Согласно ч. 1 ст. 17 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (далее – Закон № 125-ФЗ) государственные органы, органы местного самоуправления, организации и индивидуальные предприниматели (далее – ИП) обязаны обеспечивать сохранность архивных документов, в том числе документов по личному составу, в течение сроков их хранения, установленных федеральными законами, иными нормативными актами РФ, а также перечнями документов, предусмотренными ч. 3 ст. 6, ч. 1 ст. 23 Закона № 125-ФЗ.
В соответствии с п. 1.1 Положения Банка России от 19.06.2012 № 383-П «О правилах осуществления перевода денежных средств» (далее – Положение № 383-П) одной из форм безналичных расчетов при осуществлении банками перевода денежных средств является платежное поручение.
Расчетными (платежными) документами являются платежные поручения, инкассовые поручения, платежные требования, платежные ордера, банковские ордера (п. 1.12 Положения № 383-П).
Плательщиками, получателями средств являются, в частности, индивидуальные предприниматели (п. 1.2 Положения № 383-П).
В соответствии с п. 1.10 Положения № 383-П перечень и описание реквизитов платежного поручения, его форма на бумажном носителе, номера его реквизитов устанавливаются Банком России (приведены в приложениях 1, 2 и 3 к Положению № 383-П соответственно).
То есть платежное поручение является банковским документом.
Платежное поручение может составляться, приниматься к исполнению и исполняться как на бумажном носителе, так и в электронном виде (п. 5.4 Положения № 383-П).
Сроки хранения отдельных первичных документов установлены в Перечне типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций (утвержден приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558) (далее – Перечень), который подготовлен в соответствии с Законом № 125-ФЗ.
Согласно ст. 362 Перечня первичные учетные документы, зафиксировавшие факт совершения хозяйственной операции и явившиеся основанием для бухгалтерских записей, в том числе, например, кассовые документы и книги, банковские документы, корешки банковских чековых книжек, акты о приеме, сдаче, списании имущества и материалов, квитанции, накладные и авансовые отчеты и другие документы должны храниться 5 лет при условии проведения проверки.
В соответствии с п. 1.1 Положения ЦБР от 12.10.2011 № 373-П «О порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории Российской Федерации» (далее – Положение № 373-П) физические лица, осуществляющие предпринимательскую деятельность без образования юридического лица (ИП), обязаны соблюдать порядок ведения кассовых операций (см. письма Минфина России от 08.08.2012 № 03-11-06/3/56, ФНС России от 21.12.2011 № АС-4-2/21794@, решение Верховного Суда РФ от 13.06.2012 № АКПИ12-491).
В п. 1.9 Положения № 373-П указано, что юридическое лицо, ИП обеспечивают наличие кассовых документов, других документов, оформляемых при ведении кассовых операций, в течение сроков, установленных законодательством об архивном деле в Российской Федерации.
Отметим, что согласно ч. 5 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее – Закон № 402-ФЗ) первичный учетный документ бухгалтерского учета составляется на бумажном носителе и (или) в виде электронного документа, подписанного электронной подписью. При этом нормами данного закона не уточняется вид электронной подписи.
Регистры бухгалтерского учета также могут составляться в электронном виде и заверяться электронной подписью (ч. 6 ст. 10 Закона № 402-ФЗ). Право на составление кассовых документов в электронном виде закреплено п. 2.5, 5.6 Положения № 373-П, а платежных поручений, как было сказано выше, – п. 5.4 Положения № 383-П.
В письме от 24.07.2008 № 03-02-07/1-314 Минфин России разъяснил, что хранение первичных документов, документов бухгалтерского и налогового учета допускается в электронном виде, если иное не предусмотрено нормативными правовыми актами РФ, и при условии, что электронные документы заверены с помощью электронной цифровой подписи (см. также письма Минфина России от 25.12.2012 № 03-03-06/2/139, от 23.01.2013 № 03-03-06/1/24).
В пункте 1.2.2 Основных правил работы архивов организаций (одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002) (далее – Основные правила) также указано, что в зависимости от состава документации архив может быть создан и на электронных носителях. Порядок сдачи в архив электронных документов рекомендован п. 2.1.4 Основных правил.
Частью 1 ст. 29 Закона № 402-ФЗ установлено, что первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета, бухгалтерская (финансовая) отчетность подлежат хранению экономическим субъектом в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет после отчетного года.
При этом документы учетной политики, стандарты экономического субъекта, другие документы, связанные с организацией и ведением бухгалтерского учета, в том числе средства, обеспечивающие воспроизведение электронных документов, а также проверку подлинности электронной подписи, подлежат хранению субъектом не менее 5 лет после года, в котором они использовались для составления бухгалтерской (финансовой) отчетности в последний раз (ч. 2 ст. 29 Закона № 402-ФЗ).
В соответствии с ч. 3 ст. 29 Закона № 402-ФЗ экономический субъект (в рассматриваемом случае – ИП) должен обеспечить безопасные условия хранения документов бухгалтерского учета и их защиту от изменений.
Согласно ч. 6, 8 ст. 9, ч. 7, 9 ст. 10 Закона № 402-ФЗ на бумажных носителях копии электронных документов (регистров), хранящихся на машинных носителях, необходимо формировать:
- по письменному запросу других участников хозяйственных операций и иных органов (лиц) в установленных случаях;
- по требованию органов, осуществляющих контроль в соответствии с законодательством РФ, суда и прокуратуры;
- если машинные носители, на которых они хранятся, изымаются в установленном порядке (сами копии включаются в документы бухгалтерского учета).
