Нет, лучше этого не делать. Не покупайтесь на названия электронных представлений и папок, которые действительно в системах электронного документооборота часто имеют подобные наименования.
Если составляется номенклатура дел как документ, выполняющий функцию классификатора, учетную, плановую и даже организационную, то необходимо соблюдать методику ее разработки, которую неоднократно рассматривали авторы нашего журнала.
В деле с заголовком «Отработанные документы» спустя даже один месяц невозможно будет найти документ по интересующему исполнителя вопросу. Это можно будет сделать только путем полистного просмотра дела, затратив большое количество рабочего времени. Точное формулирование заголовка облегчает прежде всего поиск документов в данном деле, которые выполняют функцию и доказательства, и определенного управленческого прецедента. Готовя ответ на вопрос, по которому уже велась переписка, конечно же, мы хотим использовать предыдущий успешный опыт, форму документа и речевые обороты, которые применялись ранее.
Поэтому даже при небольшом объеме переписки рекомендуем формировать дела по правилам формулирования заголовков: переписка – с кем (может быть указан только корреспондентский признак, а можно дополнить его географическим и указать территорию) – по какому вопросу.
Пример. Заголовки дел в номенклатуре дел клиентского подразделения
Переписка с клиентами – физическими лицами о предоставлении скидок и индивидуальных тарифов;
Переписка с клиентами – физическими лицами сельского поселения с. Уварово о предоставлении скидок и индивидуальных тарифов.
или
Документы по вопросу... (перечисление видов документов).
или
Документы о взаимодействии с клиентами (копии договоров, дополнительные соглашения и переписка).
При небольшом количестве документов подобные дела можно формировать как переходящие временного срока хранения (до 10 лет включительно), с соответствующей отметкой в графе «Примечание» номенклатуры дел, которую необходимо будет оформить в конце календарного года.
