С какими документами (инструкциями, иными локальными нормативными актами, приказами и др.) следует ознакомить сотрудников под подпись. Кто этим может заниматься. Как регламентировать порядок ознакомления.
Как это оформить на бумаге: на самом документе или листе ознакомления с ним; как можно оформить записи в журнале ознакомления со всеми необходимыми документами одного человека при его приеме на работу; как отражать ознакомление в журнале по другой логике – всех сотрудников со всеми необходимыми документами.
Как фиксировать факт ознакомления в электронном виде: какие электронные подписи можно использовать; каковы правила для дистанционных работников с 2021 года; каковы правила для всех сотрудников, давших согласие на кадровый электронный документооборот с ними, с ноября 2022 года.
С какими кадровыми документами надо знакомить под подпись?
Трудовой кодекс РФ обязывает работодателя:
- знакомить работников под подпись с принимаемыми локальными нормативными актами, непосредственно связанными с их трудовой деятельностью 1;
- при приеме на работу будущего сотрудника необходимо ознакомить с локальными нормативными актами, связанными с его работой, и коллективным договором (при его наличии) до подписания с ним трудового договора 2.
Практика расширяет эти границы, исходя из того, что с любыми организационно-распорядительными документами (в т.ч. приказами, распоряжениями и пр.), касающимися трудовой деятельности работника, его необходимо ознакомить с получением подтверждения ознакомления.
Если мы говорим об обязательных локальных нормативных актах (ЛНА), которые должны быть в каждой организации, то к ним, например, относятся правила внутреннего трудового распорядка, правила (инструкции, положения) по охране труда, положения о защите персональных данных и об оплате труда.
Даже если наличие ЛНА (или иного документа) в организации не является обязательным в силу закона (например, положения о структурных подразделениях, материальной помощи, дисциплинарной ответственности, материальной ответственности; должностные инструкции; инструкция по делопроизводству и пр.), но он принят работодателем и касается трудовой деятельности работника, то без ознакомления с ним под подпись сложно будет требовать его соблюдения.
После заключения трудового договора работник должен быть ознакомлен также с документами, возникающими уже в процессе его работы в организации. Что это за документы? Например, графики сменности, отпусков; документы по кадровому учету, приказы по основной деятельности, относящиеся к нему; акты, фиксирующие действия в отношении него, и др., а также изменения и дополнения ко всем документам, с которыми ранее сотрудник был уже письменно ознакомлен.
Кто знакомит
Обязанность по ознакомлению работников с документами, связанными с работой, лежит на работодателе. От его лица выступает, как правило, кадровый специалист, но эта задача может быть возложена и на службу делопроизводства. С отдельными документами, хранящимися непосредственно в структурных подразделениях, работников знакомят руководители структурных подразделений.
Приведем образец приказа о возложении обязанности по контролю за ознакомлением работников с ЛНА и иными документами на руководителя структурного подразделения (Пример 1).
Пример 1. Приказ о возложении обязанности по контролю за ознакомлением работников с ЛНА и иными документами на руководителя структурного подразделения
Способ ознакомления работников с ЛНА и иными кадровыми документами, касающимися их работы, может быть традиционным бумажным (когда сотрудник подтверждает, что прочитал документ, проставляя «живую» подпись) или электронным.
Оба способа могут использоваться и одновременно для всех работников, и для части сотрудников или для некоторых подразделений, а также для всех или только части документов, причем способ ознакомления лучше закрепить в Правилах внутреннего трудового распорядка или ином подходящем для этого ЛНА (Пример 2).
Пример 2. Выдержка об ознакомлении с кадровыми документами из Правил внутреннего трудового распорядка
4.2. Ознакомление Работника с локальными нормативными актами и иными организационно-распорядительными документами, регулирующими его трудовую деятельность, организовывается начальником отдела кадров до подписания Работником трудового договора, а также в период осуществления им трудовой деятельности в случае изменения и дополнения ранее принятых локальных нормативных актов, иных организационно-распорядительных документов, утверждения их новых редакций, а также принятия новых документов.
4.3. Ознакомление Работника с указанными документами при приеме на работу, а также в течение всего периода трудовой деятельности Работника осуществляется Работником в бумажном виде, либо в информационной системе «Документооборот», либо путем обмена электронными документами между Работником и Работодателем в установленном в действующем у Работодателя Положении об электронном документообороте в сфере трудовых отношений порядке.
