Сначала – общий совет. В федеральных органах исполнительной власти, их территориальных организациях и подчиненных им федеральных бюджетных учреждениях делопроизводство правильно вести:
- на основании Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденных постановлением Правительства РФ от 15.06.2009 № 477 (с изменениями) и
- с учетом Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденных приказом Росархива от 23.12.2009 № 76.
В нормативных справочных системах «Гарант», «Консультант» эти документы можно найти без труда. На этой нормативной базе необходимо разработать инструкцию по делопроизводству и в ее развитие все остальные необходимые правила, регламенты, справочники и классификаторы. Если вы работаете в бюджетном учреждении или на государственном предприятии, обратитесь в свою вышестоящую организацию, возможно, для подведомственных предприятий и учреждений уже разработаны примерная или типовая инструкция по делопроизводству, правила издания распорядительных документов, порядок выдачи доверенностей, примерная или типовая номенклатура дел и т.п. То есть делопроизводство следует вести правильно и так, как предписывает вышестоящий орган управления.
Что же касается порядка утверждения, то давайте вспомним наше «делопроизводственное» ремесло:
- положения как правовые акты, определяющие порядок образования, права, обязанности и организацию работы структурных подразделений организации, утверждаются грифом утверждения (если иной порядок не оговорен в локальных нормативных документах);
- положения как правовые акты, регламентирующие основные направления деятельности организации, утверждаются, как правило, приказами по основной деятельности;
- типовые формы документов, которые применяет организация и которые существуют в качестве самостоятельных форм (они должны быть внесены и учтены табелем унифицированных форм документов или классификатором таких форм), утверждаются и вводятся в действие приказами (как правило, по административно-организационной деятельности);
- формы документов, журналов и книг (составление и оформление которых предусматривается каким-либо регламентом, правилами, инструкцией) утверждаются в составе этого основного нормативного документа как его неотъемлемая часть или как приложение.
Поэтому положение о консультативном отделении, являясь самостоятельным организационным документом, может быть утверждено первым руководителем или его уполномоченным заместителем, курирующим данное подразделение, с помощью грифа утверждения, который оформляется по ГОСТу Р 6.30-2003.
Форма журнала учета мероприятий по внутреннему контролю должна быть утверждена как приложение в составе нормативного документа (правила, порядок и т.п.), в котором устанавливаются правила и процедуры внутреннего контроля.
