Журнал: Делопроизводство и документооборот на предприятии

Когда ожидается официальная публикация Методических рекомендаций к Правилам работы архивов организаций 2023 года. Что принципиально нового появилось в них: о составлении описи дел электронных документов и реестра файлов; об аудиовизуальных документах; документах ограниченного доступа и др. Когда документ становится архивным, соотношение понятий «исполненный документ» и «документ, законченный делопроизводством», как это влияет на техно- логию работы.

Негосударственные организации не обязаны вести личные дела на своих работников. На кого их вести все-таки стоит? И какие возникают риски? Какие документы помещают в личное дело работника при его трудоустройстве, а какие потом в процессе работы. За какие документы в личном деле штрафует Роскомнадзор (стремясь защитить персональные данные) и как «выйти из-под удара». Как регистрировать личные дела в книге учета, отражать их в номенклатуре дел, указывать конкретный номер на обложке дела. Как документировать выдачу дела во временное пользование. Когда и как оформлять внутреннюю опись документов дела, лист-заверитель, обложку. Сколько хранить личные дела уволенных в кадровой службе до их передачи в архив организации.

Руководитель организации должен утверждать описи дел организации (годовые разделы) и акт о выделении документов к уничтожению. Где это установлено? Что делать, если руководитель не хочет «утруждаться» и требует сократить количество своих подписей? Можно ли делегировать это его заместителю? Стоит ли утверждать такие документы единым приказом либо использовать факсимиле? Кто подписывает описи дел структурных подразделений? Как стоит усовершенствовать утвержденную форму?

С 02.01.2026 действуют новые требования к порядку предоставления АО документов и информации своим акционерам (указание Банка России от 02.10.2025 № 7199-У заменило указание от 28.06.2019 № 5182-У). Объясняем обновленные правила, по которым надо работать АО. Кому какие документы предоставлять (в виде подробной схемы). Как акционеру их затребовать. Когда АО может отказать либо сдвинуть сроки предоставления. Правила организации ознакомления с подлинниками и направления копий. Сроки выполнения различных действий, которые важно соблюсти АО. Образцы требования акционера и писем АО: с отказом предоставить копии некоторых документов, о продлении срока предоставления копий, об отсутствии запрошенного документа. Какие обоснования важно включить в эти документы.

Почему нельзя все электронные документы определенного года включать в одну опись (по форме из Приложения № 12 к архивным Правилам 2023 года)? На какие группы их следует разбить как минимум (каждую включив в свою опись электронных документов)? И какие дополнительные разновидности описей используют практики для удобства работы? Поводом для «разбирательств» стал вопрос читателя.

На основании какой нормативно-методической базы и каких ГОСТов разрабатывать ЛНА по работе с электронными документами. На что опираться при разработке ЛНА по конвертации / миграции электронных документов. Как его назвать: когда это будет инструкция, а когда регламент или положение, порядок. Какие вопросы необходимо регламентировать. Какие разделы включить.

Обратились за разъяснениями к юристу по следующим вопросам. Что считается подписью и личным росчерком? Из каких элементов они могут состоять? Вы удивитесь тому, какая экзотика здесь допустима. Когда важна графическая точность образца подписи в паспорте и на подписываемом документе? А когда это роли не сыграет? Почему некоторые люди сознательно расписываются по-разному на разных «типах» документов? Разбираемся, что говорит судебная практика о визуальном несоответствии подписей одного и того же человека в различных бумажных документах.