Нарушение законодательства о ККТ (неприменение ККТ при осуществлении наличных расчетов) имеет место со стороны транспортной организации. Вторая организация не несет ответственности за несоблюдение законодательства контрагентом.
В таком случае квитанция к приходному кассовому ордеру, а также акт выполненных работ являются допустимым доказательством произведенных подотчетным лицом расходов. Однако в этом случае не исключены споры с налоговыми органами, и свою позицию организации, возможно, придется отстаивать в суде.
В соответствии с п. 1 ст. 2 Федерального закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт» (далее – Закон № 54-ФЗ) контрольно-кассовая техника (ККТ) применяется на территории РФ в обязательном порядке всеми организациями и индивидуальными предпринимателями при осуществлении ими наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт в случаях продажи товаров, выполнения работ или оказания услуг.
Согласно п. 2 ст. 2 Закона № 54-ФЗ организации и индивидуальные предприниматели, в соответствии с порядком, определенным Правительством РФ, могут осуществлять наличные денежные расчеты без применения ККТ в случае оказания услуг населению при условии выдачи ими соответствующих бланков строгой отчетности. Порядок применения бланков строгой отчетности определен постановлением Правительства РФ от 06.05.2008 № 359. На оказание услуг юридическим лицам п. 2 ст. 2 Закона № 54-ФЗ не распространяется.
Организация-контрагент не является плательщиком ЕНВД, которым согласно п. 2.1 ст. 2 Закона № 54-ФЗ разрешено осуществлять наличные денежные расчеты без применения ККТ при условии выдачи по требованию покупателя (клиента) документа (товарного чека, квитанции или другого документа, подтверждающего прием денежных средств за соответствующий товар (работу, услугу)).
Пунктом 3 ст. 2 Закона № 54-ФЗ установлен перечень видов деятельности, при осуществлении которых организации и индивидуальные предприниматели в силу их специфики либо особенностей своего местонахождения могут производить наличные денежные расчеты без применения ККТ. Указанный перечень является закрытым и расширенному толкованию не подлежит. Деятельность по оказанию транспортных услуг в перечне не упомянута.
Таким образом, если сотрудник вашей организации оплатил наличными денежными средствами оказанные организации транспортные услуги, транспортная компания обязана была пробить и выдать ему кассовый чек.
Поскольку транспортная компания этого не сделала, имеет место нарушение ст. 2 Закона № 54-ФЗ, за которое она может быть привлечена к административной ответственности по ст. 14.5 КоАП РФ.
Согласно п. 1 ст. 252 НК РФ расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты при условии, что они произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода.
Поэтому расходы на приобретение транспортных услуг можно принять к учету только в том случае, если данный вид расхода является для организации экономически обоснованным, направленным на получение дохода и документально подтвержденным.
При этом под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством Российской Федерации, либо документами, оформленными в соответствии с обычаями делового оборота, применяемыми в иностранном государстве, на территории которого были произведены соответствующие расходы, и (или) документами, косвенно подтверждающими произведенные расходы (в том числе таможенной декларацией, приказом о командировке, проездными документами, отчетом о выполненной работе в соответствии с договором) (абз. 4 п. 1 ст. 252 НК РФ).
В случае приобретения для нужд организации услуг через подотчетное лицо документами, подтверждающими понесенные затраты, будут являться документы, которые подотчетное лицо приложит к авансовому отчету.
Отметим, что сам по себе авансовый отчет служить документальным подтверждением понесенных затрат не может, он является первичным учетным документом, подтверждающим целевое расходование авансовых сумм подотчетными лицами (п. 4.4 Положения ЦБР от 12.10.2011 № 373-П «О порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории РФ» (далее – Положение № 373-П)).
Форма № АО-1 «Авансовый отчет» утверждена постановлением Госкомстата России от 01.08.2001 № 55. Указаниями по заполнению авансового отчета предусмотрено, что на оборотной стороне формы подотчетное лицо записывает перечень документов, подтверждающих произведенные расходы (командировочное удостоверение, квитанции, транспортные документы, чеки ККМ, товарные чеки и другие оправдательные документы), и суммы затрат по ним (графы 1–6). Документы, приложенные к авансовому отчету, нумеруются подотчетным лицом в порядке их записи в отчете.
Согласно ст. 9 Федерального закона от 21.11.1996 № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее – Закон № 129-ФЗ) все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами. Эти документы служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет. Эти же документы служат и подтверждением данных налогового учета (ст. 313 НК РФ).
Таким образом, действующее законодательство РФ не содержит требования о том, что при приобретении товарно-материальных ценностей (работ, услуг) за наличный расчет документальным подтверждением расходов организации являются именно кассовые чеки. Более того, по мнению некоторых специалистов, чеки ККТ вообще не являются первичными документами и, соответственно, не могут служить документальным подтверждением затрат.
Такая точка зрения подтверждается судебной практикой (см., например, постановление ФАС Восточно-Сибирского округа от 06.07.2006 № А69-2609/05-2-6-ФО2-3261/06-С1).
Вместе с тем Минфин России признает кассовые чеки для целей налогообложения прибыли первичными учетными документами, подтверждающими фактическое осуществление затрат по приобретению за наличный расчет товаров (работ, услуг) (смотрите, например, письма Минфина России от 17.09.2008 № 03-03-07/22, от 03.04.2007 № 03-03-06/1/209 и от 05.01.2004 № 16-00-17/2).
Поддерживают финансистов и налоговики (письмо УФНС России по г. Москве от 12.04.2006 № 20-12/29007).
Однако при использовании этих разъяснений в работе следует учитывать, что все они даны относительно ситуаций, когда других документов (кроме чека) у организации не было. В рассматриваемом случае у организации имеется приходный кассовый ордер, который может служить документальным подтверждением понесенных затрат.
На основании п. 1.8 Положения № 373-П кассовые операции оформляются приходными кассовыми ордерами (форма 0310001) и расходными кассовыми ордерами (форма 0310002).
В соответствии с постановлением Госкомстата РФ от 18.08.1998 № 88 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации» приходный кассовый ордер является одной из форм первичного учетного документа. Данный документ подтверждает, что услуги оплачены.
Следовательно, квитанции к приходным кассовым ордерам являются допустимым доказательством произведенных расходов.
Тот факт, что транспортная компания не выполняет требования Закона № 54-ФЗ, не может служить основанием для непринятия первичных учетных документов организацией у подотчетного лица, если указанные документы соответствуют требованиям Закона № 129-ФЗ.
Суды однозначно считают, что квитанции к приходным кассовым ордерам являются надлежащим доказательством осуществления расчетов. На это, в частности, указано в постановлениях ФАС Московского округа от 12.10.2010 № КА-А40/11806-10 по делу № А40-2893/10-118-35, от 25.05.2009 № КА-А40/4142-09, ФАС Поволжского округа от 09.08.2010 по делу № А55-30723/2009, ФАС Северо-Западного округа от 18.10.2007 по делу № А56-8092/2007).
Кроме того, налогоплательщик не несет ответственности за действия (бездействие) своих контрагентов при условии собственной добросовестности (смотрите, например, определение ВАС РФ от 12.11.2009 № ВАС-14714/09).
К сведению
На наш взгляд, применение в качестве подтверждающих документов в рамках договора об оказании транспортных услуг квитанции к приходному кассовому ордеру и акта оказанных услуг для признания расходов в налоговом учете является недостаточным.
Так, специалисты контролирующих органов считают, что в целях исчисления налога на прибыль для подтверждения транспортных расходов необходимо наличие одного из надлежащим образом оформленного документов: либо транспортной накладной, либо товарно-транспортной накладной по форме № 1-Т (письма Минфина России от 22.12.2011 № 03-03-10/123, ФНС от 21.03.2012 № ЕД-4-3/4681@).
В связи с этим представление в качестве подтверждающих документов только акта выполненных работ и квитанции к приходному кассовому ордеру может явиться предметом спора с налоговыми органами.
