Как направить документы своему работнику по почте

Работодатели оформляют для передачи работникам массу кадровых документов. В большинстве случаев их удается вручить лично, но это получается сделать не всегда. Тогда приходится прибегать к посреднику – ​почте. Даже электронный документооборот не избавляет работодателя от бумажных хлопот полностью, ведь часть документов по-прежнему должна быть подписана сотрудником на бумаге.

Отправка документа почтой: обязанность или право?

В ряде случаев ТК РФ прямо указывает на обязанность работодателя направлять работникам документы, а не вручать их лично. Самый распространенный случай – ​невозможность выдать работнику трудовую книжку или сведения о трудовой деятельности СТД-Р в день увольнения, потому что работник отсутствует или отказывается получать документ (ч. 6 ст. 84.1 ТК РФ). Тогда работодатель обязан направить работнику уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на ее отправку по почте (образец см. в Примере 5). Соответственно, только после поступления от работника просьбы о пересылке работодатель может отправить почтой и саму трудовую книжку. Если же работник отказался от ведения бумажной трудовой книжки (или она изначально на него не велась), то работодатель отправляет СТД-Р почтой (без уведомлений и согласий).

Иногда работодатель обязан прибегать к почтовой пересылке при взаимоотношениях с дистанционными работниками:

• направить такому работнику по его просьбе оформленный надлежащим образом экземпляр трудового договора или дополнительного соглашения к трудовому договору на бумажном носителе, если договор или соглашение заключались путем обмена электронными документами, но не в рамках электронного документооборота в соответствии со ст. 22.1–22.3 ТК РФ (ч. 2 ст. 312.2 ТК РФ);
• отправить заверенные надлежащим образом копии документов, связанных с работой, если в своем заявлении работник изъявил желание получить их на бумажном носителе (ч. 7 ст. 312.3 ТК РФ);
• при увольнении дистанционного работника направить заверенную надлежащим образом копию приказа (распоряжения) о прекращении трудового договора (увольнении), если работника ознакомили с указанным приказом не лично, а в форме электронного документа (ч. 3 ст. 312.8 ТК РФ).

Также работодатель задействует почту при невозможности личной передачи акта о несчастном случае на производстве пострадавшему (его законному представителю или иному доверенному лицу, ч. 6 ст. 230 ТК РФ ¹ ).

И раз уж ТК РФ допускает общение с работником посредством почты, работодатели используют почтовую переписку и в других случаях, когда личная передача документов затруднительна, а работодатель обязан их вручить. Подчеркнем, что это будет добровольной инициативой работодателя.

Чаще всего это касается разнообразных уведомлений и предложений работникам.

Например, о предстоящем увольнении в связи с сокращением численности или штата работников организации работодатель обязан предупредить работника персонально и под подпись не менее чем за 2 месяца до увольнения, а также предложить работнику другую имеющуюся работу (вакантную должность), если таковая имеется (ст. 180 ТК РФ). Бывает так, что сокращаемый работник отказывается даже в руки брать уведомление. Тогда текст документа зачитывают ему вслух при свидетелях, о чем составляют акт, и дополнительно направляют экземпляр уведомления почтой. Или возможна ситуация, когда работник во время «запуска» процедуры сокращения находится на больничном или в отпуске. Тогда тоже одним из выходов будет отправка уведомления и/или предложения вакансий по почте.