам процесс отслеживания почтовых отправлений автоматизирован и отследить его можно через Интернет.

Вы видите 20% этой статьи, чтобы читать всё


на
Электронная подписка за 8400 руб. Печатная версия за YYY руб.
за 300 руб.


Закрыть
Закрыть

  • Отправить
Закрыть

Подписка


на журналы

Вниманию тех, кто оформил подписку через ООО «Межрегиональное агентство подписки» (ООО «МАП»): важная информация для вас размещена здесь.

Все поля обязательны.
Закрыть

Задать вопрос для интервью
  • Отправить
9 Мая – Всероссийский праздник День победы.