Стандартом ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» установлено, что документы изготавливают на бланках (подп. 4.1).
Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (утв. приказом Росархива от 23.12.2009 № 76) также предусматривают, что в конкретной Инструкции по делопроизводству организации должно быть установлено, что «служебные письма печатаются на бланках установленной формы» (с. 44), т.е. на бланках писем.
В настоящее время отсутствует какой-либо нормативный документ, подробно регламентирующий требования к использованию бланков при оформлении писем, которые имеют большой объем текста и составляются не на одном, а на нескольких листах бумаги. Да в подобной регламентации и нет необходимости, т.к. в профессиональном сообществе уже давно известно правило «лучшей практики», в соответствии с которым «на бланке печатают только первую страницу документа, остальной текст – на стандартных листах бумаги». Никаких дополнительных реквизитов и какой-либо «шапки» на втором листе письма оформлять не требуется, т.к. речь идет о переносе на второй лист одного и самого главного реквизита документа – текста.
Письма выполняют прежде всего коммуникативную функцию и являются элементом фирменного стиля (бланк письма, как и общий бланк, обязательно включается в книгу «фирменного стиля» организации – brand book). Поэтому для изготовления бланков писем, используемых для массовой переписки, выбирают хорошего, но стандартного качества бумагу, чтобы при необходимости оформления многостраничного письма все последующие страницы документа можно было изготовить на бумаге такого же стандартного качества (но не идентичного). Это является проявлением культуры и соблюдением этики служебных коммуникаций.
Особо качественная бумага может быть использована только для изготовления бланков письма должностного лица организации (первого руководителя и его заместителей, уполномоченных вести переписку от имени организации). В этом случае ассистент или помощник руководителя должен иметь некоторый запас бумаги такого же высокого качества, как и бланк, чтобы при необходимости обеспечить оформление многостраничного письма.
