Как оформить прогул

Этап 1. Зафиксируйте отсутствие работника

Если работник без предупреждения не пришел на работу, не стоит принимать поспешное решение и сразу же его увольнять. Прежде всего надо зафиксировать надлежащим образом факт его отсутствия. Разберем последовательно все необходимые для этого действия работодателя.

Составить акт об отсутствии на рабочем месте

Акт об отсутствии на рабочем месте оформить надо обязательно. Унифицированной государством формы такого акта нет, поэтому его можно составить в произвольном виде. Иногда работодатели ждут окончания рабочего дня, чтобы подписать акт, но на самом деле его можно оформить и сразу по истечении 4-часового отсутствия, а в конце рабочего дня дополнительно сделать отметку о том, что сотрудник так и не явился на работу (см. «!» в Примере 1).

В акте следует указать:

• наименование работодателя;
• наименование документа (акт) и о чем он (об отсутствии работника на рабочем месте);
• место, дату и время составления, номер акта (при наличии);
• сведения об отсутствующем на рабочем месте сотруднике: полностью его фамилия, имя, отчество (при наличии) и должность (профессия), при необходимости – ​с указанием структурного подразделения;
• продолжительность отсутствия на работе;
• об отсутствии сведений о причинах невыхода на работу либо о наличии таких сведений (подтвержденных / не подтвержденных);
• данные о лицах, составивших и подписавших акт (фамилия и инициалы, должность (профессия), при необходимости – ​с указанием структурного подразделения), и их личные подписи. Необходимо, чтобы акт подписало не менее 2 человек. Как правило, это специалист отдела кадров, непосредственный руководитель работника и сотрудник подразделения, в котором числится отсутствующий. На практике среди подписантов нередко фигурирует и юрист (особенно когда есть основание предполагать назревающее увольнение «по статье»);
• сведения об ознакомлении сотрудника, отсутствовавшего на работе, с актом под личную подпись (в первый же день, когда он появится на работе) или в порядке, установленном локальным нормативным актом (ЛНА) о внедрении кадрового электронного документооборота (при условии, что работник согласился на него перейти и ознакомлен с таким ЛНА), или способом, определенным для взаимодействия с дистанционным сотрудником; либо об отказе сотрудника от ознакомления с актом; либо о невозможности произвести ознакомление (с указанием, почему это оказалось невозможным).

При длящемся прогуле целесообразно составлять акты ежедневно, пока пропавший работник не объявится или не станут известными причины его отсутствия. Если сотрудника нет несколько недель или даже месяцев, на практике часто составляют один акт в неделю или в месяц. Это не является нарушением, но есть вероятность того, что в суде придется подтверждать (в т. ч. свидетельскими показаниями), что все подписанты присутствовали на работе в период, указанный в акте, и что они помнят обстоятельства отсутствия сотрудника на работе каждый день соответствующей недели или месяца.

Сообщить руководству об отсутствии работника служебной запиской

Рекомендуем оформить служебную (докладную) записку непосредственного или вышестоящего руководителя отсутствующего работника на имя лица, уполномоченного принимать кадровые решения в организации (как правило, это руководитель компании, но может быть и его профильный зам либо начальник кадрового подразделения). Документ хоть и не обязательный, но лучше его составить, чтобы в последующем он стал одним из звеньев формирования доказательственной базы законности увольнения.

В записке обычно отражаются:

• наименование работодателя и структурного подразделения;
• наименование документа (служебная или докладная записка);
• дата и номер (при наличии) записки;
• адресат документа (генеральный директор, иное уполномоченное лицо);
• автор документа (непосредственный или вышестоящий руководитель отсутствующего сотрудника): его фамилия и инициалы, должность (профессия), при необходимости – ​с указанием структурного подразделения; личная подпись;
• сведения об отсутствующем на рабочем месте сотруднике: полностью его фамилия, имя, отчество (при наличии) и должность (профессия), при необходимости – ​с указанием структурного подразделения;
• продолжительность отсутствия на работе (вплоть до минут);
• описание ситуации, в т. ч. обстоятельства того, когда и как непосредственный или вышестоящий руководитель узнал о том, что его подчиненный отсутствует на работе;
• ссылка на оформление акта об отсутствии работника на рабочем месте (этот акт можно сделать приложением к служебной записке);
• сведения о том, допускал ли ранее отсутствующий сотрудник дисциплинарные проступки – ​опоздания, неявки без уважительных причин на работу, уходил ли с работы до окончания рабочего дня и т. д.;
• информация о том, какие были попытки связаться с отсутствующим работником и каков был результат таких попыток; предположения о возможных причинах отсутствия;
• имеющиеся и прогнозируемые последствия отсутствия сотрудника на работе;
• просьба к руководству рассмотреть инцидент и в случае необходимости принять меры по отношению к нарушителю дисциплины труда, к замещению отсутствующего и пр.

Такой документ пригодится при дальнейшем служебном расследовании (если будет решено его проводить), а также для защиты интересов работодателя в случае проверки ГИТ, судебного разбирательства. Образец приведен в Примере 2.

Для поддержания дисциплины в компании советуем завести правило – ​о каждом длительном отсутствии работника его непосредственный (или вышестоящий) руководитель должен письменно сообщать руководителю организации или, например, в отдел кадров. Соответствующую норму лучше внести в правила внутреннего трудового распорядка или иной ЛНА и ознакомить с документом всех работников под подпись (или способом, предусмотренным в ЛНА о внедрении в организации кадрового электронного документооборота либо обозначенным для взаимодействия с дистанционными сотрудниками).