Показан опыт агрохолдинга по ведению реестра договоров в Excel или Access, которые есть на большинстве офисных компьютеров в составе MS Office. Из первой части статьи вы узнаете: какие задачи это поможет решить; какие данные фиксировать в реестре о договорах и их допсоглашениях, спецификациях и т.п. сопутствующих документах; как можно цветом и заливкой ячеек выделять копии и договоры, расторгнутые раньше срока; как настроить выбор вида договора из выпадающего списка; как можно автоматически заполнять срок хранения в зависимости от вида договора; как добавить цветовую идентификацию договоров по срокам хранения.
Эффективную систематизацию договоров в агрохолдинге мы составляем из трех «пазлов»: номенклатура дел, систематизация договоров внутри дела, электронный реестр (журнал, база данных).
Номенклатура договоров и сроки хранения
Номенклатура дел договоров – систематизированный перечень групп договоров с указанием сроков их хранения. Она разрабатывается на основе Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утв. приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558 (далее – Перечень 2010 года).
В Примере 1 показаны лишь некоторые дела с договорами, которые формируются в разных структурных подразделениях.
Пример 1. Фрагмент номенклатуры дел
Разделы номенклатуры договоров разрабатываются структурными подразделениями, а сводная номенклатура организации – отделом, осуществляющим документационное обеспечение управления. Сводный документ утверждается руководителем организации. Номенклатура устанавливает сроки хранения договоров, после истечения которых они могут быть уничтожены.
Обратите внимание на срок хранения трудовых договоров (отмечено «!» в Примере 1). По ст. 657 Перечня 2010 года он составляет 75 л. ЭПК. Но документом более высокого ранга – Федеральным законом от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (далее – Закон об архивном деле, Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ) – он дифференцируется в зависимости от даты окончания делопроизводством:
- если работник был уволен в период по 31.12.2002 включительно, то трудовой договор с ним (экземпляр работодателя) должен храниться 75 лет;
- а если человек уволился позже – то 50 лет.
Данные положения не сразу появились в упомянутом законе – он «помнит» 2 варианта формулировок в ст. 22.1. В номенклатуре дел у трудовых договоров в графе 4 надо ссылаться на ст. 22.1 Закона об архивном деле, а не на последний закон, который вносил изменения в эту статью, и не на Перечень 2010 года.
Большинство договоров в Перечне 2010 года имеют 5-летний срок хранения после истечения срока действия договора. Поэтому его ст. 436, которая предназначена для договоров / соглашений, не указанных в отдельных статьях Перечня 2010 года, содержит срок хранения «5 лет ЭПК после истечения срока действия договора, соглашения». Но есть, конечно же, договоры, которым установлен иной срок хранения, в т.ч. постоянный.
Обратите внимание на то, что срок хранения по правилам архивного дела исчисляется с 1 января года, следующего за тем, в котором договор был исполнен 1 (прекратилось его действие), с учетом всех дополнительных соглашений. Проиллюстрируем сказанное:
Некий договор аренды транспортного средства заключен 10 января 2018 года и действует до 10 января 2019 года. Срок хранения такого договора согласно Перечню 2010 года – 5 лет после истечения срока действия (ст. 826). По архивным правилам он отсчитывается с 1 января 2020 года:
- 1-й год хранения – 2020-й;
- 2-й год хранения – 2021-й;
- 3-й год хранения – 2022-й;
- 4-й год хранения – 2023-й;
- 5-й год хранения – 2024-й;
- и только начиная с января 2025 года этот договор можно уничтожить.
Но усложним задачу: допустим, 20 декабря 2018 года было заключено дополнительное соглашение, которое продлило действие договора до 20 декабря 2020 года. В этом случае срок хранения договора будет отсчитываться уже с 1 января 2021 года и заканчиваться 31 декабря 2025 года (в 2026 году его можно будет уничтожить).
Сложность организации хранения договоров обусловлена наличием дополнительных соглашений / спецификаций / соглашений о расторжении или продлении срока действия основного документа. Хранение дополнительных соглашений отдельно от базовых договоров затрудняет поиск, исчисление срока действия, а значит, и определение контрольной даты, с которой исчисляется срок хранения договора. Поэтому целесообразно хранить договоры вместе с их неотъемлемыми частями в мини-досье.
Среди договоров временного (до 10 лет включительно) и долговременного (свыше 10 лет) сроков хранения нужно выделить документы с неопределенным сроком действия и / или с автоматической пролонгацией на каждый последующий год, которые фактически могут храниться вечно.
Упорядочение договоров внутри дел и изъятие договоров, закончивших свое действие
Кроме группировки документов в дела (папки), важным элементом эффективной системы хранения является упорядочение договоров с их приложениями внутри дел.
Внутри папки они могут быть разложены по видам, датам подписания, алфавиту наименований контрагентов, структурным подразделениям, в которых создаются документы, и пр. Удобной является комбинация двух признаков систематизации, например:
- сначала «номинальный», если в одно дело собираются договоры разных видов с одинаковым сроком хранения: договоры поставки товаров, аренды транспортных средств,...
