Исправления в регистрационных формах делать, конечно же, нельзя. Интересно, как была допущена ошибка, в какой последовательности выполнялись операции и работы по регистрации отправляемого документа?
Регистрация документов должна решать две главные задачи:
- учет документа: присвоение ему регистрационного индекса, т.е. учетного номера;
- охрана документа, т.е. сведения о факте создания документа (это юридически значимый факт), его индексе и дате регистрации (которая должна одновременно являться и датой его создания) должны быть зафиксированы во внешней (обособленной по отношению к документу) учетной форме (журнале регистрации). В современной концепции управления документами практическая работа по решению этих задач называется идентификацией документа.
Эта идентификационная работа выполняется следующим образом:
- сначала учетные сведения о документе (дата и номер, индекс и другие реквизиты) фиксируются в журнале (или в карточке СЭД при автоматизированной регистрации);
- сведения о дате и номере из журнала переносятся на документ.
Регистрация документов требует внимательности, и если вы в работе соблюдаете правильный алгоритм, то ошибка в индексе документа становится маловероятной. Но если ошибка все-таки допущена, то в журнал на следующей1 после неверной записи строке необходимо (без всякого зачеркивания) записать: «№ 14-12/345 внесен ошибочно» (см. Пример 1).
Пример 1. Внесение исправления в Журнал регистрации
На следующей строке журнала (по всей ширине строки) эта запись должна быть удостоверена: подписана руководителем службы делопроизводства с указанием даты внесения исправления:
«Заведующий канцелярией В.С. Петрова 06.05.2013».
Если служба делопроизводства имеет печать с обозначением своего наименования, то эту исправительную запись в журнале лучше удостоверить печатью.
Таким образом, совершив ошибку в процессе регистрации документов, ничего не зачеркивайте, обязательно сообщите руководителю службы делопроизводства, который оформит и удостоверит факт ошибки. Далее зарегистрируйте документ правильно, внеся учетную запись на следующей строке журнала (не делайте в журнале лишних пропусков строк).
Если в небольшой организации не создана служба делопроизводства, а отвечает за организацию и ведение делопроизводства секретарь, то такое исправление в журнал секретарь вносит самостоятельно (исправление может быть удостоверено печатью организации).
1
Если после неверной записи были сделаны другие корректные записи, то «исправительный» текст мы вписываем на ближайшей свободной строке.
