Во время пандемии новой коронавирусной инфекции и после нее бизнес столкнулся не только со значительными финансовыми трудностями, но и с нестандартными задачами. Одна из них – оформление изменений в трудовых отношениях с сотрудниками, которые были вынуждены работать удаленно или даже вообще не работать. Подробно рассматриваем ситуации: оформления отпусков без сохранения содержания и оплачиваемых, объявления простоя, перевода на дистанционную работу, а также введение неполного рабочего времени. Приводим 14 образцов документов, которые понадобится составить в этих ситуациях, чтобы не нарваться на штрафы.
Многие компании из-за пандемии и длительных «нерабочих дней» 1, а также последующих событий финансово-экономического характера вынуждены приостановить свою деятельность полностью или частично. И это понятно: контрагенты проявляют меньшую экономическую активность, реализация и выручка падают, производство становится не столь прибыльным, как в обычное время. Платить прежнюю зарплату сотрудникам зачастую оказывается затруднительно, а то и вовсе невозможно.
Кроме того, неизвестно, насколько пандемия в реальности еще может затянуться, многие уже сейчас говорят о возможности повторения вспышки во второй половине года. В любом случае, в этой статье вы найдете информацию, которая вам не единожды еще пригодится.
На практике в такой ситуации есть несколько вариантов действий. Крайние – сокращение численности и штатов, а также банкротство – мы рассматривать не будем, поскольку ранее на страницах журнала уже рассказывали о том, как быть в таких случаях с работниками.
Остановимся на пяти наиболее часто применяемых в сложившихся обстоятельствах вариантах. Это оформление двух видов отпусков: без сохранения зарплаты и оплачиваемого, простой, дистанционная работа (которую следует отличать от надомной), а также перевод на неполное рабочее время.
Сотрудники, которые приехали из других стран, по состоянию на дату передачи этой статьи в печать все еще обязаны самостоятельно изолироваться от общества. Сидеть дома они должны две недели с даты приезда. Ходить на работу в течение этого времени им нельзя (постановление Главного государственного санитарного врача РФ от 18.03.2020 № 7 «Об обеспечении режима изоляции в целях предотвращения распространения COVID-2019») 2. В итоге для подтверждения изоляции работник должен принести больничный лист. Оформить его можно дистанционно: через сайт ФСС РФ, приложив копии документов, подтверждающих въезд в Россию. Заявление можно подать как на себя, так и на работающих совместно проживающих с работником граждан 3.
Если же такие сотрудники явятся на работу вопреки всем запретам, работодатель обязан оформить их отстранение от работы, равно как и в случае, если обнаружит у сотрудника повышенную температуру 4.
Однако это вовсе не означает, что работодатель связан по рукам и ногам и ничего не может сделать. Далее расскажем об имеющихся возможностях, основываясь в том числе на позиции представителей органов власти.
1. Отпуск без содержания
Самый простой и очевидный вариант решения проблемы – отправить сотрудников в отпуск за свой счет. Но проблема в том, что инициатива воспользоваться таким отдыхом должна исходить исключительно от работника (ст. 128 ТК РФ). Отправлять сотрудников в отпуск за свой счет только потому, что компания временно приостанавливает деятельность (или ее работа затруднена), нельзя (см. постановление Минтруда России от 27.06.1996 № 40, апелляционное определение Ростовского областного суда от 14.08.2014 № 33-10999/2014, определение Суда Ямало-Ненецкого автономного округа от 16.09.2013 № 33-611). За нарушение запрета грозит административная ответственность (ч. 1 и 2 ст. 5.27 КоАП РФ):
- для должностных лиц – предупреждение или штраф от 1000 до 5000 рублей (при повторном нарушении – штраф от 10 000 до 20 000 рублей или дисквалификация от 1 до 3 лет);
- для компаний – штраф от 30 000 до 50 000 рублей (при повторном нарушении – от 50 000 до 70 000 рублей).
Впрочем, работникам можно попытаться объяснить, что в связи с пандемией и длительными ограничительными мерами ситуация в экономике региона и страны (в целом) и в компании (в частности) существенно осложнилась. Поэтому отпуск за свой счет – единственная мера, которая поможет компании в данный момент оставаться на плаву. Иначе не избежать банкротства, потери рабочих мест и заработной платы. В итоге в проигрыше останутся все.
Слова о тяжелом положении лучше подтвердить документами (иначе работники просто не поверят). Это могут быть банковские выписки об остатках денег на счетах, договоры с банками о предоставлении кредитов, уведомления от контрагентов об отказе от исполнения договоров со ссылкой на форс-мажор и иные обстоятельства и т.п. Главное: беседа должна быть дружеской и разъяснительной, а не властной и понуждающей. Ни в коем случае не следует прибегать к угрозам (например, увольнением «по статье»). Иначе работники почти наверняка пожалуются в трудовую инспекцию или прокуратуру 5.
Итак, если сотрудник решит оформить отпуск без сохранения зарплаты, он должен подать заявление о его предоставлении. Написать его можно по аналогии с обычным заявлением на оплачиваемый отпуск (см. Пример 1), заменив формулировку на: «предоставить отпуск без сохранения заработной платы». Как всегда в подобных случаях, позаботьтесь о том, чтобы такое заявление работник составил собственноручно, а не просто поставил свою подпись на заранее подготовленном бланке. Это может помочь в будущем снизить риск обвинений с его стороны в написании заявления необдуманно или под нажимом.
Дальше все стандартно: на основании заявления кадровик готовит приказ о предоставлении отпуска без сохранения заработной платы, с которым работника знакомят под подпись. Сведения об отпуске заносят в личную карточку. В табеле учета рабочего времени отпуск без сохранения зарплаты традиционно обозначается кодом «ДО» (или «16», если в компании используют цифровые обозначения).
2. Ежегодный оплачиваемый отпуск
Если работники не хотят уходить в отпуск без содержания (или финансовое состояние компании не требует столь радикальных мер), можно предложить альтернативный вариант – уйти во внеочередной оплачиваемый отпуск, тем более сейчас лето. Но имейте в виду: отступить от утвержденного графика отпусков можно только по договоренности между работником и организацией. Инициировать изменение графика вправе обе стороны. Если работник сам хочет уйти во внеочередной отпуск, он пишет заявление с просьбой о переносе ранее запланированного отпуска 6 (Пример 1).
Пример 1. Заявление о переносе ежегодного основного оплачиваемого отпуска
Когда отдохнуть своим сотрудникам раньше установленного графиком отпусков срока предлагает компания, нужно составить каждому уведомление с просьбой дать согласие на перенос отпуска (Пример 2). Мы рекомендуем предусмотреть в нем графу, в которой работник мог бы собственноручно написать, согласен ли он на такой перенос.
Пример 2. Уведомление работнику с просьбой согласовать перенос отпуска
Следующий шаг – составить приказ о переносе отпуска. С ним работник должен быть ознакомлен под подпись. Утвержденной на уровне государства формы не существует. Составить его можно согласно разработанной работодателем и утвержденной им в установленном порядке форме (см. образец в Примере 3). Разумеется, с соблюдением требований к обязательным реквизитам первичных документов (ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»).
Пример 3. Приказ о переносе даты ежегодного основного оплачиваемого отпуска
