Когда практик с многолетним опытом работы описывает процедуру уничтожения документов в виде алгоритма, она кажется гораздо проще. Вы поймете, как действовать. На какие документы обратить особое внимание при их отборе на уничтожение. Как оформить акт о выделении к уничтожению и как потом на нем шаг за шагом отобразить всю дальнейшую процедуру. Как оформить протокол экспертной комиссии. Какими документами зафиксировать факт физического уничтожения. Как потом хранить весь комплекс документации, подтверждающий соблюдение вами предписанной процедуры уничтожения документов с истекшими сроками хранения.
В наступившем 2014 году все организации завели новые папки для систематизации, хранения, оперативного использования в текущем году. Но в то же время, как всегда, остро встал вопрос: где же найти место для документов за 2013 год? Ответ есть: подошел срок уничтожения документов временного хранения (прежде всего обратите внимание на документы со сроком хранения от 1 до 5 лет). На это место и будут помещены документы за 2013 год.
Пример 1. Как исчисляются годы хранения документа
Если документ 2008 года издания, то срок его хранения начинает исчисляться со следующего, 2009 года. Тогда:
- 1-й год хранения – 2009 г.,
- 2-й год хранения – 2010 г. и, таким образом,
- 5-й год хранения – 2013 г.
Документы 2008 года с 5-летним сроком хранения можно уничтожать начиная с января 2014 года.
Давайте разберемся, что можно уничтожать и как это грамотно сделать. Прежде всего обратимся к «Основным правилам работы архивов организаций» (далее – Основные правила):
Фрагмент документа
Основные правила работы архивов организаций
(одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002)
Основные правила работы архивов организаций
(одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002)
2.1.1. Экспертиза ценности документов – это изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их на постоянное хранение.
2.1.2. Отнесение документов к составу Архивного фонда Российской Федерации осуществляется по результатам экспертизы ценности на основании принципов историзма, системности и целостности путем комплексного применения критериев происхождения, содержания, внешних особенностей документов.
К критериям происхождения относятся: роль и место организации в системе государственного управления или конкретной отрасли, значимость выполняемых ею функций, значение физического лица в жизни общества, время и место образования документа.
Если сказать более простым языком, то при проведении экспертизы ценности документов нужно прежде всего руководствоваться следующими критериями:
- имеет ли рассматриваемый документ историческое, научное и практическое значение;
- подумать, не навредит ли кому-либо в дальнейшем уничтожение документа;
- представить, в каких ситуациях этот документ может кого-то в буквальном смысле спасти от больших проблем (например, подтвердить права на собственность или пенсионные льготы).
И только после этого принимать решение.
В Основных правилах расписан порядок проведения экспертизы ценности документов. Остановимся на некоторых пунктах.
Фрагмент документа
Основные правила работы архивов организаций
(одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002)
Основные правила работы архивов организаций
(одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002)
2.3.2. Экспертиза ценности документов осуществляется ежегодно работниками службы документационного обеспечения управления совместно с ЦЭК (ЭК)1 организации под методическим руководством архива...
2.4.1. По результатам экспертизы ценности документов в организации составляются описи дел постоянного хранения (приложение 1), временного хранения (свыше 10 лет) (приложение 2) и по личному составу (приложение 3), а также акты о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению (приложение 4).
При проведении экспертизы ценности необходимо просмотреть абсолютно все документы. «Не допускается отбор документов для хранения и уничтожения только на основании заголовков дел» (п. 2.3.3 Основных правил). В пункте 2.4 Основных правил четко расписана процедура оформления результатов экспертизы ценности документов.
Необходимо заметить, что приступать к отбору документов на уничтожение следует только после систематизации, оформления документов постоянного хранения и по личному составу. Надо быть на 100% уверенным, что не будет уничтожен ни один документ, представляющий ценность.
Крупным организациям и ведомствам, стоящим на учете в Архивном фонде РФ (государственных архивах, областных, городских, муниципальных) легче справиться с отбором и уничтожением документов. Как правило, у них есть кураторы архивов, которые помогают им. У них есть план работы по обработке и уничтожению документов. И главное – такие организации имеют свою экспертную комиссию, в которую, как правило, входят компетентные сотрудники: работники службы делопроизводства, отдела кадров, финансового отдела и других жизненно важных для организации подразделений и, конечно, куратор вышестоящего архива.
Гораздо сложнее обстоит дело в маленьких организациях и у индивидуальных предпринимателей (ИП). Архивы различного уровня не ставят такие организации и ИП к себе на учет, не оказывают им никакой консультативной поддержки. Единственное, что они могут сделать, – это взять на работу опытного специалиста либо направить имеющегося сотрудника на обучение во ВНИИДАД или же нанять частную архивную компанию для проведения архивных работ. И тем не менее нужно иметь хоть какое-то представление о том, как проводить отбор документов и их уничтожение. Попробуем в этом разобраться в буквальном смысле по шагам.
Шаг 1. Вы начинаете подготовку документов временного хранения
Многие организации ежегодно проводят работу по выявлению документов, подлежащих уничтожению. При этом более всего «шерстят» такую массовую группу документов, как временного хранения от 1 года до 5 лет включительно. Сейчас, в 2014 году, это будут документы за 2008–2012 годы.
1. Сначала необходимо удостовериться, что в полном объеме сохранены следующие документы по 2013 год включительно:
-
постоянного хранения (перечислим самые основные, для удобства укажем некоторые статьи по Перечню 2010 года2):
- приказы по основной деятельности (ст. 19);
- журнал регистрации приказов по основной деятельности (ст. 258 а);
- штатное расписание (ст. 71);
- годовые балансы, отчеты о прибылях и убытках и др. (ст. 351);
- годовые отчеты в ФСС, ПФР, статистику (ст. 390, 391);
- книги учета доходов и расходов организаций и индивидуальных предпринимателей, применяющих упрощенную систему налогообложения (ст. 401);
- документы по проведению конкурсов по крупным поставкам и наиболее важным работам и услугам (ст. 272 и 273);
- по личному составу (75 лет хранения):
- приказы по личному составу (о приеме, переводе, увольнении работников) (ст. 19 б);
- журнал регистрации приказов по личному составу (ст. 258 б);
- штатные расстановки (отличаются от штатного расписания тем, что конкретно указаны Ф.И.О. работников и их оклады) (ст. 74);
- лицевые счета работников (или расчетно-платежные ведомости на выдачу зарплаты и дивидендов) (ст. 412, 413, 419);
- личные дела уволенных работников (ст. 656);
- личные карточки (ст. 658);
- трудовые договоры / соглашения / контракты, договоры подряда с физическими лицами и акты выполненных работ (ст. 456 б, 657).
2. Выяснить, когда и какие были проверки (налоговой инспекции, аудиторской фирмы и т.п.). Уточнить, на основании какого документа была проведена проверка (№ и дата).
3. Выяснить, были ли какие-то судебные споры, разбирательства и т.п. Если были, то какие и когда. Узнать дату вынесения решения суда. Если судебное дело не закрыто, то уничтожать относящиеся к судебной тяжбе документы нельзя.
4. Итак, если в вашей организации все соответствует основным требованиям: есть в полном составе документы постоянного хранения и по личному составу (причем все имеется на бумажных носителях), нет судебных дел, то можно приступать к отбору документов за 2008–2012 годы на уничтожение.
Какие документы за 2008–2012 годы можно уничтожить в 2014 году (перечислим самые распространенные со сроками хранения от 1 года до 5 лет включительно):
- приказы об очередных отпусках, краткосрочных командировках, дисциплинарных взысканиях, дежурствах и др. (ст. 19 б (2));
- приказы по административно-хозяйственной деятельности (ст. 19 в);
- табели учета рабочего времени (но при тяжелых, вредных и опасных условиях труда – 75 лет,...