• Журнал «Делопроизводство и документооборот на предприятии» ноябрь 2016

Какой внутренний документ направляется вышестоящим должностным лицом (заместителем генерального директора) нижестоящему (начальнику подчиненного структурного подразделения)? А если поручение дается начальнику неподчиненного ему подразделения?

  • 0 комментариев
  • 1736 просмотров
Полистать демо-версию печатного журнала
Автор ответа:
  • Иритикова Вера | профессиональный управляющий документами, документовед, приглашенный лектор Российской академии народного хозяйства и государственной службы при Президенте РФ
Подскажите, пожалуйста, какой внутренний документ направляется вышестоящим должностным лицом (заместителем генерального директора) нижестоящему (начальнику подчиненного структурного подразделения) – поручение провести переговоры со сторонней организацией или служебная записка?
А если поручение дается начальнику неподчиненного ему структурного подразделения, то тоже оформляется служебная записка?
Насколько мне известно, служебная записка – документ внутренней деловой переписки между структурными подразделениями организации или должностными лицами, не находящимися в прямом подчинении.


Вы правы отчасти, т.к. заместитель руководителя не может давать прямые поручения подразделениям и руководителям, которые ему напрямую не подчиняются. Если необходимо урегулировать вопросы деятельности подразделений, находящихся в зоне ответственности другого заместителя руководителя, а также вопросы взаимодействия подразделений, находящихся в разной подчиненности, то заместители руководителя проводят соответствующие совещания и принимают совместные решения. Но инициировать решение вопроса один из вышестоящих руководителей может в официальной служебной записке, которую он направит равностоящему заместителю руководителя для согласования или уточнения предлагаемого решения / поручения. Такая процедура проводится при подготовке наиболее важных управленческих решений, требующих совместной системной работы взаимодействующих подразделений.

Но часто встречаются ситуации, когда подобная внутренняя переписка осуществляется, наоборот, при плохом взаимодействии подразделений, когда их вышестоящие руководители не могут договориться и документируют свои позиции в целях сохранения доказательств для возможных в будущем «разборов полетов», которые может проводить первый руководитель.

А непосредственно подчиненным подразделениям заместитель руководителя может дать как устное указание о проведении переговоров, так и оформить его в письменно распорядительным документом. В настоящее время появился новый вид распорядительного документа – поручение, который применяется для оформления конкретных заданий, имеющих преимущественно оперативный характер, сроки исполнения и исполнителей. Поручения регистрируются в пределах своего документопотока по автору поручения и в пределах календарного года, а также ставятся на контроль в таком же порядке, как резолюции на поступивших письмах, как распорядительные пункты приказов и протоколов.

Служебная записка в настоящее время применяется как справочно-информационный документ универсального характера для обмена значимой официальной информацией в процессе внутренних коммуникаций.

Полистать демо-версию печатного журнала
на
Электронная подписка за 8400 руб. Печатная версия за YYY руб.

  нет голосов

Нет комментариев
Свернуть форму комментария Комментировать

  • Добавить
Закрыть
Закрыть

  • Отправить
Закрыть

Подписка


на журналы


Все поля обязательны.
Закрыть

Задать вопрос для интервью
  • Отправить
9 Мая – Всероссийский праздник День победы.