Top.Mail.Ru
Все проблемы электронных архивов можно разделить на несколько крупных «блоков»: правовые, организационные и технические. Часто бывает так, что подходящие технические решения существуют, но пока не поддерживаются нашим законодательством. Особенно остро встает вопрос сохранения юридической значимости документов, подписанных ЭЦП / усиленными электронными подписями, на всем протяжении жизненного цикла этих документов. Какая нормативная база сейчас необходима для электронных архивов, чего в ней пока не хватает? Как при этом «выкручиваются» министерства и ведомства? Что из этого получается? Что из международных стандартов можно взять за эталон?

В настоящее время в России уже достаточно широко используются полноценные, юридически значимые электронные документы, подлежащие хранению в течение сроков (в том числе длительных), установленных законами и нормативными актами. Некоторые из этих документов имеют постоянную ценность и должны передаваться на государственное архивное хранение. В ближайшей перспективе ожидается стремительный рост объемов используемых в государственном управлении и деловой деятельности электронных документов. В связи с тенденцией к усилению подотчетности и увеличению прозрачности государственной и деловой деятельности будет также расти доля документов, требующих длительного и постоянного хранения. Прогнозируется, что примерно за десятилетие объем электронных архивных фондов превысит объем накопленных традиционных архивных документов!

Как показал мировой опыт, традиционным архивам очень трудно обеспечить надлежащее хранение электронных документов, для которых требуется не только обеспечить иной по сравнению с бумажными документами температурно-влажностный режим, но и постоянный, достаточно сложный «уход», средства поиска и доступа, для чего, в частности, необходимо создать техническую, нормативно-методическую и кадровую базу. По этой причине многие страны, регионы и отдельные организации сейчас создают специализированные электронные архивы, выделяя на эти цели, несмотря на сложную экономическую обстановку, серьезное финансирование.

Задачи электронного архива

Задачи электронных архивов практически те же, что и у их традиционных собратьев: это обеспечение целостности, аутентичности (т.е. достоверности и подлинности) и долговременной сохранности электронных документов, а также обеспечение информационной поддержки деятельности организации, которая его создает. Характерной особенностью электронных архивов является то, что от них, как правило, ожидается оперативное предоставление запрошенной информации в онлайн-режиме и активное участие в деловых процессах организации.

Плохая организация хранения электронных документов может привести к их утрате, порче либо к сомнениям в их юридической и доказательной силе, в результате чего организация может понести серьезные, в том числе финансовые потери.

При этом возможные виды утраты электронных документов достаточно разнообразны:

  • электронные документы невозможно будет прочитать,
  • их невозможно будет правильно интерпретировать,
  • невозможно будет подтвердить подлинность электронных документов,
  • электронные документы будет невозможно найти.

Справка

Следует отметить, что с проблемой длительного хранения электронных документов все чаще сталкиваются и коммерческие организации. Опрос, проведенный еще в 2007 году рабочей группой «Столетний архив» (The 100 Year Archive) Ассоциации сетевых технологий хранения данных (Storage Networking Industry Association, SNIA), показал, что потребности в обеспечении долговременного хранения уже тогда были реальностью:

81% опрошенных организаций сообщили, что у них есть информация и документы, которые должны храниться более 50 лет (на графике справа это ответы «> 50 лет», «> 100 лет» и «постоянно»), а

68% – что располагают информацией, срок хранения которой 100 лет и более.

Но несмотря на осознаваемые потребности, обеспечение сохранности информации / документов в электронном виде не проводится в полном объеме. Согласно данным опроса только 30% респондентов сообщило, что они проводят миграцию как положено, с интервалом в 3–5 лет. 60% организаций «совсем не уверены», что смогут прочесть сохраненную ими информацию через 50 лет.

В отличие от документов на традиционных носителях, электронные документы нельзя положить на полку и «забыть» их там на столетие-другое. В отсутствие регулярного выполнения специальных процедур возможна как физическая порча носителей информации, так и моральное устаревание носителей, оборудования, программного обеспечения и файловых форматов.

Как показывают, например, данные Росархива о сохранности переданных в «обычные» архивы оптических дисков, за несколько лет около 5% носителей становятся нечитаемыми или «проблемными».

Справка

В «Рекомендациях по обеспечению сохранности информации, записанной на оптических дисках (тестирование выборочного массива документов федеральных архивов)» 1 приведены данные о результатах тестирования оптических дисков, хранящихся в трех федеральных государственных архивах, которая была проведена в 2010-2011 годах.

В Российском государственном архиве научно-технической документации (РГАНТД) из 400 проверенных дисков 317 (79%) оказались в хорошем и отличном состоянии, 66 – в удовлетворительном и 17 (4%) – в критическом. 2

В Российском государственном архиве литературы и искусства (РГАЛИ) из 72 проверенных дисков лишь 13 (18%) оказались в хорошем и отличном состоянии, 55 – в удовлетворительном и 4 (5,5%) – в критическом. И не удивительно: «Представленные для тестирования диски РГАЛИ хранятся друг на друге в коробках. Осмотр дисков показал, что более 20% дисков имеют на своей поверхности отпечатки пальцев и царапины. Рекомендуется соблюдать правила обращения с дисками и хранить каждый диск надетым на фиксирующее кольцо в отдельном контейнере (jewel case)» 3.

В Российском государственном архиве социально-политической истории (РГАСПИ) из 51 проверенного диска лишь 19 (37%) получили рейтинги «отлично» и «хорошо», что сопровождается следующим комментарием: «Осмотр дисков показал, что более 65% имеют на своей поверхности отпечатки пальцев и царапины… Большой процент дисков, имеющих оценку С, связан, по всей видимости, с наличием отпечатков пальцев и царапин» 4.

В России постепенно зреет понимание того, что необходимо предпринять усилия по организации хранения электронных документов....

Вы видите начало этой статьи. Выберите свой вариант доступа

Купить эту статью
за 500 руб.
Подписаться на
журнал сейчас
Получать бесплатные
статьи на e-mail

Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:

  • его свежий номер будет ежемесячно приходить к вам по почте в печатном виде;
  • все публикации на сайте этого направления начиная с 2010 г. будут доступны в течение действия комплексной подписки.

А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!

Рекомендовано для вас

Комментарий специалиста к нововведениям Правил для архивов организаций 2023 года (часть 2)

Продолжаем комментировать отдельные положения «Правил организации хранения, комплектования, учета и использования... архивных документов... в... организациях», утвержденных Росархивом в 2023 г. Разбираемся в сложных и неоднозначных положениях правил – предупреждаем, где применять их надо особенно внимательно. Из второй части статьи, которая публикуется в этом номере журнала, вы узнаете об изменениях в расчете площади архивохранилища, необходимой для размещения архивных документов; о разрешенных к использованию лампах; об упущениях в назначении периодичности проверок наличия и состояния документов с ограниченным доступом; об изменении состава обязательных и вспомогательных учетных документов архива; почему формы документов имеют статус «рекомендуемый образец» и как это сказывается на их применении; о нелогичности формы описи электронных документов; о «частичном отказе» новых Правил от понятия «контейнер электронных документов»; о гибридных делах.

Комментарий специалиста к нововведениям Правил для архивов организаций 2023 года (часть 1)

Комментируем отдельные положения «Правил организации хранения, комплектования, учета и использования... архивных документов...» в организациях, утвержденных Росархивом в 2023 г. Разбираемся в сложных и неоднозначных положениях правил – предупреждаем, где применять их надо особенно внимательно. Из первой части статьи, которая публикуется в этом номере журнала, вы узнаете: какие организации обязаны создавать архив как структурное подразделение, а какие нет; какими документами должна регулироваться деятельность архива; чем регламентируется работа с научно-техническими документами; когда надо передавать документы из подразделений в архив организации, когда они становятся архивными; кому оформлять и подписывать опись дел структурного подразделения и архивную опись, являющуюся годовым разделом описи дел (почему изменения в этом вопросе могут не понравиться руководителю архива организации и как можно исправить ситуацию).

В какой архив должны попадать документы филиалов и представительств

Куда должен передаваться архивный фонд филиалов и представительств? Показываем теорию и практику. Поводом для этой статьи стали вопрос читателя и новое уточнение в Правилах архивов организаций 2023 года (объясняем, как оно коррелируется с положениями иных нормативных документов).

Учет документов в номенклатуре дел, описях и архиве организации (часть 3)

Читайте третью часть подробной статьи в этом номере журнала. Мы на примерах объясняем логику заполнения следующих обязательных учетных документов архива организации: список фондов (нужен, если их несколько), лист фонда, реестр описей дел. Вы поймете, как в них отражать различные ситуации: наличие нескольких архивных фондов, смену наименования организации, поступление документов по новым видам сводных описей, а также поступление новых партий документов по следующим годовым разделам ранее заведенных описей дел, получение архивом из подразделений неописанных документов и их последующее упорядочивание с составлением описи силами специалистов архива, переработку ранее полученной описи дел, передачу части документов в архивное учреждение (что актуально для источников комплектования). Мы освещаем наиболее сложные вопросы, в т.ч. и такие, прямых ответов на которые вы не найдете в архивных Правилах 2023 года.

Что изменилось в Правилах работы архивов организаций по сравнению с Правилами 2015 года

Росархив утвердил новые «Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов...», которые вступили в силу 17 сентября 2023 г. Разработчики новых Правил объясняют, чем они отличаются от аналогичных Правил 2015 года – что изменилось в регламентировании порядка работы с аудиовизуальными документами, документами ограниченного распространения (в т.ч. по оформлению итогов рассекречивания архивных документов с гостайной), с электронными документами, в учете архивных документов (какие новые формы утверждены и др.), раскрываются особенности работы с гибридными делами.

Если вы пришли в архив…

Статья посвящена социально правовым запросам организаций и частных лиц, чаще всего направляемым в госархивы. Как вычислить нужный архив и сколько ждать ответа? Какие услуги окажут бесплатно, а за что придется заплатить? Как составить запрос? Архивные справки, выписки и копии могут выдавать не только госархивы, но и коммерческие организации, поэтому правила их оформления вам тоже могут пригодиться. Кроме того, разъясняется ситуация с документами, переданными на ответственное хранение сторонней организации.

Составляем описи для передачи документов из подразделений в архив организации

За какие годы пора передавать документы из подразделений в архив организации? Какие группы бумажных и электронных документов в какие описи дел подразделений для этого включаются? Что не попадает в эти описи? Как сведения из описей подразделений аккумулируются в годовых разделах сводных описей дел по организации? Какую логику нумерации использовать для разных видов описей и записей внутри них? Какие утвержденные формы нужно применять?

Как получить архивную справку о зарплате?

Куда обращаться? Дан алгоритм поиска нужного архива. В каких документах могут долго сохраняться сведения о заработной плате? Какими нормативными актами регулируются эти отношения? Поводом к написанию статьи стал вопрос читателя.