В статье разбираем особенности уплаты налогов и страховых взносов при компенсации расходов, связанных с разъездным характером работы, когда сотрудник ездит на своем автомобиле (курьер, торговый представитель и т.д.). Какие налоги платить? Когда можно уменьшить налоговую базу по налогу на прибыль организаций на расходы по выплатам таким работникам? Показываем, что выгоднее с точки зрения налогообложения: платить компенсацию работнику за использование его автомобиля или заключить с ним договоры аренды транспортного средства и платить арендные платежи. Узнаете также, как оптимизировать документооборот и какими подтверждающими документами нужно заручиться, чтобы у контролирующих органов не было претензий. Будете в курсе позиций ФНС и Минфина России, а также судов по спорным вопросам. В вашем распоряжении будет образец договора аренды легкового автомобиля с водителем.
Налог на прибыль организаций
Для начала посмотрим, можно ли учитывать в расходах, учитываемых при уменьшении налоговой базы по налогу на прибыль организаций, следующие выплаты:
- надбавку за разъездной характер работы,
- компенсацию за использование личного транспорта,
- арендную плату за автомобиль,
- а также стоимость бензина или дизеля (ГСМ), приобретенных работником по топливной карте.
Надбавка за разъездной характер работы
Согласно ст. 255 НК РФ в расходы налогоплательщика на оплату труда включаются:
- любые начисления работникам в денежной и/или натуральной формах;
- стимулирующие начисления и надбавки;
- компенсационные начисления, связанные с режимом работы или условиями труда;
- премии и единовременные поощрительные начисления;
- расходы, связанные с содержанием этих работников, предусмотренные нормами законодательства РФ, трудовыми и/или коллективными договорами.
Таким образом, надбавку за разъездной характер труда работодатель может отнести на расходы, учитываемые при налогообложении прибыли в составе издержек на оплату труда. При этом, если мы говорим:
-
о фиксированной надбавке за разъездной характер работы, то обязанность по ее выплате, условия и сумма должны быть отражены в трудовом договоре с работником (допсоглашении к нему);
-
сумме компенсаций затрат согласно ст. 168.1 ТК РФ, то ее точный размер прописать в договоре не получится, поскольку она будет разной в зависимости от наличия разъездов и дальности поездок либо ее не будет вовсе (учитывая, что расходы на проезд сотрудник не несет, поскольку ГСМ он сразу оплачивает за счет компании). В этом случае в трудовом договоре достаточно просто указать, что расходы возмещаются на основании ст. 168.1 ТК РФ по подтверждающим документам.
Компенсация за использование личного транспорта
Положения НК РФ предусматривают возможность учитывать при налогообложении прибыли компенсацию за использование сотрудником своего личного имущества в интересах работодателя. Однако сделать это можно, к сожалению, лишь в мизерных суммах, а именно – в пределах норм, установленных Правительством РФ (подп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ).
Эти нормы содержатся в постановлении Правительства РФ от 08.02.2002 № 92 1 и не пересматривались с 2004 года. Конкретные суммы зависят от рабочего объема двигателя автомобиля. Для автомобилей с рабочим объемом двигателя до 2000 куб. см включительно величина компенсации составляет всего 1200 руб. в месяц, для остальных машин – 1500 руб. в месяц 2. Причем в размерах указанных компенсаций уже учтено возмещение затрат, возникающих в процессе эксплуатации автомобилей (ГСМ, ремонт, износ), на что чиновники неоднократно обращали внимание (см., например, письма Минфина РФ от 27.01.2023 № 03-03-06/1/6339, от 05.04.2021 № 03-03-06/3/24885, от 07.12.2017 № 03-03-06/1/81558 и др.).
Фрагмент документа
Письмо Минфина РФ от 14.08.2017 № 03-03-06/1/52036
…Поскольку в размерах вышеуказанных компенсаций, установленных законодательством, учтено возмещение затрат, возникающих в процессе эксплуатации автомобилей (износ, горюче-смазочные материалы, ремонт), стоимость горюче-смазочных материалов, возмещаемая организацией сотрудникам, использующим личный автомобиль в служебных целях, не может быть повторно включена в состав расходов, т. е. помимо сумм компенсаций, выплачиваемых работникам организации за использование личных автомобилей в служебных целях.
Фактически данные разъяснения говорят о том, что в случае выплаты работнику компенсации за использование личного авто в состав «принимаемых» расходов можно отнести только 1200 (1500) руб. в месяц, даже если работодатель компенсирует работнику расходы на ГСМ (т. е. отдельно учесть в расходах...
