Как документировать представление документов в вышестоящую организацию или контролирующий орган?

Документы, направляемые в вышестоящие организации или контролирующий орган, могут быть оформлены различными способами:

• в виде приложения к служебному письму;
• в виде акта приема-передачи документов.

В любом случае в документе, с помощью которого вы будете передавать требуемые документы, не забудьте указать основание – запрос, письмо, приказ, постановление или другой документ, на основании которого документы передаются в стороннюю организацию.

Объем фиксируемой информации должен четко отражать состав передаваемых документов. Не рекомендуется описывать документы «сплошным литературным текстом». Лучше все оформлять в виде таблицы, графы которой будут содержать структурированную информацию. Обязательно укажите: порядковый номер документа в списке (так вам будет легче провести сверку документов), наименование документа, количество листов. Если документ имеет такие реквизиты, как дата и номер, то не забудьте указать и их.

А теперь покажем, как можно оформить передачу документов:

• в Примере 1 вы найдете служебное письмо, к которому прилагаются затребованные документы. Их состав описывается в тексте письма, а в приложении остается указать общее количество листов;
• в Примере 2 показан другой способ оформления текста письма и отметки о наличии приложений – именно в ней поименно перечисляются передаваемые документы;
• в Примере 3 продемонстрирован образец акта; его предпочтительно оформлять тогда, когда важно зафиксировать не только отправление документов, но и их получение, т.к. на этом документе (в отличие от письма) есть подпись и принимающей стороны.

Рекомендация: любая информация должна быть доступной для восприятия. Поэтому прежде чем составлять всевозможные акты, проанализируйте состав передаваемых документов. Может быть, их удобнее будет описать в табличной форме, выделив в отдельные графы вид документа и автора, копийность, количество листов и др.