• Журнал «Делопроизводство и документооборот на предприятии» февраль 2012
  • Рубрика Права и обязанности

Розыск утерянной корреспонденции

  • 0 комментариев
Как отследить прохождение регистрируемого почтового отправления? Когда и как стоит подавать заявление на розыск корреспонденции, «задержавшейся в пути»?


Отправляя документацию тем или иным способом, каждый ответственный исполнитель, как, впрочем, и сотрудники службы делопроизводства, надеются на то, что все документы будут доставлены адресату в срок в целостности и сохранности. И зачастую вспоминают об отправленной документации только тогда, когда уже возникают какие-то проблемы. И вот здесь-то и начинается активная работа всех сотрудников (и ответственного исполнителя, и службы делопроизводства, а иногда и юристов) по розыску утерянной корреспонденции. И правда, «пока гром не грянет, мужик не перекрестится». Отправив документы, можно посоветовать читателям не ждать, пока случится непредвиденное, а взять ситуацию под контроль в самом ее начале. Хотя ФГУП «Почта России» прикладывает максимум усилий для обеспечения своевременной и качественной доставки отправлений, лучше организовать собственный контроль сроков доставки, а в случае утери корреспонденции – еще и ее розыск. Как говорится, «доверяй, но проверяй»!

Отслеживание почтовых отправлений

Чтобы отследить, была ли своевременно доставлена документация, надо знать нормативные сроки ее доставки. Напомним, что все почтовые отправления в зависимости от способа обработки делятся на две большие категории1:

  • простые – принимаемые от отправителя без выдачи ему квитанции и доставляемые (вручаемые) адресату (его законному представителю) без его расписки в получении;
  • регистрируемые (заказные, с объявленной ценностью и обыкновенные) – принимаемые от отправителя с выдачей ему квитанции и вручаемые адресату (его законному представителю) с его распиской в получении.

Отследить факт доставки корреспонденции обеих категорий возможно.

Только в первом случае вам придется приложить максимум усилий (самим позвонить контрагенту, узнать, поступило ли им конкретное письмо и поверить на слово). Понятно, что документов, подтверждающих факты отправки и получения контрагентом корреспонденции, в этом случае у вас не будет.

Совсем другая ситуация возникает, если вы отправляете регистрируемые почтовые отправления. И хотя отправка таких почтовых отправлений стоит гораздо дороже, чем простых, она оправдывает себя, так как позволяет не только получить документальное подтверждение фактов отправки или получения, но еще и экономит время, затрачиваемое на розыск корреспонденции, т.к. сам процесс отслеживания почтовых отправлений автоматизирован и отследить его можно через Интернет.

Вы видите начало этой статьи, чтобы читать всё


на
Электронная подписка за 8400 руб. Печатная версия за YYY руб.
за 300 руб.

  нет голосов

Закрыть
Закрыть

  • Отправить
Закрыть

Подписка


на журналы

Вниманию тех, кто оформил подписку через ООО «Межрегиональное агентство подписки» (ООО «МАП»): важная информация для вас размещена здесь.

Все поля обязательны.
Закрыть

Задать вопрос для интервью
  • Отправить
9 Мая – Всероссийский праздник День победы.