Валерий Туманов

Архивные правила требуют располагать стеллажи с документами в архивохранилище организации перпендикулярно окнам. Как быть, если это невозможно? Можно ли все-таки размещать стеллажи параллельно стенам с оконными проемами, если использовать плотные оконные жалюзи? На примере и схемах показано, как правильно нумеровать стационарные, мобильные стеллажи и входящие в них шкафы, полки. Как указывать координаты конкретного дела.

В этой части статьи объясним, как можно максимально упростить работу. Во-первых, рассмотрим второй способ приклеивания корешка к простому архивному переплету дела (изготовление которого мы разобрали в прошлом номере журнала). А во-вторых, покажем, как вместо переплета дела можно подшить документы в 3 прокола в картонную папку «Дело» (ее легко купить у фирм, торгующих канцтоварами).

В этой части статьи объясняем, как изготовить составной архивный переплет, в т.ч. с цельнокройным покрытием обложки. Он более долговечен, чем простой переплет, а при использовании красивых материалов позволяет еще и достойно оформить документы в представительских целях: научные и финансовые годовые отчеты, коллективные договоры, планы и программы и т.п.

Советы по выбору способа переплета документов разного вида приведены в таблице. Опытный архивист учит делать простой архивный переплет: дает подробный пошаговый алгоритм действий (в т.ч. порядок прошивки дела на 4 прокола), отмечает важные особенности работы. Подсказывает, как своими руками можно соорудить приспособление, которое существенно упростит работу. Рекомендует наиболее удобные переплетные материалы.

Сведения о зарплате, стаже, которые человеку порой нужно подтвердить документально, могут храниться как у его работодателя (в подразделениях либо в архиве), так и в архивном учреждении. Во всех этих случаях существуют свои особенности оформления справок, выписок и копий с запрошенными данными. Когда оформляется архивная справка, а когда обычная? В чем их отличие? В чем особенности оформления заверительной надписи на архивных выписках и копиях? Сколько времени отводится на исполнение запроса? Как составить текст архивной справки о зарплате, с выборкой специальных выплат, о стаже, в т.ч. льготном, об отпусках, о переименованиях и реорганизациях работодателя? За «стародавними» сведениями обычно обращаются при оформлении пенсии, а текущие данные о работе часто фигурируют в справках для совместителей и для получения визы (о месте работы и среднем заработке). Особенности составления и образцы всех этих справок показаны в статье.