В настоящее время во многих организациях активно используется
электронный документооборот. Работодатели по трудовым спорам
в суды представляют в т.ч. и электронные оригиналы. Однако
не все из них суды признают надлежащими, особенно в том
случае, когда создание документов соответствующего вида регламентировано
Трудовым кодексом РФ. Например, сейчас там около 150 раз
употребляются термины «в письменной форме» и «с письменного
согласия»; а термин «под роспись», когда на работодателя
возлагается обязанность ознакомить с тем или иным документом
работника, используется 15 раз в 14 статьях.
В апелляционном определении Пермского краевого суда
от 29.05.2017 по делу № 33-6173/2017 ключевым вопросом
стала правомочность использования системы электронного документооборота
для истребования от работника письменных объяснений
при наложении на него дисциплинарных взысканий.
В Пермском МУП «Городское коммунальное и тепловое хозяйство»
использовалась «Интегрированная система электронного документооборота,
архива и управления потоками работ» (ИСЭД ПК).
В этой организации начальником юридического отдела работал
гражданин, которому:
- в сентябре 2016 года было объявлено замечание (с оформлением
соответствующего приказа) за непроведение правовой экспертизы
и отсутствие контроля за подготовкой мотивированного ответа
на претензию клиента;
- а в октябре 2016 года – выговор (тоже
с оформлением приказа) за ненадлежащее исполнение поручения
заместителя директора, которое было выдано через ИСЭД по протоколу
от 22.08.2016 – ему было поручено уточнить порядок применения
законодательства при заключении договоров с естественными
монополиями.
16.11.2016 на основании п. 5 ч. 1 ст. 81 ТК РФ он был уволен
в связи с неоднократным неисполнением без уважительных
причин трудовых обязанностей при наличии у него дисциплинарного
взыскания. Именно это он и стал оспаривать в суде.
Практически все документы и данные из ИСЭД ПК суд совершенно
спокойно принял в качестве надлежащих доказательств (в т.ч.
скриншоты переписки, уведомлений), кроме ключевого документа.
При помощи ИСЭД ПК сотруднику было направлено и требование
о предоставлении письменных объяснений, связанное
с процедурой привлечения работника к дисциплинарной
ответственности. В данном случае суд однозначно посчитал, что такой
документ должен был быть оформлен на бумажном носителе
с личными подписями, потому что:
- статья 193 ТК РФ устанавливает, что «до применения
дисциплинарного взыскания работодатель должен затребовать
от работника письменное объяснение. Если по истечении 2
рабочих дней указанное объяснение работником не предоставлено,
то составляется соответствующий акт»;
- нормы действующего трудового законодательства не предусматривают
возможность истребования от работника объяснений через ИСЭД ПК,
поскольку невозможно достоверно определить, когда и кем оно
получено и прочтено, получено ли оно вообще лицом, которому
адресовано.
Суд сделал вывод, что сфера применения системы
электронного документооборота на предприятии не может
распространяться на кадровый документооборот и не может
нарушать общие требования Трудового кодекса РФ!
Так что пока это надо иметь в виду. Но перспективы выглядят
иначе. В программе «Цифровая экономика Российской Федерации» (утв.
распоряжением Правительства РФ от 28.07.2017 № 1632-р)
предусмотрено, что в «проект концепции первоочередных мер
по совершенствованию правового регулирования с целью развития
цифровой экономики» должны быть включены «особенности оформления трудовых
отношений в цифровой экономике, в т.ч. в части перехода
на безбумажное взаимодействие работников и работодателей
(введение электронного формата заключения трудового договора, оптимизация
иных “бумажных” обязанностей работодателя)».
